Ввод и редактирование документов

В окне редактирования платежного документа предлагается заполнить или откорректировать следующие поля: дату, номер и тему документа, плательщика или получателя (Лицо1) и их расчетный счет, аналитику (Лицо2), дату оказания услуг и назначение платежа.

При вводе плательщика или получателя автоматически в документ переносятся все данные о нем: расчетный счет, банк и др. Если у организации несколько расчетных счетов, то программа выберет первый из них. Для смены его необходимо, перейдя к соответствующему полю и нажав клавишу «стрелка вверх», выбрать нужный (тут же можно завести новый при необходимости). В соответствии с выбранным счетом устанавливаются и параметры банка.

Аналитика (Лицо2) вводится чаще всего в том случае, если данная платежка реализует взаимозачет или платеж не между нашей и другой организацией, а между двумя сторонними организациями (мы платим кому-то за кого-то).

Поле «Оплата (по документам)» реализует механизм связи между документами. Переместив курсор на это поле и нажав <Ins> мы увидим список видов документов, по которым СБиС может регистрировать оплату. Выбрав нужный вид документа, мы получим соответствующий реестр. Нужно подвести курсором к тому документу, за который производится оплата (счет, заказ, накладная и т.п.) нажать <Enter>. При этом в платежку будет скопирована информация об организации, указанной в качестве Лица1 в выбранном документе, и все ее атрибуты. Сумма платежки вычисляется автоматически, как сумма всех оплачиваемых ее документов. Если необходимо провести частичную оплату, то можно, после выбора документа, нажать клавишу <F3> на соответствующей записи в табличке «Оплата (по документам)» и изменить сумму. У документа, на основании которого производится оплата, проставляется признак полной или частичной оплаты.

В тех случаях, когда мы платим определенную сумму, например поставщику, и не можем точно сказать, какие документы и в каком размере оплачиваются, можно поступить следующим образом. Сначала отобрать те документы, которые можно оплатить в принципе, на сумму заведомо большую, чем сумма планируемого платежа (для этого можно воспользоваться отметкой записей клавишей «Пробел»). Затем занести в платежку нужную сумму. Если сумма платежки окажется  меньше суммы документов оснований, то программа запросит о необходимости удалить лишние документы. В случае утвердительного ответа список оплачиваемых документов будет сокращен до необходимого количества. При необходимости будет так же уменьшена сумма оплаты последнего из документов в списке.

Поле «Назначение платежа» состоит из трех строк. В первой вводится правило бухгалтерской операции, вторая и третья заполняются произвольным текстом. При печати все три строки образуют единое целое. Рекомендуется в качестве правила операции заносить общую часть строки «Назначение платежа», а все нюансы отражать в последних двух строчках.

Например:

Назначение платежа:

Оплата по счету № #

от 20.08.2005

включая НДС 2345.

В этом примере фраза «Оплата по счету № #» является названием типовой операции, а две последующие строки произвольным текстом. Вместо значка «#»   в названии типовой операции при печати будут поставлены номера документов из поля «Оплата (по документам)». Итоговая фраза «Назначение платежа» при печати платежки будет следующей:

Назначение платежа:

Оплата по счету № 123 от 20.08.2005 включая НДС 2345.

Строку «НДС» удобно формировать с помощью типовой операции, либо закрепив ее в основной операции, либо вызвав дополнительную операцию клавишей <F8>. Причем, если автоматически подсчитанная сумма не понравится, ее можно будет исправить.

Платежные документы можно проводить только после того, как они проведены банком. Поэтому, когда вводится платежный документ в журнал регистрации, рекомендуется не закрывать его сразу. Вообще, несмотря на то, что программа позволяет закрывать и проводить документы непосредственно в их журналах регистрации, более правильным будет закрытие документов выпиской из банка. Обусловлено это, прежде всего, датой проведения документа, которая может не совпадать с датой его выписки.

Если документ закрыть без регистрации его выпиской, то дата проводок, выполненных по документу, будет совпадать с датой самого документа, если же документ зарегистрирован выпиской, то дата проводок будет совпадать с датой выписки.

Особенности валютных платежей

В программе имеются несколько форм валютных платежек. По форме учета операций по валютному счету практически не отличается от обычных. Для валютного счета необходимо завести отдельную папку документов, определив ее как «Валютная». В этом случае во всех оформляемых платежках будет присутствовать курс валюты и валютный эквивалент суммы документа.

Некоторая особенность валютных платежей, а точнее имеющихся в программе форм связана с тем, что они рассчитаны на то, что каждый платеж выполняется согласно какому-либо договору. Так как данные из этого договора используются в печатной форме платежного документа, то при оформлении платежки должна быть явно или косвенно указана связь с соответствующим договором. Для явного указания связи с ним можно воспользоваться полем «По документу», выбрав для его заполнения конкретный договор. Косвенная связь устанавливается в том случае, когда оформляется платежка на основании счета, а тот в свою очередь был оформлен на основании договора.