Бухгалтерский учет необоротных активов должен обеспечить правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступления основных средств и нематериальных активов, их перемещение внутри предприятия, выбытие с предприятия и предоставить достаточные данные для осуществления контроля за сохранностью и правильным использованием каждого объекта необоротных активов.
Поступление необоротных активов на предприятие сопровождается открытием инвентарных карточек их учета, присвоением им инвентарных номеров и проведением необходимых записей в регистрах аналитического учета.
Инвентарный объект – полностью укомплектованный пригодный к
использованию объект, которому присвоен инвентарный номер и который закреплен за материально-ответственным лицом.
Инвентарные карточки (Приложение №8 и Приложение №9) являются регистром аналитического учета необоротных активов. В карточках указывается название объекта, его инвентарный номер и первоначальная стоимость, краткая техническая характеристика и место эксплуатации объекта. Из инвентарных карточек создается картотека.
|
|
Заведенная инвентарная карточка регистрируется бухгалтером в «Описи инвентарных карточек». В Керченском морском торговом порту «Описи инвентарных карточек» не ведут, а регистрируют инвентарные карточки в “Книга регистрации инвентарных карточек основных средств” (Приложение № 10) в ручную. Закрепление объекта за материально-ответственным лицом производится в «Списке объектов по месту эксплуатации», который ведется в двух экземплярах.
В целях сохранности каждый инвентарный объект нумеруется по порядково- серийной системе, т.е. ему присваивается инвентарный номер, который наносится несмываемой краской. Он проставляется во всех документах, которыми оформляется движение этого объекта в течение всего срока службы объекта на данном предприятии.
Приемка в эксплуатацию необоротных активов осуществляется комиссией, назначенной приказом или распоряжением руководителя предприятия. На предприятии создается постоянно действующая комиссия в составе главного механика, специалиста по строительству, инженера по технике безопасности, бухгалтера, работника, которому сдают под ответственность объект основных средств, или других лиц. Состав комиссии, составляющей акт, определяется в приказе об учетной политике предприятия или утверждается отдельным распоряжением руководителя.
Ввод в действие объектов необоротных активов а также их покупку комиссия оформляет актом приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (НА) по форме № ОС-1 (Приложение №10), который используется для:
|
|
- зачисления в состав необоротных активов отдельных объектов;
- учета введения необоротных активов в эксплуатацию;
- оформления внутреннего перемещения необоротных активов из одного подразделения (цеха, отдела, участка) в другое;
- исключения объектов из состава необоротных активов при передаче другому предприятию (организации) – как при продаже (обмене), так и при безвозмездной передаче.
Акт утверждает руководитель предприятия. Каждый объект зачисляется в состав необоротных активов по отдельному акту. Исключение может быть сделано при учете инвентаря, инструментов, оборудования и подобных объектов, если они однотипны, имеют одинаковую стоимость и принимаются в одном календарном месяце. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, где на его основании делается запись в инвентарной карточке формы ОС-6 (Приложение №8 и 9). К акту прилагается необходимая техническая документация, которая впоследствии передается з один из отделов (в бухгалтерии не хранится).
При приемке основных средств и нематериальных активов акт составляется в одном экземпляре, при передаче другому предприятию – в двух (для обоих предприятий), при передаче другому подразделению – также в двух (на основании второго экземпляра акта работник, передающий объект основных средств, делает соответствующую запись в инвентарном списке ОС-9).
Акт является единственным первичным бухгалтерским документом, в котором указывается состав комиссии, дается подробная характеристика объекта, источник приобретения (сооружения), год постройки или выпуска заводом, дата ввода в эксплуатацию, краткая техническая характеристика, результаты испытания, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии. Указывают также, кто принял необходимые сведения для начисления износа.
В случае поступления на предприятие необоротных активов, бывших в эксплуатации, в акте приемки-передачи указывают суммы износа. Акты хранятся в течение всего срока эксплуатации объекта и в течение трех лет и одного месяца после списания объекта с учета при условии, что за этот период была проведена документальная ревизия.
Также поступление и выбытие необоротных активов оформляется такими документами как:
1. Приходная накладная
2. Расходная накладная
3. Счет-фактура
На основании выше указанных документов выписывают налоговую накладную. Пример представлен в приложении №18-23
Ввод в действие некоторых объектов требует составления специальных актов государственной приемки. В этих случаях акты по форме № ОС-1 не составляют.
Приемка законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений и увеличивающих его балансовую стоимость, оформляется актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов форма № ОС-2 (Приложение №12 и 13). Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет другое предприятие, акт составляют в двух экземплярах. Второй экземпляр передают предприятию, производившему капитальный ремонт, реконструкцию, модернизацию. Бухгалтерия на основании этих документов открывает инвентарную карточку, присваивает объекту порядковый номер, который затем проставляется в акте приемки-передачи.
При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений предприятия, по которым затраты (издержки) учитываются отдельно, следует открыть наряду с общей инвентарной карточкой на объект (здание) в целом также справочные инвентарные карточки с пометкой «Для начисления амортизации» отдельно по каждому направлению затрат в соответствии с утвержденным распределением площади и балансовой стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.
|
|
Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту, после открытия на него инвентарной карточки (записи в книгу) в бухгалтерии не хранится, а передается под расписку в соответствующее подразделение предприятия. Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях форма № ОС-7 (Приложение № 10), которые ведутся бухгалтерией (в одном экземпляре) по классификационным группам (видам) объектов основных средств.
Учет необоротных активов по месту их нахождения (эксплуатации, хранения) ведется в инвентарном списке (форма № ОС-9) у лиц, ответственных за их сохранность. Предприятиям разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках, которые в этом случае выписываются бухгалтерией в двух экземплярах (второй экземпляр передается по месту нахождения объекта). При перемещении объекта второй экземпляр вместе с накладной на перемещение (форма № ОС-1) передается по новому месту нахождения. Накладная на внутреннее перемещение необоротных активов из одного подразделения в другое составляется в двух экземплярах работником подразделения-сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у подразделения-сдатчика. Аналогичная накладная выписывается при передаче основных средств в эксплуатацию из запаса.
Если в ходе перемещения необоротных активов производится разборка его фундамента или какой-либо части объекта, или демонтаж всего объекта, это оформляют актом на списания форма № ОС-3 (Приложение № 14). Расходы на новом месте в этом случае производятся за счет средств финансирования капитальных вложений и прибавляются к балансовой стоимости объекта.
При безвозмездной передаче основных средств другому предприятию, продаже другим организациям на каждый инвентарный объект составляется акт по форме № ОС-1 (Приложение №11). Отпуск необоротных активов в порядке реализации оформляется товарно-транспортной накладной (счет-фактурой), в которой бухгалтерией будет указана первоначальная или восстановительная стоимость объекта, начисленный за время эксплуатации износ, отпускная цена, НДС и др. В необходимых случаях к ней может быть приложена имеющаяся на предприятии техническая и прочая документация.
|
|
Для списания пришедших в негодность необоротных активов (ОС и НА), как и для их приёмки, создают специальную комиссию. На предъявленный к списанию объект комиссия составляет акт на списание необоротных активов (ОС и НА) форма № ОС-3 (Приложение №14), а при списании грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа – акт на списание автотранспортных средств форма № ОС-4 (Приложение № 15). В акте указываются: наименование объекта, его инвентарный номер, дата ввода в эксплуатацию, место эксплуатации, первоначальная стоимость, сумма начисленного износа за период эксплуатации, обоснование необходимости списания с баланса. В нем также определяются затраты по ликвидации объекта и стоимость материалов, которые должны быть оприходованы после осуществления операции. В акте делают и расчет результатов ликвидации.
При составлении акта на списание автотранспортных средств указывается пробег автомобиля, а при списании основных средств, выбывших вследствие аварии, к акту прилагается копия акта об аварии, а также объясняются причины, вызвавшие аварию, и указываются меры, принятые относительно виновных лиц.
Акт на списание составляется в двух экземплярах. После утверждения руководителем предприятия первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица и служит основанием для сдачи на склад полученных в результате ликвидации объекта материалов.
Для получения аналитических данных о наличии и движении необоротных активов по их классификационным признакам в бухгалтерии по итоговым данным записей за отчетный месяц в инвентарных карточках (книгах) заполняется карточка учета движения необоротных активов (ОС и НА) по форме № ОС-8
Инвентарные карточки заполняются на основании следующих первичных документов по учету движения необоротных активов:
- ОС-1 «Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств и нематериальных активов»;
- ОС-2 «Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов»;
- ОС-3 «Акт списания необоротных активов (ОС и НА)» (карточка изымается);
- ОС-4 «Акт списания автотранспортных средств» (карточка изымается).
На основании инвентарных карточек заполняются следующие регистры учета:
- ОС-7 «Опись инвентарных карточек по учету основных средств (нематериальных активов)»;
- ОС-8 «Карточка учета движения основных средств (нематериальных активов)» (заполняется в конце месяца);
- ОС-9 «Инвентарный список основных средств (нематериальных активов)» (кроме случая внутреннего перемещения ОС).
Форма ОС-8 «Карточка учета движения необоротных активов (ОС и НА)», используется при ручной обработке учетной информации для учета движения основных средств и нематериальных активов по классификационным группам. Ее открывают в бухгалтерии в одном экземпляре и заполняют в конце месяца на основании:
- ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»;
- ОС-14 «Расчет амортизации основных средств для промышленных предприятий)»;
- ОС-15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)»;
- ОС-16 «Расчет амортизации автотранспорта».
По данным карточки составляют оборотную ведомость движения необоротных активов (Приложение №16 и Приложение №17), итоги которой, сверенные с данными синтетического учета, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.
На принятые в аренду отдельные объекты необоротных активов инвентарные карточки не открываются. Регистром аналитического учета у арендатора является полученная от арендодателя копия инвентарной карточки, которая хранится в бухгалтерии арендатора отдельно.
На предприятиях с небольшим количеством инвентарных объектов учет необоротных активов может быть организован в инвентарной книге или ведомости.
Формы ОС-14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий)», ОС-15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)», ОС-16 «Расчет амортизации автотранспорта» используются для расчета амортизации основных средств. Они несколько громоздки, однако являются едиными реестрами для расчета амортизации при любой форме ведения бухгалтерского учета при ручной обработке информации. Эти формы заполняются на основании инвентарных карточек формы ОС-6 с учетом изменений, внесенных актом формы ОС-2 приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов. На основании расчетов заполняются карточки учета формы ОС-8 движения необоротных активов (в конце месяца).
Что касается нематериального актива, то создание нематериального актива оформляют “Актом введения в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма №НА-1, утвержденная Приказом Министерства финансов Украины от 22.11.2004 г. № 732)”.
Акт введения в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов применяется предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности для оформления операций по введению в хозяйственный оборот и использованию отдельных приобретенных (созданных) объектов права интеллектуальной собственности.
При оформлении введения в хозяйственный оборот объектов права интеллектуальной собственности акт составляет в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочная комиссия, назначенная приказом собственника или уполномоченного органа, осуществляющего руководство предприятием. При этом в графе «Наименования и номер документа, подтверждающего имущественные права на объект права интеллектуальной собственности» указывается номер патента (декларационного патента) на изобретение, декларационного патента на полезную модель, патента на промышленный образец, номер свидетельства на знак для товаров и услуг, номер авторского свидетельства и т. п.