Выбор делового партнёра

Снабжение аптечного предприятия.

В процессе снабжения товарами, руководитель аптеки осуществляет следующие хозяйственные операции:

- Изучение спроса на товары аптечного ассортимента

- Определение потребности в них

- Выбор поставщика

- Оформление договоров поставки

- Мероприятия по доставке товара и его приемке

- Оплата товаров и транспортных расходов по его доставке

Изучение спроса осуществляется на регистрации отказов в программном обеспечении аптеки.

Критерии выбора поставщика:

- Качество поставляемой продукции.

- Ассортимент предлагаемой продукции.

- Цена продукции.

- Организация товародвижения.

- Деловая этика.

Процедура выбора поставщика состоит из следующих этапов:

- Выявление всех потенциальных источников, производящих и поставляющих требуемую продукцию.

- Оценка выявленных поставщиков по определённым критериям.

- Завершение выбора поставщика заключается оформлением договора поставки.

Наиболее часто при выборе поставщика опираются на следующие критерии: качество продукции, ассортимент, цена, организация товародвижения (транспортировка), деловая этика.

Сведения о предлагаемом ассортименте и цены на товары поставщика узнают из прайс-листов (на бумажном носителе или в программном варианте).

В прайс-листах осуществляется систематизация по ассортиментным группам товара:

- ЛС;

- перевязочные средства;

- предметы ухода за больными;

- лечебная косметика.

Внутри групп товарные единицы располагаются в алфавитном порядке. В прайс-листах содержится дополнительная информация о скидках на продукцию, минимальные объемы заказов. Завершением процесса выбора поставщика является установление между поставщиком и потребителем контрактных отношений.

Все товары в аптеке, полученные от поставщиков, подлежат учету.

На основании заключённого договора, исходя из имеющихся потребностей и финансовых возможностей аптек, составляется заказ и направляется поставщику (при однократном договоре наименование и количество заказанных товаров указываются в тексте самого договора или в спецификации).

Варианты подачи заказа могут быть различны:

1. На бумажном носителе. В случае подачи заказа на бумажном носителе аптека составляет заказ-требование (форма А-1. 12). В этом документе указывается наименование заказываемых товаров, единиц измерения и количества по каждому наименованию, проставляемое в графе затребованное. В срочных случаях может составляться требование накладная (форма А-2. 20). Требования составляются в 2-х экземплярах, а на лекарственные средства, находящиеся на предметно–количественном учёте, в 3-х экземплярах (1 экземпляр требования остаётся в аптеке, для контроля выполнения заказов, а остальные 1 или 2 направляются, в отдел снабжения поставщика). Требование, направляемое на аптечный склад, должны быть составлены по отделам хранения. Поступившие требования корректируются поставщиком, иногда даже дважды (в отделе снабжения и в отделе хранения). Корректировка возможна только в сторону уменьшения заказанного количества. В результате корректировки проставляется графа «фактически подлежит отпуску или отпущено».

2. В электронном варианте. Компьютеризация процесса составления и подачи заказов уменьшает время на его исполнение. В этом случае, получив по модемной связи или электронной почте, периодически обновляемой прайс-листами поставщика, аптека составляет единичный заказ и направляет его на аптечный склад. При этой форме подачи заказа таксировка происходит автоматически.

3. По телефону. Заказ может быть сделан в устной форме по телефону, что повышает оперативность его выполнения. Получив заказ, поставщик определяет цену и сумму по каждому наименованию товара и общую сумму (таксировка).

После этого формируется заказ и составляется сопроводительные документы (счёт-фактура, товаротранспортная накладная А-1. 13). Эти документы называются сопроводительными, так как они сопровождают товар в пути его следования до места назначения.

Систематизация данного перечня проводится по ассортиментным группам товара: ЛП, перевязочные средства, предметы ухода за больными, средства лечебной косметики. Внутри каждой группы, будь то ЛП, ИМН – товарные единицы располагаются в алфавитном порядке. В прайс-листах так же может содержаться дополнительная информация о скидках на продукцию минимальном объеме заказа, а так же сроках годности. Прайс-листы бывают как на бумажных носителях, так и в электронном варианте. В настоящее время во всех аптеках пользуются электронными прайс-листами – сводный заказ, на основании которого заявка на ЛП осуществляется по электронной почте. Все поступившие товары регистрируются в документах первичного учёта: книге регистрации поступивших товаров, а так же в приходной части товарного отчёта. Поступивший товар подлежит обязательной оплате поставщиком.

Поступивший товар от поставщика не оплаченный является кредиторской задолженностью.

Товарная накладная выписывается при доставке товаров автомобильным транспортным складом или транспортной организацией.

К сопроводительным документам прилагаются сертификаты соответствия (сертификат качества) по каждому наименованию товара и по каждой серии этого наименования.

Порядок поступления товаров в аптеку определяется договором и зависит от удалённости поставщика и наличия транспорта у него и у аптеки.

Порядок приёмки товара регламентируется:

- Гражданским кодексом РФ.

- Инструкция о порядке приёма продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, которая утверждена Постановлением государственного арбитража при Совете Министров СССР от 15.06.1965 №П-6.

- Инструкцией о порядке приёмке продукции по качеству, которая утверждена Постановлением государственного арбитража при Совете Министров СССР от 25.04.1966 №П-7.

- Конкретными условиями договора.

Согласно инструкций П-6 и П-7 окончательная приёмка товаров по массе нетто и количеству товарных единиц должна быть произведена в момент получения незатаренного товара, либо в момент вскрытия тары, но не позднее 10 дней, а скоропортящаяся продукция не позднее 24 часов с момента получения.

Товар по качеству и комплектности должен приниматься:

- при одногородней поставке, не позднее 10 дней, а скоропортящийся товар - не позднее 24 часов с момента получения;

- при иногородней поставке, не позднее 20 дней, а скоропортящийся товар не позднее 24 часов с момента поставки.

По согласованию между поставщиком и покупателем могут быть предусмотрены другие сроки приёмки товаров по количеству и качеству, которые в этом случае

Фармацевты несут материальную ответственность – в случае выявления недодач работники возмещают работодателю стоимость причиненного ущерба. Материальная ответственность в аптеке бывает индивидуальная (в случаи выполнения фармацевтом обязанностей кассира-операциониста) и коллективная материальная ответственность, когда за все материальные ценности в аптеке отвечает весь коллектив – количество съеденных гематогенок по стоимости делится на весь коллектив.