Практические ситуации к теме 7

Ситуации - проблемы

Ситуация № 1.Исполнительская дисциплина

В организации, не отличавшейся высокой эффективностью производства, одним из слабых звеньев системы управления была невысокая исполнительская дисциплина. Многие управленческие решения не документировались, опера­тивные задания выполнялись очень медленно. Руководство предприятия при­няло решение о реорганизации системы управления и введении более эффек­тивной системы контроля исполнения.

Проблема

Какой вы видите систему контроля исполнения в организации? Опреде­лите основные элементы контроля исполнения, требующие внимания. Какую технологию контроля исполнении следовало бы внедрить на предприятии?

Ситуация №2. Чрезмерный контроль

На должность директора по персоналу средней организации был принят новый сотрудник А.И. Петров. Месяц спустя, освоившись в новой должности, А.И. Петров решил повысить показатели использования персонала в организа­ции на основе пересмотра процедуры контроля его деятельности. Несмотря на то, что показатели эффективности организации росли, и в ней работала команда высококлассных специалистов, директор по персоналу, опираясь на опыт зару­бежных компаний, решил внедрить более продуктивные технологии контроля труда.

Первоначально он получил разрешение на повышение частоты проведе­ния аттестации специалистов с одного года до одного раза в 6 месяцев. Сле­дующим шагом было увеличение числа критериев оценки в аттестационных листах, разработкой которых занимались непосредственные руководители атте­стуемых. Директор по персоналу добился от руководства разрешения собирать комиссию по аттестации раз в полгода. И последним новшеством стало введе­ние 360-градусной аттестации.

Через год несколько высококлассных специалистов подали заявления об уходе, ссылаясь на постоянное наблюдение за своей работой не только со сто­роны руководителей, но и коллег, а также обстановку стресса, которая возника­ла раз в полгода из-за необходимости серьёзной подготовки к аттестации.

Проблема

Проанализируйте сложившуюся ситуацию в организации. Какие ошибки были допущены новым директором по персоналу? Какие шаги следовало пред­принять, прежде чем внедрять подобные технологии оценки труда?

Литература:

Основная - 1, 3, 4, 6. Дополнительная: 11, 16, 17, 22, 32.

ТЕМА 8. ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ И СВЯЗУЮЩИЕ ПРОЦЕССЫ

8.1. Коммуникации в процессе управления

Важными характеристиками процесса управления являются:

1. Информационный или коммуникационный аспект управления связан с ин­формационной природой управления как вида деятельности.

2. Технологический аспект рассматриваемого процесса заключается в том, что процесс управления представляет собой процесс принятия решений.

Коммуникации являются встроенными во все виды управленческой деятель­ности, используются для реализации основных функций управления и процесса принятия решений.

Коммуникации (от лат. «соттитсайоп» - сообщение, передача) - это про­цесс обмена информацией между участниками организации, а также организацией и внешней средой с целью передачи смыслового сообщения.

Информация - это сумма сведений об организации и её внешней среде, ис­пользуемой для целей управления.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал и получатель.

Процесс обмена информацией включает следующие этапы, соответствующие элементам коммуникационного процесса:

1. Генерация идеи.

2. Кодирование сообщения и выбор канала.

3. Передача сообщения.

4. Декодирование и осмысление сообщения.

Эффективность процесса коммуникаций характеризуется степенью усвое­ния получателем информации, содержащейся в сообщении. Причинами, снижаю­щими эффективность межличностных коммуникаций, являются:

- различия в восприятии отправителя и получателя;

- неоднозначность смысла сообщения;

- помехи или шумы;

- неудовлетворительная обратная связь между отправителем и получателем сообщения.

Средства повышения эффективности межличностных коммуникаций - это применение методов и приёмов искусства общения, самоорганизация труда руково­дителей и исполнителей, улучшение обратной связи, создание здорового социально- психологического климата в коллективе, изменение негативных стереотипов пове­дения.

Причины, снижающие эффективность организационных коммуникаций:

- искажение сообщения;

- перегруженность каналов передаваемой информацией;

- особенности организационного построения.

Средствами повышения эффективности организационных коммуникаций являют­ся: создание разнообразия каналов передачи сообщения и обратной связи, определе­ние оптимального объёма информации по функциям управления и должностям, со­кращение числа промежуточных звеньев в цепи коммуникационных процессов, в т.ч. за счёт распределения полномочий и ответственности.

8.2.Процесс принятия решений.

Решение в процессе управления - это выбор альтернативы или, другими сло­вами, это логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организацион­но-правовой процесс, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий по выбору варианта разрешения управленческих проблем.

По методу обработки информации управленческие решения делятся на: 1. запрограммированные (алгоритмические);

2. незапрограммированные (эвристические);

3. комбинированные.

Факторы, влияющие на процесс принятия и содержание решений:

- объекты, по которым принимаются решения (подсистемы, функции управ­ления, ресурсы, результаты);

- среда принятия решений;

- степень влияния на жизнедеятельность организации;

- последовательность принимаемых решений;

- взаимозависимость решений;

- поведенческие ограничения.

Этапы рационального решения проблемы:

1. Диагноз проблемы.

2. Формулировка ограничении и критериев для принятия решений.

3. Выявление альтернатив.

4. Оценка альтернатив.

5. Окончательный выбор.

8.3. Модели и методы принятия решений.

В процессе разрешения сложных проблем менеджерами могут использо­ваться различные модели и методы принятия управленческих решений.

Модель - условный образ, структура, отображающий реальную проблему, явление, объект в упрощённом виде. Существуют три типа моделей: физическая, аналоговая и математическая.

На каждой стадии разработки и принятия управленческого решения приме­няются различные группы моделей и методов. В целом, можно выделить следую­щие группы:

- методы моделирования;

- методы прогнозирования;

- методы принятия решений.

Методы моделирования базируются на использовании математических и экономических моделей для решения наиболее часто встречающихся задач. К ним относятся:

1. Модель теории игр - метод моделирования оценки воздействия принятого решения на конкурентов.

2. Модель теории очередей используется для определения оптимального числа каналов обслуживания по отношению к потребности в них.

3. Модель управления запасами позволяет найти такой уровень запаса, ко­торый минимизирует издержки на его создание и поддержание при заданном уров­не непрерывности производственных процессов.

4. Экономический анализ охватывает почти все методы оценки издержек и доходов, а также относительной рентабельности организации.

5. Линейное программирование применяют для определения оптимального способа распределения дефицитных ресурсов при наличии конкурирующих по­требностей.

6. Экономико-математическое моделирование основывается на использова­нии одно- и многофакторных моделей.

Методы прогнозирования используются для предвидения изменений и по­следствий влияния внешней и внутренней сред на организацию. Они подразделя­ются на количественные и качественные.

1. К количественным методам прогнозирования относят анализ временных рядов и корреляционно-регрессионный анализ.

2. К качественным методам прогнозирования относят: методы предвидения спроса, такие как мнения потребителей, опытных менеджеров, рыночные тесты, дерево решений, матрица решений, экспертные оценки. Используются при отсутст­вии точной, полной и достоверной информации по проблеме. Методы экспертных оценок включают методы индивидуального и коллективного решения проблем:

1. Метод мозговой атаки.

2. Метод Дельфи.

3. Метод сценариев.

4. Метод комиссий.

Методы принятия решений включают:

1. Матрицу решений, используемую для установления такой альтернативы, которая способна внести наибольший вклад в достижение целей.

2. Дерево решений, позволяющее представить проблему графически, срав­нить возможные альтернативы и последствия событий.

Ключевые понятия

 

коммуникации

информация

отправитель

сообщение

канал

получатель

эффективность процесса коммуникаций решение

этапы рационального решения проблем модель

методы моделирования модель теории игр модель теории очередей модель управления запасами факторы принятия решений экономический анализ экономико-математическое моделирования линейное программирование методы прогнозирования качественные методы прогнозирования метод Дельфи метод мозговой атаки метод сценариев метод комиссий

количественные методы прогнозирования анализ временных рядов корреляционно-регрессионный анализ методы принятия решений матрица принятия решений дерево принятия решений

 

Контрольные вопросы

1. Что такое коммуникации? Какова основная цель коммуникационного процесса?

2. Что понимается под словом «информация» в организации?

3. Какие элементы и этапы выделяют в процессе обмена информацией в ор­ганизации?

4. Чем характеризуется эффективность процесса коммуникаций в управле­нии? Каковы причины снижения эффективности межличностных, органи­зационных коммуникаций?

5. Что такое управленческое решение? Какие виды решений вам известны?

6. Какие факторы влияют на процесс принятия и содержания управленче­ских решений?

7. Каковы основные этапы рационального решения управленческих про­блем?

8. Что такое модель и моделирование в процессе принятия управленческих решений? Какие группы методов разработки и принятия управленческих решений вам известны?

9. В каких случаях целесообразно применение экономико-математических моделей?

10. Когда возникает объективная необходимость в использовании эксперт­ных методов принятия управленческих решений?

Упражнения

Упражнение № 1. Определите, какие способы, модели, методы принятия решений чаще всего используются:

- брокером на бирже;

- капитаном корабля;

- учёным;

- предпринимателем;

- руководителем низового звена.

Упражнение №2. Верно ли, что к эвристическим относятся следующие виды решений:

- о выдаче диплома выпускникам, успешно окончившим вуз;

- о расширении производства в связи с ростом спроса;

- о посещении врача;

- о назначении даты очередного собрания акционеров;

- о значительном повышении зарплаты специалисту, который решил уйти на конкурирующее предприятие;

- о проведении производственного совещания.

Упражнение №3.

Оцените качество организационных коммуникаций в вашем учебном за­ведении. Назовите причины, (если они имеются), снижающие эффективность организационного обмена информации.