Формы автоматизированного бухгалтерского учета

Развитие форм бухгалтерского учета – длительный исторический процесс, происходивший в двух направлениях: совершенствование со-держания и сущности и совершенствование форм учета. Выбор формы является одним из основных моментов в бухгалтерском учете.

В условиях применения ЭВМ определяющими факторами для задания формы бухгалтерского учета являются не столько структура регистров, их вид и способ получения, сколько методики обработки учетной информации на всем протяжении технологического процесса – от ввода первичных данных до получения той информации, которая необходима для отчетности и принятия управленческих решений.

В условиях применения вычислительной техники наиболее распространены таблично-перфоркарточная, таблично-автоматизи-рованная и диалоговая формы учета.

Автоматическое составление машинограмм аналитического и синтетического учета по исходным данным, зафиксированным на машинных носителях, предопределяет принципиально новый подход к приемам ведения учета, системе построения машинограмм, сочетанию в них аналитических и синтетических данных и др.

Впервые новый подход к организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин; эта форма бухгалтерского учета получила название таблично-перфокарточной.

В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных установках при полной механизации всех учетных работ. При этом происходило перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительной установки.

Существенная особенность данной формы учета заключалась в том, что в ней сочеталось использование двух видов нанесенной на перфокарты информации – переменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной). Переменная информация содержала данные о хозяйственных операциях и отражала исходные показатели, полученные из первичных документов.

Постоянная информация содержала нормативные и расценочные показатели, что позволяло существенно сократить содержание первичных документов за счет исключения из них справочных данных, а также уменьшить объем учетной работы.

Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который служил для контроля за сохранностью этих документов и для проверки полноты записей в табуляграммах.

Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где производилась их группировка. С их помощью осуществлялась систематизация сведений о хозяйственных операциях по счетам синтетического и аналитического учета.

Регистрами синтетического и аналитического учета являлись табуляграммы дебетовых и кредитовых оборотов, составляемые по каждому синтетическому счету.

В аналитических табуляграммах приводились данные первичных документов, систематизированные в разрезе аналитических счетов каждого корреспондирующего счета.

По итогам табуляграмм синтетического учета составлялся оборотный баланс с расшифровкой субсчетов по каждому синтетическому счету. Эти сведения были предназначены для заполнения баланса и отчетности.

Основными приемами механизации учета при таблично-перфорационной форме являются:

– создание удобочитаемых (бумажных) документов;

– использование единой номенклатуры кодов синтетических счетов и объектов их аналитического учета, позволяющей организовывать автоматическую взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

– использование в первичных документах, предназначенных для регистрации информации в натуральном и стоимостном выражении, кода корреспондирующего счета и объектов его аналитического учета, позволяющего автоматически создавать полную бухгалтерскую запись;

– организация поточной технологии обработки учетной информации;

– использование табуляграмм вместо ручных регистров аналитического и синтетического учета;

– организация автоматической взаимосвязи регистров аналитического и синтетического учета;

– создание по всем первичным данным бухгалтерского учета, зафиксированным на машинных носителях, контрольных табуляграмм и журналов контрольных чисел для проверки машинограмм аналитического и синтетического учета и для организации автоматической взаимосвязи выходных документов синтетического и аналитического учета.

При таблично-автоматизированной форме бухгалтерского учета на предприятии организуется самостоятельное подразделение (АСУП), где используются универсальные электронные вычислительные машины общего назначения с набором периферийной техники.

К основным чертам таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета относятся:

– широкое использование технических средств для организации комплексной автоматизированной системы обработки учетной информации;

– применение универсальной документации и машиночитаемых носителей информации;

– применение системы кодов учетной информации, позволяющей получать на ЭВМ все необходимые бухгалтерские регистры;

– соблюдение принципа двойной записи при применении одного комплекта носителей информации и программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов;

– автоматизация логических операций по ведению учета;

– наличие системы регистров-машинограмм; установка определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации; возможность использования запросного режима по отдельным хозяйственным и расчетным операциям;

– организация системы контроля и исправления ошибок, выявляемых при проверке информации;

– длительное сохранение первичной информации, машиночитаемых носителей и машинограмм-регистров.

При таблично-автоматизированной форме бухгалтерского учета обработка и ведение информационной базы должны производиться непосредственно на ЭВМ. Для этого необходимо автоматизировать процессы сбора первичной информации, ее регистрации и передачи по каналам связи на центральную ЭВМ (вычислительный центр). Полностью должны быть автоматизированы такие операции, как обработка и сортировка информации, печать машинограмм.

В условиях таблично-автоматизированной формы учета первичные данные помимо обычных носителей, могут сразу фиксироваться на машиночитаемых носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информация. На машинных носителях ЭВМ хранится текущая, нормативно-справочная и выходная информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многократному использованию, она заносится в специальные базы данных. В зависимости от использования технических средств и носителей информации существует два способа ведения учетной информации: непосредственный и с использованием периферийной техники.

Одним из важнейших принципов таблично-автоматизированной формы учета является использование запросного режима с целью получения сведений по соответствующим позициям бухгалтерского учета. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После его ввода в ЭВМ необходимая информация либо выдается на печатающее устройство в табличной форме, либо выводится на терминал.

Основными достоинствами таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

– применение периферийной техники на местах возникновения информации;

– применение переменной и постоянной информации;

– автоматизация ведения и выдачи ведомостей;

– автоматизация контроля и расчета информации;

– использование информации, создаваемой в других подсистемах АСУП;

– комплексность автоматизации бухгалтерского учета;

– быстродействие выполняемых учетных работ, регламентное формирование и получение информации;

– незначительный процент подготовки и получения входной информации.

– Основными недостатками данной формы учета являются:

– оторванность вычислительной техники и вычислительных ресурсов от бухгалтерского аппарата;

– сложность оперативного взаимодействия всех служб по принятию управленческих решений;

– высокая стоимость вычислительных носителей и большие затраты по их использованию.

Современные технические средства, применяемые для автоматизированного бухгалтерского учета, позволяют по-новому подойти к формированию учетной информации, снизить трудоемкость ее обработки, повысить оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации.

Применение в учетном процессе диалоговых режимов обобщения и выдачи учетной информации является одним из принципиальных свойств новых систем бухгалтерского учета. Поэтому здесь вполне уместно название – диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. При этом любые данные могут отражаться в учете сразу же после их ввода в информационную базу данных.

Систематизация в обобщение учетных и аналитических данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отражается в выходных данных учета, контроля и аудита. Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основании одной и той же информации.

Диалогово-автоматизированная форма предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в запросном (интерактивном) режимах. При использовании запросного режима повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончании. При этом объем регламентно-выдаваемой пользователям информации значительно сокращается и ограничивается только данными, необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. При желании можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата показателя с указанием всей входной информации и порядка проведенных в машине расчетов.

При диалогово-автоматизированной форме бухгалтерского учета выдача информации пользователям предусматривается не только в виде печатных документов, но и на экран дисплея. В значительной степени автоматизируется контроль ведения учета, что способствует повышению достоверности и правильности учетных данных. На бухгалтерский аппарат при этом возлагается обязанность контролировать выполнение указанных работ. Бухгалтера при необходимости могут проверить показатели, отраженные в выходных учетных документах. При контроле и аудите бухгалтерского учета обеспечивается связь между данными аналитического и синтетического учета и первичной оправдательной документацией.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет обеспечить ограниченный доступ, как кпервичной, так и систематизированной информации путем ведения паролей секретности, проверки полномочий на доступ к информации, обнаружения и недопущения несанкционированного доступа к информации, хранящейся на машинных носителях.

На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета имеет следующие характерные особенности:

– автоматизированная фиксация всей учетной информации на машинных носителях;

– автоматизация документирования;

– систематизация обобщения и отображения данных бухгалтерского учета;

– выполнение задач бухгалтерского учета, как в диалоговом режиме, так и при необходимости – в регламентном режиме;

– отображение выходных данных не только в виде печатных документов, но и в виде видеограмм на экране дисплея;

– обеспечение по запросу пользователя расшифровки любого полученного показателя с указанием порядка проведенных расчетов и всей исходной информации;

– автоматизированный контроль выходной информации;

– обеспечение сохранности, обнаружение и недопущение несанкционированного доступа к учетной информации, хранимой на машинных носителях;

– наличие средств, позволяющих обобщить и отобразить хранящуюся в памяти машины учетную информацию в виде, не предусмотренном формой бухгалтерского учета;

– возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций;

– организация оперативного управления финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами предприятия;

– осуществление анализа данных по мере их ввода. В настоящее время диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета получает все большее внедрение на предприятиях, а в дальнейшем она станет одной из главных форм бухгалтерского учета.