Методика аудиту адміністративних витрат

Адміністративні витрати – це загальногосподарські витрати які спрямовані на обслуговування та управління підприємством. Зокрема: загально-корпоративні витрати, витрати на службове відрядження, на утримання апарату управління, на утримання основних засобів загального призначення, на зв'язок, податки, збори, платежі, плата за розрахунково-касове обслуговування та ін.

Адміністративні витрати не відносяться на собівартість виробленої та реалізованої продукції і покриваються за рахунок інших джерел.

Мета аудиту — підтвердити достовірність формування та правильність відображення в обліку адміністративних витрат.

При перевірці адміністративних витрат необхідно виконувати аудиторські процедури, спрямовані на отримання доказів щодо:

- обґрунтованості віднесення витрат до складу адміністративних відповідно до П(С)БО 16 «Витрати»;

- складу витрат за статтями згідно із застосованою підприємством класифікацією;

- обґрунтованості віднесення до складу адміністративних витрат податків, зборів то обов’язкових платежів;

- складання переліку та сум податків, віднесених на адміністративні витрати;

- наявність та повнота оформлення документів, які підтверджують витрати.

При перевірці аудитор повинен врахувати, що згідно з П(С)БО 16 «Витрати» адміністративні витрати є витратами звітного періоду і не входять до собівартості реалізованої продукції.

До адміністративних витрат відповідно до Методичних рекомендацій відносяться витрати на управління підприємством:

а) загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати тощо);

б) витрати на службові відрядження й утримання апарату управління підприємством та іншого адміністративного персоналу;

в) витрати на утримання основних засобів та необоротних активів адміністративного призначення (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення, охорона тощо);

г) винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, з оцінки майна тощо);

д) витрати на зв’язок (поштові, телеграфні, телефонні, телекс, факс тощо);

е) витрати на вирішення судових спорів;

є) податки, збори та інші передбачені законодавством обов’язкові платежі (крім податків, зборів та обов’язкових платежів, що включаються до виробничої собівартості продукції, робіт, послуг);

ж) плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків;

з) інші витрати адміністративного призначення.

Аудитор має з’ясувати:

- дотримання норм на службові відрядження та витрат на утримання управлінського персоналу;

- обґрунтованість визнання витрат на проведені ремонти;

- дотримання норм витрат на комунальні послуги, охорону тощо;

- обґрунтованість розміру винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські з оцінки майна тощо);

- оцінити правильність включення витрат до адміністративних;

- наявність договору на розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банку;

- правильність відображення в регістрах бухгалтерського обліку адміністративних витрат та віднесення їх в кінці місяця на фінансові результати.

Залежно від використання класу рахунків адміністративні витрати відображують в обліку так (табл. 3.1).

 

Таблиця 3.1 Відображення в обліку адміністративних витрат

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
Підприємства, які не використовують рахунки класу 8 «Витрати за елементами»
1.	Списано матеріальні витрати, що відносяться до адміністративних	92 «Адміністра-тивні витрати»	20 «Виробничі витрати» 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
2.	Списано витрати на оплату праці адміністративно-управлінського персоналу (директора, бухгалтера)	92 «Адміністра-тивні витрати»	661 «Розрахунки за заробітною платою»
3.	Нараховано відрахування на соціальні заходи з фонду оплати праці працівників адміністративно-управлінського персоналу	92 «Адміністративні витрати»	65 «Розрахунки за страхуванням»
4.	Нараховано амортизацію необоротних активів загальногосподарського призначення	92 «Адміністративні витрати»	13 «Знос (амортизація) необоротних активів»
5.	Відображено інші адміністративні витрати (наприклад, оплату послуг телефонного зв’язку, поштового зв’язку, оплату юридичних і аудиторських послуг)	92 «Адміністра-тивні витрати»	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» 68 «Розрахунки за іншими операціями»
Підприємства, які використовують рахунки класу 8 «Витрати за елементами»
6.	Списано виробничі запаси, малоцінні і швидкозношувані предмети, використані для загальногосподарських потреб, інші матеріальні витрати	80 «Матеріаль-ні витрати»	20 «Виробничі запаси» 22 «Малоцінні та шви-дкозношувані предмети» 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
		92 «Адміністра-тивні витрати»	80 «Матеріальні витрати»
7.	Нараховано заробітну плату працівникам адміністративно-управлінського персоналу	81 «Витри на оплату праці»	661 «Розрахунки за заробітною платою»
		92 «Адміністра-тивні витрати»	81 «Витри на оплату праці»
8.	Нараховано відрахування на соціальні заходи з фонду оплати праці працівників адміністративно-управлінського персоналу	82 «Відрахував-ння на соціаль-ні заходи»	65 «Розрахунки за страхуванням»
		92 «Адміністра-тивні витрати»	82 «Відрахування на соціальні заходи»
9.	Нараховано амортизацію необоротних активів загальногосподарського призначення	83 «Амортиза-ція»	13 «Знос (амортизація) необоротних активів»
		92 «Адміністра-тивні витрати»	83 «Амортизація»
10.	Відображено інші адміністративні витрати (наприклад, оплату послуг телефонного зв’язку, поштового зв’язку, оплату юридичних і аудиторських послуг)	84 «Інші опера-ційні витрати»	63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» 68 «Розрахунки за іншими операціями»
		92 «Адміністра-тивні витрати»	84 «Інші операційні витрати»

 

При аудиті адміністративних витрат найчастіше зустрічаються такі помилки, як неправильне віднесення витрат до складу адміністративних витрат та включення адміністративних витрат до складу виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), собівартості реалізованої продукції (робіт, послуг).

Також аудиторові потрібно враховувати, що застосування бланків застарілих та довільних форм не допускається. В окремих випадках, при наявності відповідних технічних засобів, можливе створення первинних документів на машинозчитувальних носіях інформації. При цьому обов'язково повинні дотримуватись вимоги положення про документи та документообіг в бухгалтерському обліку, загальногалузевих керівних вказівок по наданню юридичної сили документам на магнітних, паперових носіях, що створюються засобами обчислювальної техніки, загальногалузевих керівних методичних матеріалів зі створення та ведення автоматизованого бухгалтерського обліку в складі автоматизованих систем управління підприємств та інших нормативних документів.

Проводячи аудит адміністративних витрат, слід розглядати такі документи, як: авансовий звіт, акт виконаних робіт, ВКО, накладна, рахунок, посвідчення про відрядження. РПВ, довідка бухгалтерії, розрахунок бухгалтерії, акт відремонтованих об’єктів, виписка банку. Також необхідно знати порядок відображення витрат діяльності в облікових регістрах та фінансовій звітності, зокрема, для адміністративних витрат – це Журнал 5/5А та 070 рядок у Звіті про фінансовий результат.

Отже, до основних завдань внутрішнього аудиту адміністративних витрат підприємств можна віднести:

· формування ефективних інформаційних потоків, що задовольняють потреби керівництва підприємства та його структурних підрозділів у достатній інформації для прийняття необхідних стратегічних та оперативних рішень з питань управління адміністративними витратами;

· отримання необхідних для внутрішньогосподарських потреб управління і складання фінансової та управлінської звітності даних про адміністративні витрати за елементами витрат і за номенклатурними статтями в цілому по підприємству, а також у розрізі місць виникнення та центрів відповідальності за здійснені адміністративні витрати;

· забезпечення адекватного розподілу адміністративних витрат між конкретними видами продукції для потреб управлінського обліку;

· забезпечення достовірного відображення в оперативному, управлінському та фінансовому обліку, а також у внутрішньогосподарській звітності фактичної величини адміністративних витрат як в цілому по підприємству, так і за місцями виникнення та центрами відповідальності;

· формування інформації для вдосконалення процесу планування адміністративних витрат;

· контроль за непродуктивними і нераціональними адміністративними витратами з метою виявлення внутрішньогосподарських резервів їх зниження.

Для отримання конкретної та точної інформації, що дасть змогу ефективно здійснювати контроль за адміністративними витратами структурних підрозділів підприємства, аудитору доцільно усі виробничо-господарські підрозділи підприємства групувати за центрами виникнення адміністративних витрат і центрами відповідальності за здійснені адміністративні витрати. За таких умов на кожній ланці і на кожному рівні управління можливо забезпечити чітку відповідальність працівників за здійснені витрати і їх раціоналізацію.