Бухгалтерська обробка документів. Уніфікація і стандартизація бухгалтерських документів. Документооборот та його організація. Зберігання документів

Документація - один з елементів методу бухгалтерського обліку. Це спосіб суцільного та безперервного відображення господарських операцій з метою отримання необхідних відомостей про що відбулися господарських явищах, а також здійснення подальших записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.

Бухгалтерська обробка документів – одна з основних вимог, яка пред’являється до заповнення документації. Основні стадії: а) контроль документа: формальна перевірка, під час якої перевіряється фактичне заповнення реквізитів, щоб надати документу юридичну силу; арифметична перевірка, в процесі якої перевіряють множення цифр по горизонталі і суму по вертикалі; перевірка по суті, в результаті якої визначають правомірність господарської операції і виявляють справжність підписів осіб, які дали дозвіл на проведення даної операції; б) таксування документів - перехід від натуральних і трудових показників до грошовою; в) угруповання показників та їх запис у відповідні документи.

Незалежно від рівня використання побудова документів має бути завжди раціональною: документи повинні бути зручними і змістовними, складатись і опрацьовуватись у стислі строки, використовуватись у різних галузях економіки. А тому вдосконалення бухгалтерських документів найчастіше здійснюється через стандартизацію та уніфікацію.
Стандартизація документів потребує розробки раціональніших форм і розмірів документів із чітко визначеною системою розміщення реквізитів. Нині виготовляються в основному стандартні документи, що спрощує і полегшує технологію їхньої обробки, знижує собівартість та підвищує якість обліку. Але у сферах обліку витрат на виробництво, надання послуг, виконання робіт, обліку фінансових результатів, накопичення та розподілу непрямих витрат, випуску готової продукції, обліку розрахункових операцій ще й досі застосовується багато нестандартних документів.
Наступним кроком у розвитку типізації документів є їх уніфікація. Уніфікація — це створення документа, який за своїм змістом і формою може бути використаний для оформлення багатьох господарських операцій у всіх чи принаймні в кількох галузях економіки. Уніфікація сприяє скороченню кількості первинних документів, але збільшує час їх опрацювання, а відтак уніфіковані документи ще не набули великого поширення.
Документооборот — це рух документів з моменту їх складання чи одержання від інших підприємств до передавання на зберігання в архів після здійснення певних записів в облікових реєстрах.

Основні етапи документообороту:

• складання і оформлення документа;   

• прийняття документа бухгалтерією;

• рух документа відділами;

• передавання документа для обробки засобами обчислювальної техніки й повернення назад;

• передавання документа в архів.

Для забезпечення рівномірного руху документів розробляють графік документообороту, в якому передбачають послідовність проходження документів, роботу кожної ланки, зазначають конкретних виконавців тощо.

Документи зберігають в архіві, який може бути поточним і постійним. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів поточного року, а постійний розміщують у спеціально обладнаному приміщенні.

Строки зберігання документів і звітності встановлює Головне державне управління при Кабінеті Міністрів України. Наприклад, Головні книги та особові рахунки робітників і службовців, баланси та звіти зберігають постійно, акти документальних ревізій — 5 років, документи, що стали підставою для облікових записів, — 3 роки.