Построение "дерева целей" организации
Для анализа системы управления и процесса планирования деятельности организации, а также разработки рекомендаций по совершенствованию работы объекта выбирается одно из подразделений аппарата управления (государственного, муниципального и т.п.) или коммерческой организации. Если в качестве объекта взята малочисленная организация (штат 10-20 человек), то анализ проводится по всей организации.
Следует определить место выбранного подразделения в аппарате управления организации, привести его организационную структуру, штат сотрудников, перечень основных функций (объем информации 1-2 стр.).
В данном случае анализ системы управления основывается на методе построения «дерева целей» организации. Построение дерева целей осуществляется в следующей последовательности.
1 уровень. Миссия организации.
Миссия организации (МО) образует методологическую и концептуальную основу для выработки общих и частных целей организации, планирования и управления в целом. Все последующие цели вырабатываются для осуществления МО. Она определяет цели деятельности организации в обществе, показывать ее отличие от других аналогичных систем, характеризует возможную сферу деятельности и особенности ее функционирования. Миссия формируется с учетом государственной политики в данной области деятельности, внутренних ценностных ориентаций организации.
2- й уровень. Общекорпоративные цели
Они реализуют МО и могут быть подразделены, например, на внешние и внутренние.
Внешние цели включают в себя: расширение сферы влияния, планируемые изменения, выход на новые рынки, формирование спроса и др. Внутрифирменные цели подразделяются на: научно-технические, экономические, социально-психологические.
Общекорпоративные цели также можно разделить по направлениям деятельности (функциональные цели): финансовые, маркетинговые, кадровые и пр. Они также могут быть интегральными - направленными на решение общих задач (достижение устойчивости, обеспечение необходимого уровня рентабельности, продаж, выход на новые рынки и др.)
3- й уровень. Цели отдельных функциональных подразделений
Они разрабатываются с учетом общекорпоративных целей и направлены на их обеспечение.
В контрольной работе разрабатывается целевая система управления по указанным уровням декомпозиции.
Цели разбиваются на:
- долгосрочные (стратегические) - «Д»;
- среднесрочные - «С»;
- краткосрочные (текущие)- «К».
Количественная оценка относительной важности целей производится методом экспертной оценки и оформляется графически (рис. 3.1.).
Использование экспертного метода для оценки приоритетности целей предполагает цифровое обозначение каждой цели:
1) «Миссия» организации код - 1.
2) Цели второго уровня:
внешние код - 1.1;
внутренние; код - 1.2.
Студент выступает в качестве эксперта и назначает приоритеты каждой пронумерованной цели. Суммарное значение приоритетов целей, выходящих из вышележащей цели, принимается равным 1.
Приоритетность (П) любой цели осуществляется перемножением значений коэффициентов приоритета дерева целей для конкретной оцениваемой цели. Для цели 1.1.1. Увеличение сферы влияния: П(1.1.1)=1 х 0,5 х 0,9 = 0,45 (45%) Для цели 1.1.2. Формирование спроса:
0,5 |
1.1. Внешние цели (Д) |
П (1.1.2) = 1 х 0,5 х 0,1 = 0,05 (5,0%)
1. Миссия организации
0,5
1.2. Внутренние цели (Д)
|
0,5 |
0,9 |
0,1 |
0,25 |
0,25
|
1.1.1. Расширение с феры влияния (С) 1.1.2. Формирование спроса (С)
1.2.1.Эконо мические цели (С)
1.2.2. Персонал (С) 1.2.3. Социальные (С)
|
0,5
к
к(
9% 18% 18% |
0,33 |
.2 2.
2
5% 6,25% 6,25%
0,2 |
0,4 |
0,4 |
1,0 |
0,5 |
к(2. |
к |
к(3 |
к(2. |
0,33
| ||||
)к( | )к( | |||
.1 | .2 | |||
.3. | .3. | |||
.2. | .2. | |||
1. | 1. | |||
0,7 |
0,3 |
18% 18% |
0,34
|
1.2.2.2 (к). |
1.2.2.3(к). |
1.2.2.1 (к)...
|
4,13% |
4,18% |
4,13%
|
Рисунок 4.1 - Дерево целей
Для цели 1112:
П (1.1.1.2) = 0,5 х 0,9 х 0,4 = 0,18 (18%) Для цели 1.2.2.3.:
П (1.2.2.3) = 1х 0,5 х 0,25 х 0,34 = 0,0425 (4,25%)
Пример построения дерева целей для хлебозавода
1- й уровень. Официально сформулированная миссия хлебозавода: «Обеспечение качественной продукцией хлебопекарного производства жителей Липецкой области».
2- й уровень. После того как миссия определена, необходимо определить долгосрочные (5 лет) цели организации. Долгосрочные цели хлебозавода представлены следующим образом:
Рисунок 4.2 - "Дерево целей" хлебозавода. |
Внешняя цель - 1.1. Оставаться лидером продаж на рынках Липецкой области.
Внутренняя цель - 1.2. Поиск резервов увеличения прибыльности своей деятельности.
3-й уровень. Для хлебозавода определяются среднесрочные и краткосрочные цели:
1.1.1.Расширение торгового ассортимента:
1.1.1.1. Увеличение ассортимента наиболее прибыльной продукции - мучных и сдобных изделий, на цену которых нет ограничений со стороны государства (реализация стратегии дифференциации).
1.1.2. Улучшение потребительских характеристик продукции (повышение качества):
1.1.2.1.Обновление оборудования.
1.1.2.2. Использование стратегии вертикальной интеграции (расширение сферы деятельности на поставщиков сырья) для повышения контроля качества сырья.
1.2.1. Применение современных методов организации производства:
1.2.1.1. Снижение издержек производства за счёт внедрения методов
НОТ.
1.2.1.2. Применение новейших технологий хлебопечения: витаминные добавки, тестовымешивание и т.п.
1.2.2. Обеспечение условий производства прибыльной продукции: 1.2.2.1. Поиск дополнительных источников финансирования. 1.2.2.2. Проведение маркетинговых исследований. Результаты оформляются графически (рисунок 4.2.).
Технология оценки факторов внешней и внутренней среды методом
«парных сравнений»
Анализ макро- и микросреды организации может быть осуществлён с помощью технологии экспертного оценивания. В качестве объекта влияния этих факторов студент рассматривает организацию, деятельность которой анализировалась в контрольной работе «Дерево целей организации». Количество рассматриваемых факторов должно быть не менее пяти.
В качестве экспертов могут выступать не только студенты, но и руководители или сотрудники аппарата управления рассматриваемой организации.
Метод «парных сравнений» заключается в том, что эксперты попарно сравнивают предпочтительность (приоритетность) влияющих факторов и управленческих альтернатив и формирует экспертное заключение в виде отношений сравнения. Шкала весовых значений представляется следующим образом: если XI >— X], то 1,5; ^
(4.1)
где знаки означают:
предпочтительнее;
эквивалентно;
менее предпочтительно.
Пример.
Анализ внешней среды хлебозавода выявил три фактора, влияние которых на его деятельность наиболее вероятно:
- Природные факторы (неурожай) (Х1).
- Конкуренция (появление новых производителей) (Х2).
- Инфляционные процессы (рост цен на сырьё и энергоносители) (Х3).
Предпочтительность (вероятность проявления) факторов, по мнению экспертов, следующая:
Х1 ~Х2 Х2 ^ Хз- Х]—< Х3
(4.2) |
Х2 |
На основе качественного анализа отношений факторов составляется матрица парных сравнений с учётом весовых значений каждой сравниваемой пары (табл.4.2).
Таблица 4.2 - Матрица парных сравнений факторов вероятного влияния макросреды хлебозавода
|
Обработка матрицы заключается в суммировании весовых значений каждого фактора и определении удельного веса каждого из них в общей сумме весов. Для рассматриваемого предприятия:
а1 = 3/9 = 0,333 а 2 = 2/9 = 0,222 а3 = 4/9 = 0,444
В этом случае приоритетность рассматриваемых факторов составит:
Х1 Х3
Значение точности значений а, коэффициентов приоритетов факторов можно увеличить, если учитывать их ранговые значения (столбец ^ 1). Для этого весовые характеристики фактора умножаются на их ранговые значения, и полученные произведения будут элементами новой матрицы парных сравнений, обработка которой осуществляется аналогичным образом, т.е.
а1} х ^. = а1} (4.3)
Для рассматриваемой организации и факторов её внешнего воздействия построение новой матрицы приведено в таблице 4.3.
Таблица 4.3 - Первое преобразование матрицы парных сравнений
|
Произошло изменение значений коэффициентов приоритетов факторов Х1 и Х3. Наибольшее отклонение от предыдущего коэффициента приоритетности составляет:
0 46 - 0 444
А'- ----- х 100 = 3,6%
А 0,444
Повышение точности экспертных оценок осуществляется последовательным повторением процедуры построения производных матриц парных сравнений, где сумма значений очередного столбца используется как множитель для соответствующих весовых значений факторов. Вычисления повторяются до тех
пор, пока значение Атах не станет меньше какого-то заранее определённого значения (например, допустимой погрешности получаемых результатов). Для управленческих решений, основанных на оценке внешней и внутренней среде, допустимым условием погрешности расчётов является величина:
Атах< 2,0-3,0%,
В таблице 4.4 приведено построение матрицы парных сравнений.
Таблица 4.4 - Второе преобразование матрицы парных сравнений
|
Наибольшее отклонение коэффициента приоритетности от предшествующих значений составит:
0 221 - 0 220 л"= х 100 = 0,46%
л 0,220 ■
Так как эта величина значительно меньше установленного диапазона допустимых отклонений, то дальнейшее построение матрицы парных сравнений можно прекратить, а коэффициенты приоритетов считать установленными приоритетами исследуемых факторов.
Анализ внешней среды организации с помощью метода составления
её профиля
В данной работе студент оценивает влияние на организацию трёх групп факторов: макроокружения, микроокружения и внутренней среды. С помощью метода составления профиля необходимо выяснить относительную значимость для организации этих факторов. Для этого составляется таблица (табл.4.5), в которой каждому фактору экспертным путём даётся:
1. Оценка его важности для отрасли (макро- и микросреда) по шкале:
3 - сильное значение;
2 - умеренное значение;
1 - слабое значение.
2. Оценка его влияния на организацию по шкале:
3 - сильное влияние;
2 - умеренное влияние;
1 - слабое влияние;
0 - отсутствие влияния.
3. Оценка направленности влияния по шкале:
+1 - положительная направленность;
- 1 - отрицательная направленность.
Таблица 4.5 - Профиль среды организации
|
Далее все три экспертные оценки перемножаются и получается интегральная оценка (Г), показывающая степень важности фактора для организации.
Факторы, по которым составляется профиль среды, должны быть сформулированы конкретно. Например, такие факторы макросреды как изменения законодательной базы России, фискальная политика должны быть конкретизированы в направлении отраслевой, организационной или хозяйственной специфики объекта влияния. Допустим, что объект влияния - предприятие по производству алкогольной продукции, тогда законодательные изменения могут затрагивать рекламу соответствующей продукции, фискальные изменения - совершенствование акцизных марок.
Если анализируется микросреда, то конкретизация факторов может затрагивать особенности регионального положения поставщиков, конкурентов, тип клиентурного рынка, особенности посреднической деятельности, уровень развития логистики в регионе и т.д.
Факторы внутренней среды затрагивают возможности освоения новых технологий, способность к инновационным процессам, уровень квалификации персонала, стиль руководства, финансирование различных направлений деятельности, качество маркетинговых исследований, оптимальность структуры управления, производственные возможности, адаптацию организации к изменяющимся условиям, стратегии и т.д.
Количество оцениваемых студентом факторов зависит от размеров, масштаба, специфики деятельности рассматриваемой организации. Тем не менее, минимальное количество факторов каждой группы должно быть не менее пяти. Меньшее количество факторов не позволит построить адекватный профиль среды организации.
Литература:
Основная: 1, 2, 3, 4, 6.
Дополнительная: 8, 16, 17, 22, 23, 25, 28, 32.
ТЕМА 5. ФУНКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
5.1. Содержание организации как функции процесса управления
Организация - это процесс структурирования предприятия, который позволяет обеспечивать эффективное соединение материальных, финансовых, трудовых, информационных и временных ресурсов для достижения его целей.
Существуют два основных аспекта организационного процесса: 1) деление организации на подразделения соответственно целям и стратегии; 2) взаимоотношение полномочий.
Структура организации - это система отношений уровней управления и функциональных подразделений.
В основе организации как обобщенного свойства организационных систем лежат свойства:
- самоупорядоченность;
- самостабилизация;
- самоорганизация;
- иерархизация.
Способность организационных систем к самоупорядочению, организации вытекает из природы этих систем как открытых. Природа механизмов самоупорядочения организации как открытой системы обусловлена социально- экономической природой этой системы и включает в себя следующие аспекты:
1. разделение труда по горизонтали;
2. вертикальное разделение труда;
3. интеграция участников организации в коалицию лиц, заинтересованных в результатах ее деятельности;
4. обеспечение организационной избыточности.
Предмет исследования организации включает в себя изучение следующих проблем:
1. Задачи, связанные с изучением видов конкретных работ, исполняемых разными категориями персонала.
2. Группировка работ в сектора, отделы, другие подразделения.
3. Делегирование полномочий, распределение ответственности, определение числа уровней в иерархии управления.
4. Создание такого организационного климата, который побуждает работников вносить максимальный вклад в достижение целей организации.
5. Проектирование системы коммуникаций, обеспечивающей эффективность принятия решений, контроля, координации.
6. Построение такой организации, которая чувствительна к изменениям внешней среды и способна адаптироваться к ним.
5.2. Методологические подходы к организации хозяйственной деятельности
Выделяются следующие методологические подходы к организации,
как функции управления:
1) классический;
2) поведенческий;
3) системный и его ситуационные разновидности.
Классический подход делает акцент на структурные факторы, функции, принципы, виды деятельности, необходимые для достижения заданных в основном экономических целей. В классической концепции организации требуется учет следующих факторов:
- диапазон контроля;
- делегирование полномочий;
- ответственность;
- глубокая специализация производства;
- централизация производства;
Поведенческий подход изучает основной элемент организации - человека, его мотивацию, поведение групп, лидерство. Данный подход ориентируется не столько на разработку новых моделей организационных структур, сколько на изучение социально-психологических последствий организационных изменений. Дает рекомендации по совершенствованию управляющих процедур, эффективной координации деятельности, созданию организационного климата.
Представители поведенческого подхода делают акцент на:
1) децентрализацию управления;
2) саморегулирование коллектива;
3) переход от формальных отношений к неформальным;
4) отрицание узкой специализации отдельных работников и подразделений;
5) участие исполнителей в управлении.
Системный подход изучает отношения взаимозависимости и взаимовлияния организации и других внешних и внутренних факторов. Ориентируется на множественность внешних и внутренних целей и направлен на интеграцию формальных и неформальных отношений в организации. Организационное поведение строится на гармонизации интересов: личных, групповых, всего предприятия, а также общественных ценностей и стандартов поведения.
5.3. Организация взаимодействия и распределения полномочий
Полномочия в управленческой структуре распределяются не всегда равномерно и могут быть сосредоточены преимущественно на верхних или на нижних её уровнях.
Централизация - это концентрация прав и ответственности по принятию решений на верхнем уровне руководства организации.
Децентрализация - это передача прав и ответственности по принятию решений с высших ступеней управления на низшие.
Делегирование (от лат «ёе1едаге» - посылать в качестве делегата, уполномочивать) означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование полномочий отличается от децентрализации тем, что при делегировании ответственность за принимаемые решения не передаётся.
Полномочия - ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых её сотрудников на выполнение определённых задач. Ответственность - это обязательство выполнять эти задачи.
Полномочия могут быть делегированы как сверху вниз, так и наоборот.
В практике управления в организации применяют две системы распределения прав и ответственности. Первая строится на основе принципа единства подчинения. Вторая система предполагает поглощение полномочий и множественность подчинения.
Степень делегирования полномочий и ответственности представляют типы полномочий и связей, возникающих между объектом и субъектом. Основными типами являются линейные и штабные (аппаратные).
Линейные полномочия передаются непосредственно от руководителя к исполнителю, означают право первого принимать определенные решения и требовать их исполнения от прямых подчиненных без согласования с высшим руководством. Делегирование линейных полномочий образует иерархию уровней управления организацией. Иерархия называется скалярной цепью (от лат. «8са1ап8» - лестничный, ступенчатый) или цепью команд.
Штабные (аппаратные) полномочия предоставляются административным подразделениям и руководителям, которые обслуживают одну или несколько функций управления, одним или несколькими ресурсами или подсистемами. Штабные полномочия бывают следующими: рекомендательные, обязательные согласования, параллельные и функциональные.
К основным типам административного подразделения относятся:
■ консультативный аппарат;
■обслуживающий аппарат;
■ личный аппарат.
Внутри организации рамки полномочий обычно определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями, изложенными в письменном виде, или передаются подчинённым устно.
5.4. Традиционные организационные структуры
Традиционные организационные структуры - это исторически первые организационные структуры, они изучались, разрабатывались в трудах представителей классической школы управления.
Функциональная организационная структура имеет функциональную специализацию аппарата управления. Традиционные функциональные блоки компании - это производство, маркетинг и финансы.
Рисунок 5.1 - Функциональная организационная структура. |
Достоинства функциональной организационной структуры вытекают из высокой степени централизации:
- обеспечивает возможность проведения единой политики;
- улучшает внутрифункциональную координацию;
- повышает профессиональный уровень специалистов;
- является экономичной с точки зрения затрат на содержание аппарата
управления.
Дивизиональная организационная структура (от лат. «ётзю» - разделяю) характеризуется обособлением штаба и делегированием широких хозяйственных полномочий отделениям корпорации и их группам.
Главная причина «дивизионализации» организационных структур - диверсификация производства, степень технологической связанности производст-
ва.
Рисунок 5.2 - Дивизиональная организационная структура. |
Дивизиональные организационные структуры подразделяются на: - продуктовые;
- территориальные;
- инновационные;
- рыночные.
Достоинства дивизиональных структур:
- каждое подразделение осуществляет полный цикл производственно- хозяйственной и управленческой деятельности по производству и сбыту продукции;
- подразделения ориентированы на конечную цель всей корпорации - максимизацию объема продаж, завоевание и удержание позиций на рынке;
- удобство координации деятельности внутри подразделений;
- возможности специализации подразделений по продукту, регионам, потребителям, фактору времени, функциям.
Линейная организационная структура характеризуется тем, что во главе каждого производственного или управленческого подразделения находится руководитель, наделённый всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчинёнными ему работниками и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Его решения, передаваемые по цепочке «сверху-вниз», обязательны для выполнения всеми нижестоящими звеньями. Преимущества линейной структуры:
- единство и чёткость распорядительства;
- согласованность действий подчинённых;
- повышение ответственности руководителя за деятельность отдела;
- оперативность в принятии решения;
Линейная структура используется малыми и средними фирмами, которые осуществляют несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между предприятиями.
5.5. Адаптивные организационные структуры
Возникновение адаптивных организационных структур относится к 60-м годам 20-го века и связано с ростом динамичности и неопределенности внешней среды. В этих условиях традиционные организационные структуры оказались инерционными, чтобы эффективно реагировать на внешние изменения и угрозы.
Адаптивные (органические) организационные структуры относятся к типу совмещенных структур, в которых на одном уровне применяется два или более признаков дифференциации, это порождает двойное (или более) подчинение исполнителей данного уровня руководителям. К разновидностям адаптивных структур относят: матричные, проектные, программно-целевые, эдхократические (лат. «аё Ьос» - специальный), организации конгломератного типа.
Матричные структуры возникают в конце 50-х начале 60-х годов 20-го века в аэрокосмических фирмах. Среди причин, повлекших за собой создание матричных структур, можно назвать проектные, которые требовали создания сложных уникальных технических систем, и функциональные, которые требовали применения гибких координационных механизмов, обеспечивающих координацию функций исследований; проектно-конструкторской, производственной, сбытовой (рис.5.3).
По признаку объекта управления матричные структуры подразделяются на:
1) проектные;
2) продуктовые;
3) внутрифункциональные;
4) рыночно-стратегические;
Проектная организация - это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Применяется для проектов создания новой техники, строительства, научных исследований. Для этого формируется горизонтальная система межфункциональной координации.
Преимущества матричных структур во многом повторяют достоинства функциональных и дивизиональных структур.
Функциональное обеспечение проектов Рис. 5.3 - Схема матричной организационной структуры |
Конгломераты (множественные структуры) включают подразделения с различными организационными структурами, часто образуются за счет слияний и поглощений.
5.6. Основы организационного проектирования
Организационное проектирование - это процесс упорядочения организационной структуры для достижения заданного уровня эффективности и обеспечения ее адаптивности.
Различают микро- и макроподходы к организационному проектированию.
Микропроектирование - процесс упорядочения условий осуществления отдельных работ на конкретных рабочих местах, осуществляемый в рамках научной организации труда (НОТ), эргономики и подобных дисциплин.
Макропроектирование - процесс упорядочения всей организации и ее подразделений. Включает: разделение и специализацию труда, координацию, контроль, децентрализацию и централизацию, распределение прав и ответственности.
Следуя классической теории организации, с выводами которой согласны многие менеджеры, последовательность действий (этапы) организационного проектирования следующая:
1. Осуществление деления организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии.
2. Установление соотношения полномочий различных должностей.
3. Определение должностных обязанностей и закрепление их в нормативных документах.
Системный подход к организационному проектированию и его ситуационные разновидности не предлагают еще единой методической основы. Наибольшее распространение получил подход, устанавливающий тип организационной формы в зависимости от типа внешней среды фирмы и соответствующего характера ее поведения.
В соответствии с классификацией американского специалиста по вопросам управления промышленными корпорациями И. Ансоффа выделяют следующие типы реакций фирмы на условия внешней среды:
1. Производственная реакция. Наиболее приемлемая организационная форма - функциональная.
2. Конкурентная реакция. Соответствующая организационная форма - диви- зиональная.
3. Производственная и конкурентная реакции и соответствующие им организационные формы.
4. Инновационная реакция. Соответствующая организационная форма - мат
ричная.
Ключевые понятия
|
организация
структура организации
методологические подходы
к организации
централизация
децентрализация
делегирование
полномочия
ответственность традиционные организационные структуры функциональная организационная структура дивизиональная организационная структура
линейная организационная структура адаптивные организационные структуры матричные структуры проектная организация конгломераты
организационное проектирование
микропроектирование
макропроектирование
Контрольные вопросы
1. Что понимается под организацией? Дайте определение структуры организации. Изучение каких проблем включает в себя предмет исследования организации?
2. Какие методологические подходы к организации как функции управления вы знаете? В чём их принципиальное отличие?
3. Что такое делегирование полномочий в организации? Чем делегирование полномочий отличается от децентрализации?
4. Что такое диапазон контроля руководителя, меняется ли он в зависимости от уровня руководства, масштабов деятельности организации, сложности технологических процессов, численности сотудников?
5. Чем отличаются линейные полномочия от штабных?
6. Какие виды организационных структур вам известны? С чем связано развитие традиционных организационных структур?
7. Какие принципы лежат в основе формирования адаптивных структур? Объясните появление организаций конгломератного типа? Чем обусловлено возникновение и функционирование матричных структур?
8. Что такое организационное проектирование? Какие подходы к организационному проектированию вам известны?
Упражнения
Упражнение № 1.
Подумайте, какие организационные структуры и почему можно предложить для следующих организаций: министерство, вуз, армия, бригада плотников, почтовое отделение, банк? По какому принципу формируется структура вашего учебного заведения? Изобразите её графически.
Упражнение №2.
Определите, какими полномочиями обладают: директор крупной фирмы, начальник планового отдела, заведующий кафедрой, главный бухгалтер, специалист маркетинговой службы, юрист, консультант по РК-технологиям.