Документальное отражение поступления основных средств

Для целей бухгалтерского учета организация должна использовать при документировании операций с основными средствами формы первичной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Если для учета конкретной хозяйственной операции первичный документ вышеназванным Постановлением Госкомстата России не предусмотрен, то организация может самостоятельно разработать такую форму, используя обязательный набор реквизитов.

Утвержденные формы могут быть изменены в соответствии с требованиями учета конкретной организации. Для этого организации по своему усмотрению могут вводить в формы дополнительные данные, в то время как удалять из унифицированных форм ненужные организации реквизиты нельзя (основание - Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 №20). Документы могут заполняться как вручную, так и в машинном виде.

Для целей налогового учета основных средств организации могут использовать данные, содержащиеся в первичных учетных документах, а также в регистрах бухгалтерского учета. Для совмещения бухгалтерского и налогового учетов можно ввести в утвержденные формы реквизиты для налогового учета, что, несомненно, упростит работу бухгалтера. Если организация использует автономную систему налогового учета, то в соответствии со ст. 313 НК РФ она должна использовать самостоятельные регистры налогового учета.

Унифицированные формы учета основных средств утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». В организации ООО «Орризон Рус» используют следующие формы документов:

1. акт о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) №ОС-1;

2. акт о приемке-передаче здания (сооружения) №ОС-1а;

3. акт о приемке-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) №ОС-1б;

4. инвентарная карточка учета объекта основных средств №ОС-6;

5. инвентарная карточка группового учета объектов основных средств №ОС-6а;

6. инвентарная книга учета объектов основных средств №ОС-6б;

7. акт о приемке (поступлении) оборудования №ОС-14.

При поступлении основных средств в ООО «Орризон Рус» создается приемочная комиссия, в которую входят руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за сохранность поступающего основного средства.

В ООО «Орризон Рус» если основное средство полностью готово к эксплуатации, то оно принимается к бухгалтерскому учету на основе одного из следующих документов:

1. Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1) применяется для приемки основных средств, кроме зданий, сооружений;

2. Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а) применяется только для приемки зданий и сооружений;

3. Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма №ОС-1б) применяется для приемки групп однотипных основных средств (кроме зданий, сооружений), поступивших в одном месяце.

4. Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1), акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а), акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б) применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;

путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Акты приема-передачи составляются не менее чем в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии. Первый экземпляр остается у организации-получателя, а второй передается организации-сдатчику.

В любой из документов по форме №ОС-1 заносятся в обязательном порядке следующие реквизиты:

1. полное наименование объекта согласно технической документации;

2. название организации-изготовителя;

3. место приемки;

4. первоначальная стоимость основного средства на дату принятия его к бухгалтерскому учету (при наличии соответствующей графы - и в налоговом учете);

5. срок полезного использования;

6. способ начисления амортизации и другие данные.

После подписания акты приема-передачи передаются в бухгалтерию ООО «Орризон Рус» вместе со всей технической документацией; они являются основанием для постановки на учет основного средства и ввода его в эксплуатацию (Приложение 2).

Отсутствие актов приема-передачи может явиться причиной для отказа в признании расходов, связанных с эксплуатацией и техническим обслуживанием основных средств, а также в начислении амортизации при налогообложении прибыли.

Данные актов о приеме-передаче объектов основных средств заносятся бухгалтером в инвентарные карточки учета основных средств формы №ОС-6 (№ОС-6а, №ОС-6б).

Инвентарная карточка учета основных средств (форма №ОС-6) является основным аналитическим регистром учета основных средств. Карточка составляется на каждый объект или группу основных средств при их постановке на учет по одной из следующих форм:

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма №ОС-6) заполняется на отдельный поступивший объект основных средств (Приложение 3);

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а) заполняется при приеме группы однородных объектов основных средств;

Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б) применяется для учета объектов основных средств на малых предприятиях.

Эти формы заполняются на основе актов приема-передачи по формам №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б бухгалтерией ООО «Орризон Рус» и удостоверяют факт ввода основного средства в эксплуатацию.

В карточки заносят в числе прочих реквизитов следующие сведения по поступившему основному средству: инвентарный номер; первоначальная стоимость для целей бухгалтерского учета (при введении дополнительной графы - и для налогового учета); срок полезного использования для бухгалтерского (налогового) учета; способ начисления амортизации в бухгалтерском (налоговом) учете и др.

Кроме того, в инвентарную карточку заносится информация о внутреннем перемещении, ремонте, модернизации объекта основных средств и т.п., а при его выбытии - причины выбытия, дата списания с учета, сумма начисленной амортизации, номера актов о списании объектов основных средств.

На оборотной стороне карточки указывается техническая характеристика объекта.

Карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии.

Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14) заполняется в ООО «Орризон Рус» при поступлении на склад оборудования, которое требует монтажа. Форма №ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемочной комиссией на основании внешнего осмотра и при отсутствии в поступившем оборудовании дефектов.

В акте о приеме (поступлении) оборудования наряду с другими данными указываются тип, марка оборудования, способ его доставки, а также вид упаковки, масса груза, количество мест и т.д.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии ООО «Орризон Рус» входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма №ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам №ОС-1 или №ОС-1б.

В зависимости от вида поступления объекта основных средств бухгалтеру рассматриваемой организации необходимы дополнительные первичные учетные документы, подтверждающие факт получения основных средств.

При приобретении объектов основных средств за плату организация должна иметь следующие документы:

1. акт о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б);

2. инвентарная карточка учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б);

3. счет, товарная накладная и счет-фактура, выставленные поставщиком основных средств;

4. счета и счета-фактуры, выставленные подрядными, транспортными и иными организациями в качестве подтверждения расходов по приобретению (созданию, строительству) основного средства;

5. платежно-расчетные документы по оплате приобретенного основного средства и дополнительных расходов, связанных с приобретением основного средства.

Продавец основного средства должен предъявить счет-фактуру, по которой покупатель предъявляет НДС к вычету, если данное предусмотрено законодательством РФ. Товарная накладная подтверждает расход на приобретение основных средств, товаров, работ, услуг в целях исчисления налога на прибыль. При отсутствии товарной накладной по форме №Торг-12 расходы не будут признаны произведенными, а расходы по амортизации поступившего объекта основного средства не будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В ООО «Орризон Рус» при импорте объектов основных средств бухгалтер принимает их на учет на основании следующих документов:

1. договор купли-продажи (контракт) с иностранным поставщиком;

2. грузовая таможенная декларация (ГТД), удостоверяющая факт ввоза имущества на территорию Российской Федерации;

3. акт о приеме-передаче объекта основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б);

4. инвентарная карточка на объект основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б);

5. счета (инвойсы) и счета-фактуры, выставленные транспортными организациями в качестве подтверждения расходов по перевозке, и др.

При передаче (получении) основных средств в счет вклада в уставный капитал должен быть сформирован пакет из следующих документов:

1. учредительный договор;

2. перечень передаваемых объектов основных средств;

3. копии инвентарных карточек (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б) по объектам основных средств, бывшим в эксплуатации;

4. техническая документация по передаваемым объектам;

5. акт независимого оценщика об оценке основных средств (при необходимости);

6. акты о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б);

7. счета и счета-фактуры, подтверждающие дополнительные расходы, связанные с получением основных средств в качестве вклада в уставный капитал.

При получении объектов основных средств безвозмездно, ООО «Орризон Рус» необходимо подтвердить получение следующими документами:

1. договор дарения;

2. акт о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б);

3. инвентарная карточка на объект основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б);

4. техническая документация по полученным объектам;

5. акт независимого оценщика об оценке основных средств (если были использованы его услуги);

6. платежно-расчетные документы, подтверждающих расходы, связанные с безвозмездным получением основных средств.

Поступление основных средств по договору мены и принятие их к учету подтверждаются следующими документами:

1. договором мены;

2. актом о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б);

3. копиями инвентарных карточек (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б) по объектам основных средств, бывшим в эксплуатации;

4. товарная накладная и счетом-фактурой, выставленными поставщиком основных средств.

Таким образом, организация ООО «Орризон Рус» использует унифицированные формы первичных учетных документов. Однако стоит отметить, что перечень используемых в организации первичных документов по учету поступления объектов основных средств не утвержден учетной политикой. Организации рекомендуется устранить данное упущение во избежание возникновения спорных ситуаций с контролирующими органами в части признания первоначальной стоимости основных средств, даты принятия основных средств к учету и установления срока полезного использования. Первичные документы должны быть подписаны уполномоченным лицом, для чего в организации ежегодно утверждается материально ответственное лицо и состав комиссии по приему и инвентаризации основных средств.