Документальное оформление инкассации

 

До заключения договора на инкассацию администрация банка обязана выявить наличие в аптеке помещения для передачи денег, а также проинспектировать подъездные пути к аптеке.

Заключив договор, аптечная организация должна заказать специальный пломбир и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должны быть № и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Если организация сдает инкассаторам наличную выручку в нескольких аптеках, то для каждой такой аптеки требуется изготовить свой отдельный пломбир. После этого, аптечная организация представляет в подразделение инкассации 2 экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опломбироваться сумки с денежной наличностью в каждой аптеке.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все экземпляры оттиска образцов, для этого на шпагат ниже пломбы аптеки накладывается пломба банка, и 1 экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается аптечной организации, этот экземпляр кассир аптеки (фармацевт) будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью. От количества мест инкассации (аптек) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются аптечной организации. Обычно на каждую торговую точку инкассации первоначально выдаются 2 сумки, далее происходит их кругооборот. Забрав 1 сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку, забирая заполненную. На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Инкассация осуществляется по утвержденному графику. Задержка инкассационной машины оплачивается либо аптекой, либо виновным лицом. Из этого следует, что к времени приезда машины инкассации должна быть подготовлена инкассаторская сумка с наличностью для передачи инкассатору.

В соответствии с положением Банка России №373п все организации обязаны сдавать в банки, поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на счет организации.

Сдача денежных средств на счета в банках может производиться:

- Непосредственно в кассы банков.

- С помощью услуг инкассаторской службы банков.

- С помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России (РосИнкассо).

- Через федеральную почтовую связь.

- В автоматические сейфы.

Для перевозки наличных денег кредитная организация (банк) может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. Отношения с инкассаторскими работниками осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию определяются Договором о полной материальной ответственности.

Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками, то заключается договор с инкассаторами о коллективной материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию. Пересчет и заключение денежной наличности на банковские счета организации.

Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, то подписывается двухсторонний договор (банк и аптека), если привлекается не банковская кредитная организация (РосИнкассо), подписывается трёхсторонний договор.

К договору прилагаются: перечень организаций, с указанием адреса, телефона, ФИО руководителя и кассира; заявка на проведение инкассации; протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

По договору инкассации аптеки вменяется обязанность – обеспечить свободные и освещенные подъездные пути, входы и выходы, коридоры, изолированного и не просматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного перемещения вооруженных инкассаторов в здание по маршруту: вход – касса – выход, и сопровождение работником охраны.

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки – в явочной карточке фармацевтом аптеки ответственным по приказу за передачу денег инкассатору: дата, время, сумма сданной наличности, номер сумки с наличностью, номер пустой принятой сумки, а также ФИО фармацевта.

Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководитель инкассации по согласованию с аптекой устанавливает время заездов инкассаторов. Перед выездом в организацию после заключения договора инкассаторы получают: порожние сумки (холщовый мешок с металлической рамкой), доверенность на инкассацию и перевозку денег, штамп, явочные карточки, ключи.

При прибытии в аптеку инкассатор предъявляет фармацевту:

- Документ, удостоверяющий личность.

- Доверенность на перевозку наличных денег.

- Явочную карточку.

- Порожнюю сумку, закрепленную за аптекой.

Кассир (фармацевт) в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы (картонка, на которой образец пломбы, а также печать аптеки). Передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке и квитанцию к сумке. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы её вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целостности сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость, накладная и квитанция к сумке. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости (она лежит в сумке), должна соответствовать общей сумме наличных денег. На обратной стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке печатается реестр (номинальная стоимость банкнот и их кол-во). Мелочь не вкладывается в инкассаторскую сумку и банкноты стоимостью менее 100 рублей тоже не вкладываются. Инкассатор в присутствие кассира определяет целостность сумки и пломбы в соответствие имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег в явочной карточке, накладной и квитанции, сверяет номер сумки с наличными, с номером указанным в явочной карточке накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет право производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целостности сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится. Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время, при этом делается соответствующая запись в раздел «Повторные заезды» явочной карточки. В данном случае инкассация взимает штраф с организации, а организация с кассира. Если сумка не сдана инкассатору, кассир обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа, а также заверить своей подписью.

Для сдачи сумки инкассатору кассиром оформляется препроводительная ведомость, в которой указывается сдачик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона препроводительной ведомости содержит покупюрный перечень всей передаваемой наличности. Препроводительная ведомость заполняется в 3-х экземплярах (1-й экземпляр препроводительной ведомости, 2-й экземпляр накладная, 3-й экземпляр – квитанция к препроводительной ведомости). Препроводительная ведомость вкладывается в сумку с денежной наличностью, после чего сумку пломбируют.

Второй экземпляр препроводительной ведомости называемый накладной кассир передает инкассатору в обмен на пустую сумку соответствующей нумерации. В журнале регистрации сданных сумок, который ведется в аптеке, кассир обозначает сданную сумку выручки, номер сумки, а также в журнале расписывается инкассатор, который фиксирует дату и время приема средств.

Полученную от инкассатора сумку с денежной наличностью в банке вскрывают и сверяют вложенные средства с данными препроводительной ведомости. В случае обнаружения несоответствия сумм или неплатежных денежных средств (подделка) работниками банка в одностороннем порядке составляется акт. После проверки деньги зачисляются на счет аптечной организации, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию.

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:

- Накладной или явочном листе, если сумка сдается инкассатором

Кроме того, проверяется:

- Не имеет ли поступившая сумка с наличными каких-либо повреждений – заплат, разрыва тканей, наружных швов, поврежденных замков или пломб, разрыва обвязки, или узлов на обвязке.

- Целостность сумки с наличными и пломба на ней.

- Соответствует ли номер сумки с наличными номеру указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторов.

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах, делается соответствующая запись

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку (инкассаторов) сумка вскрывается, а наличность принимается путем полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи наличности, составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег.

В акте указываются:

- Наименование банковской организации.

- Дата.

- Наименование организации, сдавшей деньги.

- Реквизиты упаковки.

- Причина вскрытия сумки.

- Наименование должностей.

- ФИО работников, осуществлявших пересчет и присутствующих при пересчете наличных денег.

- Сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег.

- Сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета подписывается лицами, осуществляющими пересчет.

Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй – направляется организации, а третий экземпляр передается инкассаторским работникам. Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет утрата сумки, то он в соответствии действующего законодательства, несет материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств.