Анализ существующего положения

Постановка задачи

 

На некотором этапе развития компании руководство приняло решение о необходимости замены части программного обеспечения, применявшегося для автоматизации основных бизнес-процессов. И добавления автоматизации принятия заявок по телефону, СМС и через интернет.

 

Программная часть

 

Необходимо создать программное обеспечение позволяющее максимально быстро вводить поступающие заявки и данные о клиентах:

при открывании заявки автоматически подставлять дату следующего дня;

осуществлять поиск и подстановку клиента в заявку по номеру договора;

отображать в заявке всю информацию по клиенту (долги, сколько бутылей воды выпито, сколько залоговых бутылей);

автоматически подставлять маршрут на основании пяти предыдущих доставок;

сделать возможность выбора времени интервала доставок (09-11, 11-13, 13-15, 15-17, 17-19, 19-21);

осуществлять возможность приема экспресс заявок, и заявок день в день;

по каждому интервалу времени отображать загруженность маршрута;

возможность выбора номенклатуры в текущем окне заявки без открытия справочника;

в журнале заявок:

отображать заявки только указанного дня;

разделить заявки по интервалу времени, для лучшего восприятия выделить каждый интервал времени определенным цветом;

экспресс заявки помечать красным цветом и помещать вверх журнала;

отображать в виде бегущей строки информацию по каждому маршруту сколько бутылей воды заказано на данный момент;

отображать всю информацию по текущей заявке;

обрабатывать заявки предыдущего дня согласно ведомости (отказные заявки, долги клиентов, брак тары);

в справочнике клиентов:

осуществлять быстрый поиск;

возможность сортировки справочника по номеру договора, по наименованию клиента (Ф.И.О.);

клиентов в соответствии с типом выделять в списке определенным цветом;

в окне справочника выводить всю информацию по текущему клиенту;

возможность быстрого формирования истории доставок клиента;

для клиентов имеющих несколько точек доставок, сделать привязку к родительскому договору;

возможность устанавливать клиенту или группе клиентов персональную цену;

создать интерфейс программы максимально близкий к существующей системы;

вести учет залоговой и возвратной тары;

обеспечить выгрузки заявок определенных клиентов в программу 1С «Бухгалтерия», при выгрузке документов автоматически отправлять их на печать;

обеспечить формирование и печать всех документов, необходимых для водителя и экспедитора;

формировать гараж - список водителей и экспедиторов закрепленных за определенной машиной и определенным маршрутом;

вести учет по водителям и экспедиторам сколько воды было доставлено до клиента за месяц;

формировать зарплатную ведомость водителям и экспедиторам согласно количеству доставленной воды;

анализировать торговую деятельность предприятия, формировать отчеты.

Реализовать возможность автоматического занесения заявок из электронной почты (поступающие заявки из Интернет-магазина).

 

Аппаратная часть

 

Необходимо создать систему автоматического принятия заявок с помощью мини-АТС, модема, GSM-шлюза и программного обеспечения:

при занятости телефонной лини диспетчера переводить звонок на автоответчик;

принудительно переводить входящий звонок на автоответчик;

принимать данные о заявке в тональном режиме (№ договора, интервал времени доставки, количество бутылей);

реализовать возможность автоматической загрузки заявок в программу.

Реализовать систему принятие заявок посредством СМС и автоматического занесения заявок в систему. Уведомлять водителей и экспедиторов о смене заявок или экспресс заявок.

Анализ существующего положения

 

Современный рынок программного обеспечения предлагает множество решений предназначенных для предприятий по производству и доставке бутилированной питьевой воды.

Были рассмотрены некоторые существующие предложения на рынке, которые могли бы решить поставленные задачи.

Конфигурация «Водяной» системы «1С: Предприятие», предназначена для предприятий по производству и доставке очищенной питьевой воды. Она позволяет автоматизировать и оптимизировать работу отдела доставки.

Возможности программы:

развитые средства работы с информацией о клиентах

ведение планов и графиков доставки

бухгалтерский учет, отвечающий всем требованиям действующего законодательства

бесплатные обновления

консультации по электронной почте для зарегистрированных пользователей

легкость индивидуальной доработки.

Система «Доставка воды»

Программа позволяет вести:

Учет принятых заявок: максимально быстрый ввод поступающих заявок и данных о клиентах в условиях большого объема поступающих звонков, удобство ввода данных для диспетчера, быстрый поиск по картотеке клиентов;

Картотека клиентов и адресов доставок;

Автоматическое формирование маршрутного листа для водителя с разбивкой по районам, водителям, диапазону времени доставки, печать документов необходимых для водителя: накладная, товарный чек.

Определитель адреса клиента по входящему звонку, оператору остается только уточнить время доставки и количество

Анализ деятельности:

Анализ количества доставок и количества доставленной продукции.

Анализ количества за произвольный интервал времени, с группировкой по периодичности: год, месяц, квартал, день. В разрезе данных по клиенту, району или улице.

Анализ отказов от доставок за произвольный интервал времени.

Учет возвратной пустой тары, анализ потерь.

Реализована выгрузка данных в 1С Бухгалтерия 8.1 ред. 1.6

Программа «Ассистент: Доставка воды» предназначена для автоматизации работы компаний, занимающихся доставкой питьевой воды клиентам по заявкам.

Программа «Ассистент: Доставка воды» выполняет следующие функции:

ведение картотеки клиентов компании и истории их обслуживания;

учет заказов на доставку продукции в режиме реального времени и по графику;

автоматическое формирование необходимых документов;

анализ информации, накопленной в базе данных.

При помощи программы «Ассистент: Доставка воды» реализуются автоматизированные рабочие места диспетчера, кладовщика, кассира, руководителя торгового предприятия и т.п.

Все рабочие места работают с единой базой данных, поэтому введенная в систему информация становится немедленно доступной на всех рабочих местах, и возможна одновременная работа нескольких пользователей с одним документом.

Для реализации системы автоматического меню для принятия заявок рынок также насыщен данными продуктами. Существуют специальные платы встраиваемые в мини-АТС, и различные программные продукты как платные так и бесплатные например:IP-PBX - свободное решение компьютерной телефонии с открытым исходным кодом от компании Digium, первоначально разрабатываемое Марком Спенсером. Приложение работает на операционных системах Linux, FreeBSD, Solaris и Windows.

В настоящее время имеем следующее:

В данный момент установлена автоматизированная система состоящая из старой разработки по приему заявок на Delphi с подключенной базой данных FireBird.

Недостатки существующего положения:

1. Отсутствие нужных отчетов.

2. Отсутствие возможности доработки системы.

3. Необходимость выгрузки данных в несколько конфигураций 1С.

4. Медленная работа программы.

5. Частые сбои системы.

Анализируя системы автоматизации, предлагаемые на сегодняшний день на рынке программных продуктов, был сделан вывод о неполном соответствии данных систем специфике предприятия, также их дороговизны и ежегодной абонентской платы за обслуживание.

После проведения анализа существующих систем было принято решение разработать новую систему автоматизации. В качестве среды разработки была выбрана платформа 1С: Предприятие 7.7, основной причиной выбора данной платформы послужило желание заказчика, так как на предприятии работают конфигурации только 1С-7.7, и переходить на другую платформу в ближайшее время не ожидается. Эта платформа обладает полным набором инструментов, которые могут понадобиться при разработке системы автоматизации. К тому же, как среда разработки, она обладает рядом преимуществ перед другими:

наличие ряда структур для эффективного хранения и обработки больших объёмов информации;

в системе реализована возможность подключения внешних компонент;

возможность хранения информационной базы на сервере SQL;

низкие требования к техническим ресурсам персонального компьютера в режиме исполнения конфигурации;

наличие стандартных механизмов резервного копирования данных.

С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами и т.д.

Основной особенностью системы 1С: Предприятие является ее конфигурируемость. Собственно, система 1С: Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией платформа 1С: Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана с нуля.

Анализирую системы автоматического принятия заявок по телефону, выбор пал на бесплатный программный продукт Asterisk, решения выполняемые на специальных платах для мини-АТС были отброшены в связи с их дороговизной, и сложной настройки системы. Для реализации данной системы понадобится модем и грамотная настройка данного программного продукта.

Для автоматической загрузки заявок в систему, необходимо будет написать внешнюю обработку, позволяющую считывать данные из файла созданного программой Asterisk.

После проведения анализа систем документооборота по средствам электронной почты, был сделан вывод о не соответствии данных систем для реализации поставленной задачи, все эти системы огромны, в них много того что использоваться не будет, выбрав готовую систему ее в любом случае придется дорабатывать, так как загружаемый файл из электронной почты имеет специфические данные. Поэтому для организации системы автоматической загрузки заявок из электронной почты понадобятся библиотеки rom-mail.dll, DialMail.dll, соответственно необходимо будет написать обработку, которая будет запускать прием почты, извлекать из почты текстовый файл, анализировать его и создавать документы на основе этих данных.

Проведя анализ систем получения данных по СМС было решено реализовать данную подсистему с помощью обычного GSM-шлюза, шлюз позволяет реализовать все необходимые задачи:

·   принимать заказы от клиентов посредством СМС;

·   проводить массовые рассылки СМС клиентам;

·   уведомлять водителей и экспедиторов о экспресс заявках.

Для автоматической обработки данных поступивших по СМС и последующего занесения заявки в систему 1С необходимо будет написать внешнюю обработку.