Система закупки товаров

 

Характеристика основных поставщиков, объемы их поставок. В каждом отделе павильона «Дом Одежды и Обуви» есть свои поставщики, для каждой секции в зависимости от спецификации товара. Основными поставщиками являются:

- Производитель и поставщик: ЗАО «Зарница» (г.Москва)

- Производитель: ООО «Шик» (С.-Петербург)

- Поставщик: ИП Роменский(г. Москва)

- Производитель: фирма «Texmod GmbH I.G.»(Германия)

- Поставщик: ООО «Омега» (г.Москва)

- Производитель и поставщик: ЗАО «Рэмтрейд» (г.Москва)

- Поставщик: ООО «Северный Торговый Дом» (г.Москва)

Фирма «Carla Buti Srl», Via g.di Vittorio 40, 50053 Terrafino Empoli (FI), (Италия)

- ООО «Форсайт» (г.Москва)

- Поставщик: ООО «Скандимода» (г.Москва)

- Производитель: ООО «Жани Лоран» (г.С.-Петербург)

- Поставщик: ООО «Альфа» (г.С.-Петербург)

и другие.

Таблица 3. Доля основных поставщиков в общем объеме поставок

Поставщик	Поставки 2007года в руб.	% в общем объеме
ООО «Омега»	98.000	28%
ООО «Скандимода»	255.000	37%
ООО «Богарт В»	145.000	21%
ООО «Люжен»	98.000	14%
Итого:	696.000	100%

 

В таблице 3 приводятся основные характеристики поставщиков и объемов поставок.

В основном, ассортимент пушно-меховых изделий от поставщика ООО «Скандимода» пользуется успешной реализацией в магазина “Меха”. А у поставщика ООО «Люжен» практически совершено отсутствует ассортимент женских пушно-меховых изделий, что и приводит к низким закупкам этой продукции и не очень хорошей реализации. Конечно, необходимо изучить спрос на мужские пушно-меховые изделия, хотя, на мой взгляд, производство их будет неоправданно, так как это достаточно экстравагантная одежда и не многие мужчины решаться носить ее и поэтому мужские пушно-меховые изделия не пользуются особой популярностью, хотя сейчас особенно модны.

При определении частоты завоза товаров и размера поставки исходят из среднедневного объема продажи, размеров установленных неснижаемых товарных запасов и других факторов, что позволяет обеспечить стабильность ассортимента и бесперебойную продажу товаров до их следующего завоза.

Процедура подсортировки товара у местных поставщиков. Решение по подсортировке товара принимает заведующий секцией.

Необходимость подсортировки могут инициировать специалисты Департамента маркетинга и Департамента закупки.

В установленный день заведующий секцией на основании фактического остатка в торговом зале (при отсутствии товара на складе), составляют заказ, и передает менеджеру по закупке.

Менеджер Департамента закупок или заведующий секцией (по согласованию) выезжают для отбора на склад поставщика или передают согласованный заказ по телефону, факсу.

Ответственность за соответствие, качество, продажу товара несут вышеуказанные специалисты, принявшие решение о закупке товара.

Процедура формирования закупки. Менеджер по закупке готовит на базе формы № 1(«Плановый заказ на закупку») форму №2 («Программа закупки на период) для руководителя группы Департамента закупки.

В форму № 2 вносятся как данные из формы № 1, так и дополнительные данные:

Данные формы №1:

· Товарная группа.

· Планируемая сумма закупки (по поставщикам).

· Поставщики.

· Форма оплаты (предоплата, отсрочка платежа, реализация).

В форму № 2 вносятся как данные из формы № 1, так и дополнительные данные:

· План товарооборота на месяц.

· Остаток товара в рублях.

· Кредиторская задолженность.

· Общая сумма платежей по «сброшенным счетам».

· Общая сумма платежей (в Москве).

· Вид заказываемого транспорта.

Заполненная форма № 2 сдается менеджером по закупке руководителю своей группы.

Руководитель группы, получив от своих менеджеров заполненных формы № 2, обобщает их и фиксирует обобщенные данные в форму № 3 («Свободная программа закупки по ЦФО»).

Руководитель группы сдает руководителю департамента форму № 3 («Сводная программа закупки на период с ____ по _____»), полученные менеджером по закупке.

Процедура формирования планового заказа на закупку товара.

Разработанный график закупок на основе финансовой потребности 3-го числа каждого месяца Департамент закупок передает в Департамент маркетинга.

Согласно графику закупок формируется заказ на закупку товара.

Место проведения процедуры – Департамент продаж.

Участниками процедуры являются:

· Заведующие секциями.

· Менеджер по закупке.

· Маркетолог-планировщик.

· Маркетолог-исследователь.

Еженедельно происходит обмен документами участников процедуры:

Департамент маркетинга представляет Департаменту закупок и зав.секциями данные по ассортименту, количеству, сумме закупки, ценовому диапазону в розничных ценах (форма № 1).

Заведующие секциями представляют Департаменту маркетинга и закупок результат анализа книги нереализованного спроса.

Участники процедуры принимают решение по закупке путем согласования своих позиций в ходе обмена информацией.

Согласованные решения заносятся в форму № 1 «Плановый заказ на закупку товара».

Содержанием процесса принятия решений по каждому блоку формы является обсуждение рассогласований в позициях участников.

Решение принимается путем голосования, простым большинством голосов.

В ходе выполнения процедуры последовательность выступлений участников такова:

а) маркетолог – планировщик (с анализом прошедшего периода продаж, предложениями по плану закупок и предложениями по продажному ценовому диапазону);

б) маркетолог – исследователь (с информацией по изменению рыночных тенденций (конкуренты, покупатели, поставщики), с предложениями по новым поставщикам, новым товарам, новым услугам);

в) заведующие секциями (с экспертной оценкой ситуации в своих магазинах и данных журнала нереализованного спроса);

г) менеджер по закупке (с предложениями по поставщикам, информацией об их условиях).

В случае, если мнение кого-либо из участников процедуры не совпадает с мнением большинства, его «особая позиция» оформляется документом «Особое мнение», которое является приложением к форме «Плановый заказ на закупку товара».

В документе «Особое мнение» указывается Ф.И.О. и должность обладателя особого мнения, вопросы, по которым он занял особую позицию и аргументы, которыми он обосновал свою позицию.

В случае, если не удалось согласовать позиция всех участников процедуры по какому-либо вопросу, право принятия окончательного решения принадлежит специалистам департамента маркетинга, с вытекающей отсюда ответственностью.

В случае, если решение специалистов департамента маркетинга оказалось ошибочным, при следующем проведении процедуры специалист департамента маркетинга представляет анализ причин ошибочного решения.

Заполненная форма печатается менеджером по закупке и распечатывается в количестве 2-х экземпляров в среду в первой половине дня.

Оба экземпляра формы подписываются участниками процедуры и утверждаются руководителем группы департамента маркетинга и руководителем группы департамента закупки в первой половине дня среды. Один экземпляр передается руководителю Департамента маркетинга, другой экземпляр руководителю Департамента закупок.

После фактического поступления товара в секцию и его оприходования специалист-планировщик Департамента маркетинга и ответственное лицо, производившее закупку, на основе приходных накладных из программы «Домино и визуального осмотра товара производят план-факт и фиксируют данные в графе «Плановая закупка» (соответствие).

Схема планового заказа на закупку товара представлена в Приложение К.

Процедура формирования заказа на контрактную закупку.

Контрактные закупки осуществляются 2 раза в год:

· Закупка на сезон «весна – лето» производится с начала августа (Москва, Германия, Италия) за полгода до начала сезона.

· Закупка на сезон «осень – зима» производится с начала января (Москва, Германия, Франция, Италия) за полгода до начала сезона.

Руководитель группы ЦФО-1 Департамента маркетинга составляет графики проведения выставок по данным информации в Интернете:

· В апреле месяце на сезон «Весна-лето» следующего года.

· В сентябре месяце на сезон «осень-зима» следующего года.

Руководитель группы ЦФО-1 Департамента маркетинга на основе анализа деятельности ТК, с одной стороны, и анализа графика выставок, с другой, формирует корпоративный график посещений выставок на полгода.

Подготовка и формирование заказа на контрактную закупку осуществляется:

· «Весна-лето» с 1 июня – 30 июля;

· «Осень – зима» с 1 декабря – 31 января.

Маркетолог – исследователь находит дополнительную информацию о представленных на выставках брэндах и стилевых направлениях, обрабатывает ее и структурирует по брэндам.

На основе проделанной работы маркетолог – планировщик составляет общий рейтинг брэндов, рекомендуемых для закупки с указанием резерва брэндов. К рейтингу составляется аналитический комментарий и предложения по бюджету закупки.

Подготовленные маркетологом-планировщиком документы согласовываются с зам. ген. директора по стратегическому планированию и развитию, руководителем ЦФО-1, директором Торгового комплекса, руководителями и специалистами департаментов маркетинга и закупки.

Согласованный план закупки утверждается у генерального директора заместителем генерального директора по стратегическому планированию и развитию и руководителем ЦФО-1.

Согласованный план закупки является основой формирования графика работы закупочной группы на выставке.

Предварительный график работы закупочной группы на выставке формируется менеджерами департамента закупки.

Менеджер департамента закупки созванивается с московским представительством и согласовывает с ним Термин в графике работы на выставке.

Процедура работы на выставке – продаже.

1. Участниками процедуры являются:

· От Департамента маркетинга – маркетолог;

· ОТ Департамента закупок – менеджер по закупке.

2.  Подготовительный этап:

30-го числа каждого месяца руководители групп Департамента маркетинга и Департамента закупок совместно составляют график посещения выставок с указанием специалистов-участников выставок.

В этот же день (30-го числа каждого месяца) график передается специалистом Департамента маркетинга на утверждение зам.ген.директора по стратегическому планированию и развитию.

На основании утвержденного графика за 3 дня посещения выставки специалисты Департамента маркетинга и Департамента закупок предоставляют совместный план работы на выставке, согласованный с руководителями групп, на утверждение руководителям Департамента маркетинга и Департамента закупок.

Цели и задачи работы на выставке – продаже:

1. Департамент маркетинга: оценка выставки по ассортименту; оценка выставки по поставщикам.

2. Департамент закупок: оценка поставщиков; договорные условия (форма оплаты, система скидок, возможность обмена, возврата, работа с браком, полный пакет документов, доставка, рекламное сопровождение).

3. Критерии оценки:

· Ассортиментная политика;

· Ценовая политика.

4. Функции:

4.1. Департамент маркетинга:

· Определение производителя;

· Степень новизны ассортимента;

· Ценового диапазона.

4.2. Департамент закупок:

· Заключение договоров;

· Ознакомление с новым ассортиментом компаний, с которыми сотрудничаем;

· Отборка товара или заказ.

4.3. Критерии:

· Соответствие цена – качество;

· Соответствие тенденциям моды;

· Наличие хитов – сезона.

 Анализ договорной работы предприятия. Основные виды договоров, заключаемые на изучаемом предприятии:

- Договор комиссии. Согласно которому одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за определенное вознаграждение совершить одну (несколько) сделок от своего имени, но за свой счет (Приложение Л).

- Договор отсрочки платежа;

- Договор купли – продажи (предоплаты);

- Договор на реализацию товара;

- Договор коммерческой концессии. Согласно которому одна сторона (правообладатель) обязуется предоставить другой стороне (пользователю) за вознаграждение на срок или без указания срока право использовать в предпринимательской деятельности пользователя комплекс исключительных прав, принадлежащих правообладателю, в том числе право на фирменное наименование и (или) коммерческое обозначение правообладателя, на охраняемую коммерческую информацию, а также на другие предусмотренные договором объекты исключительных прав – товарный знак, знак обслуживания и т.д. В Торговом Центре примером использования договора франчайзинга (договора коммерческой концессии) является секция«Colours&Beauty» и торговый комплекс «Интер – спорт». Образец договора коммерческой концессии представлен в Приложении М.

Организация доставки и хранения товаров. Организация доставки товаров в Торговом Центре осуществляется транспортными компаниями:

- «Регион Экспресс»;

- «Деловые линии»;

- «Грузовоз».

Или транспортом поставщика, если это местный производитель. Осуществляют доставку согласно ГОСТ 19878-74 «Меховые, овчинно-шубные изделия, шкурки, части шкурок» транспортируют всеми видами транспорта. При транспортировке тара заполнена до полной вместимости. Также присутствует транспортная маркировка – по ГОСТ 14192 с нанесением манипуляционного знака «Беречь от влаги», а на ящиках из гофрокартона дополнительно проставлена предупредительная надпись «Верх»[18].

Хранение товара осуществляется непосредственно на предприятии, т.е. после доставки товара, продукция распределяется по подсобным помещениям, где происходит предтоварная подготовка. Согласно ГОСТ 19878-74 «Меха, меховые и овчинно-шубные изделия. Маркировка, упаковка, транспортирование, хранение» шкурки, меховые и овчинно-шубные изделия должны храниться в закрытых, чистых, вентилируемых, слабоосвещенных помещениях, защищенных от атмосферных осадков и почвенной влаги.

Шкурки, меховые и овчинно-шубные изделия, должны храниться при температуре 0 – плюс 8 *С и относительной влажности воздуха 40 % - 65 %. Допускается хранить их при температуре свыше минус 20 до плюс 30 *С и относительной влажности воздуха 40 % - 70% не более 6 мес. Меховые изделия должны храниться на расстоянии не менее 1 м от отопительных и нагревательных систем (приборов) [4].

В павильоне «Меха» согласно ГОСТ 19878-74 «Меха, меховые и овчинно-шубные изделия. Маркировка, упаковка, транспортирование, хранение» не соблюдаются не которые правила хранения:

- недостаточное освещение в помещениях хранения,

- температура хранения,

- влажность воздуха.