2020-01-14
168
Подготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям:
творческая часть; административная часть; работа со СМИ.
Организация специального события — это всегда трудоемкий и кропотливый процесс, требующий постоянного контроля и большого внимания к мелочам. Чтобы избежать возможных трудностей и уложиться в срок, специальное мероприятие, как правило, начинают готовить за три месяца до его начала.
Творческая часть
Большая часть творческой работы ложится на специалиста по связям с общественностью при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.
Административная часть
Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку. В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:
|
|
|
· I проконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места: площадку для сцены, декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер; места для музыкантов, баннеров и т.д.;
· проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.;
· составить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две-три недели) приглашений;
· заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашенными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков;
· проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции.
|
|
|
Работа со СМИ
Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа:
1.Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события.
2.Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие.
3.Работа по совместной подготовке иконтроль за выходом материалов.
Специалисту по связям с общественностью необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, так как это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена ввыгодном свете. Именно поэтому при организации специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы. Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.
При проведении специального мероприятия необходимо выделить специальное место, где пресса могла бы получить доступ к подготовленной информации (например, пресс-центр, отдельная комната, стол и т.п.). Важно создать все условия для работы представителей СМИ — обеспечить журналистов телефоном, факсом, компьютером и т.д. Наличие такого пресс-центра позволит специалисту по связям с общественностью проконтролировать всю работу с представителями СМИ: от отметки в листе аккредитации до получения пресс-кита и других документов, полиграфической и сувенирной продукции. В случае заинтересованности представителей СМИ в пресс-центре можно организовывать интервью с сотрудниками компании или договориться о дополнительных встречах для более полного освещения темы. Последующая работа с представителями СМИ сводится к уточнению сроков выхода материалов, пресс-клиппингу и предоставлению недостающей информации. Важно также провести работу с теми журналистами, которые аккредитовались, но по определенным причинам не смогли присутствовать. Вполне возможно, что указанных представителей СМИ все еще интересует тематика специального мероприятия и они хотели бы получить материалы по его итогам. Соответственно подготовка такого материала ложится на специалиста по связям с общественностью. Значительно повысить эффективность специального мероприятия может присутствие на нем известной личности. Однако перед тем как выбрать наиболее подходящую для этого фигуру, необходимо проанализировать цели мероприятия, предполагаемую атмосферу его проведения и аудиторию. Если выбор сделан правильно, то о событии будут долго говорить и после его окончания. Кроме того, появляется возможность увеличить количество публикаций, так как круг заинтересованных в освещении СМИ значительно расширится. С приглашенной «звездой» также необходимо провести подготовительную работу: вместе проработать сценарий, определить форму одежды, написать речь, выяснить некоторые другие подробности ее участия в мероприятии. Во время специального мероприятия рядом со «звездой» следует находиться кому-то из сотрудников компании, чтобы в случае необходимости оказать требуемую помощь в работе.
|
|
|
Специалисты по связям с общественностью довольно часто прибегают к организации специальных мероприятий. Это вызвано не только желанием привлечь внимание общественности, но и тем, что у компании появляется важное и вполне контролируемое средство распространения информации. Среди специальных мероприятий наибольшей популярностью у PR-технологов пользуются:
· круглые столы и семинары;
· выставки, экспозиции;
· презентации;
· церемонии открытия;
· приемы;
· дни открытых дверей.
Спонсоринг
В практической работе специалиста по связям с общественностью существенное место занимает организация крупных мероприятий и различных акций, цель которых — воздействовать сразу на несколько целевых аудиторий (СМИ, потребители, лидеры мнений и др.). В организации таких крупных событий определяющую роль играет либо поиск средств на проведение акции, либо поиск подходящей акции или мероприятия для продвижения брэнда и укрепления контактов приоритетными целевыми аудиториями. Поэтому особое место в PR занимает тема спонсорства.
Каждая крупная компания ежедневно сталкивается с предложениями стать спонсором того или иного мероприятия. В красиво оформленных презентационных материалах подробно описываются возможности, которые получит спонсор, участвуя в предлагаемой акции. Бывает, что организатор обещает спонсору упоминание в ведущих СМИ и другие заманчивые вещи. Однако практика показывает, что в большинстве случаев СМИ, рассказывая о событии, не упоминают спонсоров. Но это вовсе не означает, что спонсорство не является эффективным PR-инструментом. Все дело в том, как технологически подходить к выбору того или иного спонсорского проекта.
Целевые аудитории и спонсорский эффект
Спонсорский проект — это возможность донести до целевых аудиторий информацию о брэнде. Поэтому при выборе акции необходимо рассматривать спонсорский эффект по каждой целевой аудитории отдельно. Такими целевыми аудиториями являются:
|
|
|
· СМИ;
· конечные потребители;
· лидеры мнений;
· сотрудники организации.
СМИ
СМИ — это прямой путь ко всем остальным целевым аудиториям. В практике PR реальная отдача в СМИ от спонсорского проекта заключается в следующем:
■ Картинка — когда в поле зрения объективов видео- и фотокамер, снимающих действительно интересное событие, попадают логотипы, баннеры и другие наглядные носители необходимой информации. Поэтому приоритетное значение приобретает наличие договоренности о трансляции мероприятия по телевидению (вопросы расположения бан-неров и попадания их в кадр в этом случае являются предметом детальных переговоров). Если трансляции не предполагается, то необходимо спрогнозировать потенциальный интерес телевизионных программ к событию. Таким интересом традиционно пользуются регулярные мероприятия, например в области спорта (турниры, чемпионаты и др.), культуры (фестивали, гастроли и др.). В этом случае необходимо отдельно обговорить детали расположения спонсорской информации на площадке мероприятия. Естественно, размещать спонсорские материалы необходимо там, где происходят основные события. Сейчас существует набор стандартных предложений для спонсоров по размещению логотипов на крупных акциях. Например, на всех крупных мероприятиях существует специальная зона интервью. Она оформлена таким образом, чтобы во время интервью на заднем плане были отчетливо видны логотипы спонсоров.
I Звук. Возможность упоминания спонсора на мероприятии и попадания необходимой информации в трансляцию. Такая возможность должна оговариваться отдельно (хронометраж, определенный момент мероприятия и др.).
I Имя. При получении статуса «титульного спонсора» в название любого мероприятия интегрируется имя спонсора. Таким образом, все упоминания мероприятия автоматически обеспечивают упоминание спонсора, например: Кубок «Балтики», ITERA Кубок чемпионов Содружества. Этот путь является наиболее затратным, но он позволяет сделать участие в проекте спонсора наиболее заметным.
■ Акция для журналистов. Наименее затратная и наиболее прогрессивная возможность обратить внимание на участие спонсора в проекте появляется тогда, когда спонсор в рамках акции проводит отдельное интересное мероприятие для журналистов. Например, при спонсировании спортивного мероприятия в его рамках устраивается отдельный турнир на призы спонсора по этому виду спорта среди СМИ, аккредитованных на мероприятии. Это, возможно, и не обеспечит упоминание спонсора в СМИ, но в любом случае будет отмечено журналистами и создаст хорошую базу для построения благоприятных отношений в будущем.
Конечные потребители
При анализе спонсорского проекта с точки зрения конечного потребителя определяющее значение приобретает такое понятие, как «массовость» проекта, т.е. какое количество конечных потребителей продукции и услуг спонсора будет принимать участие в мероприятии. Логично, что предпочтение надо отдавать тем мероприятиям, в которых планируется участие большего количества конечных потребителей. Стоит обратить особое внимание на возможность взаимодействия с этой группой во время мероприятия (распространение информационных материалов, семплинги, конкурсы и розыгрыши от спонсора и др.).
Лидеры мнений
Лидеры мнений существенно влияют на остальные целевые аудитории, поэтому необходимо проработать список VIP, которые будут участвовать в проекте. Чем представительнее этот список, тем больше возможностей придать участию спонсора в проекте дополнительный вес й положительно повлиять на корпоративный имидж. Если мероприятие массовое, то необходимо рассмотреть возможность публичного вручения VIP-гостям сувениров от спонсора. Если спонсируемое мероприятие является камерным, например закрытый концерт западной звезды, то у спонсора появляется возможность пригласить на него тех лидеров мнений, положительного расположения которых спонсор хочет добиться.
Сотрудники организации
Не нужно забывать о возможности вовлечения сотрудников организации в проводимое мероприятие. Приглашение сотрудников на спонсируемое мероприятие, безусловно, будет способствовать укреплению корпоративного духа организации-спонсора.
При анализе возможного эффекта от того или иного проекта необходимо помнить следующее.
Эффект от спонсорства невозможно отобразить в точных цифрах роста продаж или роста индекса известности спонсора. Но спонсорские проекты создают необходимую атмосферу вокруг организации и подтверждают ее статус на рынке, а в некоторых случаях являются необходимым элементом корпоративной социальной ответственности.
Спонсорские проекты имеют разные эффекты для разных организаций. Поэтому при выборе мероприятия необходимо искать «свой» проект, эффект от которого будет максимальным.
бренд фирменный pr продвижение
