2020-04-07
85
Конфликт интересов - это ситуация, когда возникает противоречие между личной заинтересованностью работника (представителя организации) и законными интересами организации, способное привести к причинению вреда правам, имуществу и (или) деловой репутации организации.
Конфликт интересов имеет множество различных форм. Типовые ситуации конфликта интересов приведены в приложении N 3 к Рекомендациям Минтруда.
Организации предлагается принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок выявления и урегулирования конфликтов интересов, возникающих в ходе выполнения работниками трудовых обязанностей.
Пример подобного ЛНА - положение о конфликте интересов, действие которого распространяется на всех работников организации.
В таком положении закрепляются принципы, заложенные в основу работы по управлению конфликтом интересов, в частности:
- обязательность раскрытия сведений о реальном или потенциальном конфликте интересов;
- индивидуальное рассмотрение и оценка репутационных рисков для организации при выявлении конфликта интересов и его урегулирование;
- конфиденциальность процессов раскрытия сведений о конфликте интересов и его урегулирования;
- соблюдение баланса интересов организации и работника при урегулировании конфликта;
- защита работника от преследования в связи с сообщением о конфликте интересов, который был своевременно раскрыт работником и урегулирован (предотвращен) организацией.
Процедура и виды раскрытия конфликта интересов также определяются локальным нормативным актом. Предоставлять сведения о конфликте интересов можно при приеме на работу, при назначении на новую должность, по мере возникновения ситуаций конфликта интересов. Раскрытие информации о конфликте интересов целесообразно делать в письменной форме.
Для организации весьма полезным станет ежегодное заполнение рядом работников декларации о конфликте интересов. Круг лиц, на которых должно распространяться правило о заполнении подобной декларации, определяет собственник или руководитель бизнес-структуры. Обычно под требование о заполнении декларации о конфликте интересов подпадают работники, связанные с высоким коррупционным риском.
Форма типовой декларации конфликта интересов приведена в приложении N 5 к Методическим рекомендациям.
Однако организация должна взять на себя обязательство о конфиденциальном рассмотрении представленных сведений и урегулирования конфликта интересов.
Лицом, ответственным за прием сведений о возникающих конфликтах интересов, может быть непосредственный начальник работника, сотрудник кадровой службы или лицо, ответственное за проведение антикоррупционных мероприятий.
Для оценки серьезности возникающих рисков и выбора наиболее подходящей формы урегулирования конфликта интересов поступившая информация о конфликте интересов подлежит тщательной проверке. Рассмотрение ситуации целесообразно проводить коллегиально, с участием работника, связанного с конфликтом интересов, его непосредственного начальника, юрисконсульта, представителя службы безопасности, топ-менеджеров компании.
По итогам анализа обстоятельств дела работодатель может прийти к выводу, что ситуация не является конфликтом интересов и, следовательно, не нуждается в специальных способах урегулирования. Если организация сочтет, что конфликт интересов имеет место, то возможно использование различных способов его разрешения, в том числе:
- ограничение доступа работника к той информации, которая будет затрагивать личные интересы работника;
- добровольный отказ работника организации или его отстранение (постоянное или временное) от участия в обсуждении и процессе принятия решений по вопросам, которые находятся или могут оказаться под влиянием конфликта интересов;
- пересмотр и изменение функциональных обязанностей работника;
- перевод работника на должность, не связанную с конфликтом интересов;
- передача работником принадлежащего ему имущества, являющегося основой возникновения конфликта интересов, в доверительное управление;
- отказ работника от своего личного интереса, порождающего конфликт с интересами организации;
- увольнение работника из организации по его инициативе;
- увольнение работника по инициативе работодателя за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
Приведенный перечень способов урегулирования конфликта интересов не является исчерпывающим. В каждом конкретном случае по договоренности организации и работника, раскрывшего сведения о конфликте интересов, могут быть найдены иные способы его разрешения.
Работа по управлению конфликтом интересов предполагает выбор из возможных наиболее мягкой меры урегулирования с учетом существующих обстоятельств. Жесткие меры следует использовать только в случаях, если это вызвано реальной необходимостью или когда мягкие меры оказались недостаточно эффективными. При принятии решения о выборе конкретного метода разрешения конфликта интересов важно учитывать смысл личного интереса работника и вероятность того, что его интерес будет реализован в ущерб интересам организации.
Одним из направлений работы по предупреждению коррупции становится внедрение в корпоративную культуру стандартов поведения работников организации.
В этих целях принимается кодекс этики и служебного поведения работников организации, который способствует формированию высоких стандартов нравственности в компании. Кодекс имеет более широкий спектр действия, чем регулирование вопросов, связанных непосредственно с запретом совершения коррупционных нарушений, поскольку устанавливает ряд правил и стандартов поведения работников, затрагивающих общую этику деловых отношений и направленных на формирование этичного, добросовестного поведения работников в целом.
При подготовке кодекса работодатель может использовать кодексы этики и служебного поведения, принятые в конкретном профессиональном сообществе.
Кодекс может закреплять как общие ценности, принципы и правила поведения, так и специальные, направленные на регулирование поведения в отдельных сферах. Примерами общих ценностей, принципов и правил поведения, закрепляемых в кодексе, являются:
- соблюдение законности и принятых на себя договорных обязательств, высоких этических стандартов поведения, принципов объективности и честности при принятии кадровых решений;
- поддержание высоких стандартов профессиональной деятельности;
- следование лучшим практикам корпоративного управления, принципам добросовестной конкуренции и социальной ответственности бизнеса.
Специальные принципы и правила поведения могут детализироваться для отдельных сфер деятельности. Например, в кадровой политике закрепляется принцип продвижения на вышестоящую должность, только исходя из деловых качеств работника; вводится запрет на работу в организации родственников на условии их прямой подчиненности друг другу.
Комплекс мер по противодействию коррупции включает и такое направление работы, как организация консультирования и обучения работников вопросам профилактики и противодействия коррупции.
В процессе обучения следует учитывать категорию обучаемых:
- лица, ответственные за противодействие коррупции в организации;
- руководящие работники;
- иные работники организации.
В небольших организациях обучение в группах можно заменить на индивидуальное консультирование или проведение обучения по договоренности совместно с другими компаниями.
Обучение профилактике и противодействию коррупции проводится:
- после приема на работу;
- при назначении работника на более высокую должность, предполагающую исполнение обязанностей, связанных с предупреждением и противодействием коррупции;
- при дополнительном обучении работников с целью поддержания их знаний и навыков в сфере противодействия коррупции на должном уровне.
К проведению образовательных программ в качестве преподавателей либо консультантов привлекаются сотрудники юридической службы организации.
Система внутреннего контроля и аудита бизнес-структуры включает в себя следующие взаимосвязанные компоненты:
- проверка соблюдения корпоративных процедур, которые значимы для профилактики и предупреждения коррупции;
- контроль документирования операций хозяйственной деятельности организации;
- проверка экономической обоснованности деловых операций на предмет наличия коррупционного риска.
В частности, проверка экономической обоснованности осуществленных операций может проводиться в отношении обмена деловыми подарками, представительских расходов, благотворительных пожертвований, вознаграждений внешним консультантам и т.п. При этом следует обращать внимание на индикаторы неправомерных действий, такие как: предоставление дорогостоящих подарков, оплата транспортных, развлекательных услуг, выдача займов на льготных условиях, предоставление имущественных благ внешним консультантам, государственным или муниципальным служащим, работникам аффилированных лиц и контрагентов.
Распространение антикоррупционной политики следует осуществлять и в отношении зависимых (подконтрольных) обществ. В частности, обязать руководителей дочерних структур разработать меры по предупреждению коррупции и организовать их проведение.
При наличии совместных предприятий с иностранными инвестициями, которые не полностью подконтрольны организации, она вправе довести до сведения участников информацию о принимаемых ею мерах профилактики коррупции и стимулировать принятие аналогичных мер в бизнес-структуре. Возможность внедрения антикоррупционных программ важно обсудить и на стадии создания совместного предприятия и включить в соответствующий договор условие о том, что при выявлении фактов совершения СП коррупционных правонарушений у организации есть возможность выхода из соглашения, поскольку продолжение отношений может нанести ущерб ее деловой репутации.
В антикоррупционной работе, осуществляемой при взаимодействии с организациями-контрагентами, можно условно выделить два направления.
Первое из них заключается в установлении или сохранении деловых отношений с теми организациями, которые партнерские отношения выстраивают добросовестно и честно, реализуют собственные меры по противодействию коррупции. В таких случаях для снижения риска вовлечения организации в коррупционную деятельность достаточно проанализировать находящиеся в открытом доступе сведения о деловой репутации контрагентов, длительности их деятельности на рынке, участии в коррупционных правонарушениях и т.п. В договорах, заключаемых с контрагентами, можно закрепить условие о совместных действиях антикоррупционной направленности.
Другое направление антикоррупционной работы при взаимодействии с контрагентами заключается в распространении среди них программ, стандартов поведения, направленных на противодействие коррупции, которые применяются в организации. Определенные положения о соблюдении антикоррупционных стандартов желательно включать в договоры, заключаемые с контрагентами.
Существенным показателем действительной приверженности организации декларируемым антикоррупционным стандартам поведения является сотрудничество с правоохранительными органами.
Данное сотрудничество может осуществляться в таких формах, как:
- публичное обязательство сообщать в соответствующие правоохранительные органы о случаях совершения коррупционных правонарушений, о которых организации (ее работникам) стало известно;
- содействие правоохранительным органам при проведении мероприятий по пресечению или расследованию коррупционных преступлений, включая оперативно-розыскные мероприятия;
- оказание содействия уполномоченным представителям контрольно-надзорных и правоохранительных органов при проведении ими инспекционных проверок деятельности организации по вопросам предупреждения и противодействия коррупции.
Обязанность по осуществлению взаимодействия с правоохранительными органами возлагается на лицо, ответственное за предупреждение и противодействие коррупции в организации. Вместе с тем к подготовке заявительных материалов и ответов на запросы правоохранительных органов привлекается юрист организации.
Руководство организации и ее работники не должны допускать вмешательства в выполнение служебных обязанностей должностными лицами судебных или правоохранительных органов.
Организации следует принять на себя обязательство воздерживаться от каких-либо санкций в отношении своих работников, сообщивших в правоохранительные органы о ставшей им известной в ходе выполнения трудовых обязанностей информации о подготовке или совершении коррупционного правонарушения.
Организация может не только реализовывать собственные меры по предупреждению и противодействию коррупции, но и принимать участие в коллективных антикоррупционных инициативах.
В качестве совместных действий антикоррупционной направленности может быть участие в следующих мероприятиях:
- присоединение к Антикоррупционной хартии российского бизнеса;
- использование в совместных договорах стандартных антикоррупционных оговорок;
- участие в формировании реестра надежных партнеров;
- публичный отказ от совместной бизнес-деятельности с лицами (организациями), замешанными в коррупционных преступлениях;
- организация и проведение совместного обучения по вопросам профилактики и противодействия коррупции.
5. Персональные данные сотрудников организации
Право работника на защиту сведений о личной жизни базируется на солидной нормативной базе.
Конституция Российской Федерации гарантирует каждому гражданину право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на тайну переписки. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни человека не допускаются без его согласия (ст. 23, ч. 1 ст. 24 Конституции РФ).
Согласно п. 2 ст. 150 Гражданского кодекса РФ неприкосновенность частной жизни, личная и семейная тайна и другие нематериальные блага защищаются законами в случаях и порядке, которые ими предусмотрены.
В Перечень информации конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188, включены сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные).
На защиту прав и свобод граждан при обработке их персональных данных нацелен Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ).
Согласно п. 1 ст. 3 данного Закона таковыми являются любые сведения, прямо или косвенно относящиеся к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В частности, к персональным данным относятся фамилия, имя, отчество, пол, возраст, образование, место жительства физического лица.
Государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными, именуется оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Нормы ст. 5 Закона N 152-ФЗ предусматривают, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки; обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Вопросы обработки личных сведений о человеке регламентируются также Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687, Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119.
В сфере трудовых отношений принципы и требования к работе с данной категорией информации конкретизируются Трудовым кодексом Российской Федерации.
Под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю (организации или ИП) в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного гражданина.
Как правило, персональные данные сотрудников содержат следующие документы:
- паспорт, где указаны фамилия, имя, отчество, дата рождения, реквизиты данного документа;
- трудовая книжка со сведениями о трудовом стаже и предыдущих местах работы;
- документы об образовании, подтверждающие квалификацию работника как основание для занятия определенной должности;
- трудовой договор, содержащий информацию о месте работы, должности, заработной плате работника;
- анкета, личный листок по учету кадров и прочие документы, в которых указаны биографические сведения работника;
- копии свидетельств о заключении брака, рождении детей, если они нужны для предоставления работнику льгот, определенных трудовым и налоговым законодательством;
- документы воинского учета для выполнения работодателем обязательств перед военкоматом;
- документы обязательного пенсионного страхования работника для уплаты работодателем соответствующих взносов;
- подлинники и копии приказов по личному составу, в которых содержится информация о приеме, переводе, увольнении и других фактах трудовой деятельности работника;
- информация об аттестации сотрудников;
- иные документы, содержащие персональные данные работников.
Общие требования к обработке персональных данных работника излагаются в ст. 86 ТК РФ. В частности, в ней указано, что обработка сведений о работнике может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных, философских убеждениях, о его членстве в общественных объединениях, состоянии здоровья, интимной жизни и т.п. (ст. 86 ТК РФ).
Статьей 10 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ подобная информация отнесена к специальной категории персональных данных, и обработка их допускается в определенных случаях, к примеру, если работник дал согласие в письменной форме на обработку этих сведений или сам сделал их общедоступными.
Общедоступные персональные данные - это сведения, доступные неограниченному кругу лиц, информация из открытых справочников, к которой доступ имеет любой желающий (ст. 8 Закона N 152-ФЗ).
Следовательно, работодатель вправе требовать от работника только информацию, которая характеризует его как сторону трудового договора с учетом специфики работы в конкретной организации. Например, работодателю, осуществляющему торговую деятельность продуктами питания, сотрудник, работающий в должности продавца, помимо прочих обязан предоставить сведения о состоянии здоровья.
Если работодатель в процессе трудоустройства получает информацию о соискателе на должность, то требования о сборе, обработке, хранении, защите персональных данных применяются и к ней.
Субъектами персональных данных являются не только штатные сотрудники, но и граждане, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры.
Выполнение требований законодательства в сфере обработки персональных данных обязательно как для работодателей, применяющих информационные ресурсы, так и для тех, которые ведут работу с документами на бумажных носителях.
Обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта персональных данных, которое может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения.
Если соблюдение письменной формы согласия работника на обработку персональных данных обязательно, то согласно п. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ оно включает в себя:
- фамилию, имя, отчество, адрес работника, сведения о документе, удостоверяющем его личность;
- такие же сведения в отношении представителя работника и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя (при получении согласия от представителя работника);
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие работника;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
- наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва;
- подпись работника.
В силу положений ч. 3 ст. 9 Закона N 152-ФЗ обязанность представить доказательства того, что согласие работника на обработку его персональных данных получено, возлагается на организацию. Поэтому целесообразно во всех ситуациях получить согласие сотрудника в письменной форме.
Однако не всегда для обработки персональных данных работника требуется его согласие. В случаях, указанных в п. 2 - 11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 Закона N 152-ФЗ, работодатель вправе обрабатывать персональные данные без согласия работника. Допустим, для осуществления правосудия или в целях защиты жизни, здоровья, интересов самого сотрудника.
С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а оператор, осуществляющий обработку данных по поручению работодателя, будет отвечать перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Следует иметь в виду, что согласие на обработку персональных данных работник в любой момент может отозвать, уведомив об этом работодателя. В таком случае работодатель вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в п. 2 - 11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 Закона N 152-ФЗ.
После получения персональных данных работодатель обязан обеспечить их конфиденциальность (ст. 7 Закона N 152-ФЗ).
Проверки работодателя на соответствие работы с персональными данными российскому законодательству проводят подразделения Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзора).
Проверяющие имеют право доступа к документам, включающим в себя персональные данные, и местам их хранения, к информационным системам и компьютерам, в которых осуществляется обработка персональных данных, к локальным нормативным актам организации.
В 2017 году существенно ужесточена административная ответственность за нарушения в работе с персональными данными физических лиц.
В ст. 13.11 КоАП РФ взамен одного появилось семь составов нарушений законодательства. Таким образом, за разные правонарушения работодателей в сфере персональных данных проверяющие могут применить несколько штрафов.
Значительно увеличился размер штрафов. Так, обработка персональных данных без согласия работника в письменной форме, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 руб. до 20 000 руб.; на юридических лиц - от 15 000 руб. до 75 000 руб.
Кроме того, дела по ст. 13.11 КоАП РФ должностные лица Роскомнадзора вправе возбуждать без участия прокурора. Следовательно, процесс привлечения к ответственности за правонарушения упростился.
Усиление ответственности за нарушения в сфере персональных данных показывает заинтересованность государства в защите прав граждан, а также в соблюдении организациями установленных законодательством правил и требований.
Вышеуказанные изменения касаются всех без исключения работодателей.
По смыслу ст. 8, 87 ТК РФ работодатель должен определить политику в отношении обработки персональных данных работников и закрепить ее внутренними документами.
Поэтому организации необходимо разработать процедуру осуществления работы, связанной со сбором, хранением и использованием персональных данных работников, либо пересмотреть действующий регламент и внести в него необходимые изменения.
Одним из локальных нормативных актов может быть положение о работе с персональными данными, которое разрабатывается с учетом специфики деятельности конкретного работодателя.
Форма и содержание данного документа правовыми актами не регламентированы, поэтому при разработке этого ЛНА учитываются обычные требования к организационным документам.
Положение о работе с персональными данными может включать следующие разделы.
"Основные понятия". В данном разделе излагаются цель и задачи политики в области защиты персональных данных, даются ссылки на регулирующее данный вопрос законодательство, определяются порядок введения в действие положения и порядок его пересмотра.
В разделе "Состав персональных данных работника" указывается перечень документов и сведений, которые работник сообщает работодателю при возникновении и в ходе трудовых отношений и которые относятся к конфиденциальной информации.
При подготовке содержания данного раздела целесообразно провести анализ номенклатуры дел кадровой службы и всех форм учета личного состава, применяемых работодателем. При этом обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными. Таков один из принципов, указанных в п. 5 ст. 5 Закона о персональных данных.
В зависимости от сферы деятельности организации в список могут быть включены сведения о наличии государственных наград, допуске к государственной тайне, об изобретениях и патентах, состоянии здоровья работников и др.
В разделе "Получение, обработка, использование и хранение персональных данных" формулируются требования к обработке персональных данных, определяются структурные подразделения или должностные лица, работающие с ними, указываются виды носителей данной категорией сведений (бумажная форма, сочетание бумажной формы и электронной).
Здесь же определяются должностные лица, имеющие доступ к персональным данным работников организации. Целесообразно предусмотреть порядок использования сведений самим субъектом персональных данных, а также его родственниками и членами семей, третьими лицами при наличии доверенности работника.
Следует учесть правила, установленные п. 7 ст. 5 Закона N 152-ФЗ: хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Разделом "Передача персональных данных работника" определяются ключевые требования к передаче информации о работнике государственным органам и негосударственным структурам, а также могут быть указаны наиболее распространенные случаи передачи персональных данных без согласия работников.
К примеру, ст. 9, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" в обязанности работодателя вменяется представление в Пенсионный фонд РФ в определенных случаях и в установленные сроки информации о работниках, содержащей персональные данные.
Работодатель обязан предоставить персональные данные работников государственным инспекторам труда при выполнении ими надзорных и контрольных функций (ст. 357 ТК РФ).
Согласно ст. 228 ТК РФ о несчастном случае с работником работодатель обязан проинформировать соответствующие органы. В подобной ситуации не требуется согласия работника на передачу его персональных данных, а сроки направления извещений о несчастном случае и перечень оповещаемых органов определены ст. 228.1 ТК РФ.
В этом же разделе ЛНА целесообразно установить, что организации, в которые осуществляется перечисление денежных средств (страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения и пр.), могут получить доступ к персональным данным работника только при наличии его письменного разрешения.
В разделе "Защита персональных данных" излагаются организационные и технические меры, обеспечивающие достаточную и надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности общества.
Наиболее распространенными способами сохранности персональных данных являются: наличие пропускного режима; рациональное размещение рабочих мест работников, при котором исключается бесконтрольное использование защищаемой информации; опечатывание помещений; размещение документов с конфиденциальной информацией в запирающихся шкафах и/или сейфах; внедрение современных методов защиты сведений, содержащихся в компьютерной базе данных и на электронных носителях. Разумеется, перечень мероприятий зависит от специфики деятельности организации.
В этом же разделе оговариваются права работников на защиту персональных данных, хранящихся у работодателя, и ответственность должностных лиц за нарушение правовых норм, регулирующих обработку и хранение персональных данных.
Как правило, положение о работе с персональными данными разрабатывается кадровой и юридической службами, затем согласовывается со структурными подразделениями, участвующими в работе с персональными данными, - бухгалтерией, службой экономической безопасности, специалистом по информационным технологиям и др.
Глава 14 Трудового кодекса не устанавливает обязанность работодателя согласовывать проект положения о работе с персональными данными сотрудников с профсоюзным комитетом. Поэтому, если иное не установлено коллективным договором либо соглашением, работодатель не обязан запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии данного локального нормативного акта.
Положение о работе с персональными данными утверждается руководителем организации и вводится в действие соответствующим приказом.
В соответствии с п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также с их правами и обязанностями в этой области.
Для организации надлежащей работы с документами, содержащими персональные данные, приказом руководителя назначается лицо, ответственное за работу с персональными данными, которое наделяется соответствующими полномочиями. Таковым может быть работник отдела кадров, который получает согласия работников на обработку сведений, ведет личные дела и карточки сотрудников, взаимодействует со структурными подразделениями и т.д. В микропредприятии, где нет кадровика, лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных, является сам руководитель.
Мерой защиты персональных данных становится обязательство должностных лиц, имеющих доступ к ним, о неразглашении данной категории информации. Образец подобной расписки целесообразно утвердить в качестве приложения к ЛНА, которым регламентируется организация работы с персональными данными.
Другим приложением к ЛНА может стать шаблон согласия работника на обработку персональных данных и на передачу их третьим лицам.
В организациях, осуществляющих большой по объему кадровый учет, целесообразно подготовить инструкцию для менеджера по персоналу, детально регламентирующую правила обработки, хранения и передачи персональных сотрудников.
Во исполнение требований ст. 14 Закона N 152-ФЗ работодатель обязан предоставить сотруднику информацию, которая касается обработки его персональных данных, например:
- подтверждение факта обработки персональных данных;
- цели обработки персональных данных;
- способы обработки персональных данных;
- наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона.
Обязанности работника сообщать работодателю о смене фамилии, места жительства, иных персональных данных закон не устанавливает. Для предотвращения возникновения проблем из-за устаревшей информации целесообразно закрепить такую обязанность в трудовом договоре. Это не противоречит законодательству и не ухудшает положение работника.
Для того чтобы минимизировать риски привлечения к ответственности за нарушение законодательства, работодателю необходимо не только разработать комплекс мер, направленных на защиту персональных данных работников, но поддерживать на необходимом уровне безопасность информационных систем, которые используются при обработке сведений о сотрудниках.
Зачастую при применении законодательства о персональных данных возникает вопрос: "Вправе ли работодатель при заключении трудового договора получить от сотрудника письменное согласие на предоставление его персональных данных третьим лицам во всех необходимых ситуациях до дня увольнения?" Из положений п. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ следует, что согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным. Таким образом, организация должна запрашивать у работника письменное согласие на каждый случай передачи его персональных данных третьему лицу.
Работодатели задаются также вопросом: "При переходе организации на выплату зарплаты через банковские карты нужно ли получать согласие сотрудников на передачу их персональных данных в банк для оформления карт?".
Это зависит от разных обстоятельств. Если перечисление заработной платы на банковские карты предусмотрено локальными нормативными актами работодателя и сотрудник при приеме на работу ознакомлен с ними, то при переходе на новую систему выплаты зарплаты организация может осуществлять обработку персональных данных и без согласия сотрудника. В этом случае работодатель действует в интересах сотрудника в рамках заключенного с ним договора трудового договора, по которому работнику выплачивается зарплата (п. 5 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
В ситуации, когда ЛНА устанавливает другие способы расчетов с работниками либо они вообще не отражены в нем, то сотрудник вправе самостоятельно решить, получать ему зарплату в кассе или через банковскую карту. Поэтому у всех сотрудников необходимо запросить согласие на передачу третьей стороне персональных данных и обработку их банком. При отсутствии такого согласия организация не может передать банку информацию, необходимую для обработки сведений о работнике.
А следует ли повторно получать согласие сотрудников на передачу персональных данных при смене банка, осуществляющего прием денежных средств от организации и зачисление зарплаты на банковскую карту? В данном случае также нет однозначного ответа. Если предшествующее согласие было дано работником под конкретный банк, то работодателю по правилам ст. 9 Закона N 152-ФЗ необходимо получить новое согласие. В ситуации, когда в имеющихся согласиях работников конкретный банк не указан, получение другого согласия не требуется.
Работодателей также интересует: вправе ли он в офисных кабинетах установить систему видеонаблюдения или прослушивания? Да, может, но с согласия сотрудников, поскольку по общему правилу на сбор персональных данных организация обязана получить согласие их субъекта. Видеонаблюдение и прослушивание в кабинетах - это один из видов сбора и обработки личных персональных данных. Негласное наблюдение за работниками может быть воспринято ими как нарушение неприкосновенности частной жизни, гарантированной Конституцией РФ. Исключением из общего правила являются ситуации, когда наличие видеоконтроля предусмотрено законодательством. В обязанности работодателя входит также и обеспечение защиты полученной с помощью аудиосистемы и видеокамеры информации, не допускающей несанкционированное разглашение.
Приложение N 1 к главе 5
Образец
ООО "Альфа"
21 февраля 2019 года
ПРИКАЗ N 77
"Об организации работы с персональными данными
работников ООО "Альфа"
В целях выполнения требований главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с момента подписания настоящего приказа:
- положение о работе с персональными данными работников ООО "Альфа" (приложение N 1 к настоящему приказу);
- перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников ООО "Альфа" (приложение N 2 к настоящему приказу);
- образец обязательства о неразглашении персональных данных работников ООО "Альфа" (приложение N 3 к настоящему приказу);
- образец согласия работника на обработку и передачу персональных данных третьим лицам (приложение N 4 к настоящему приказу).
2. Назначить ответственным за реализацию мер, предусмотренных нормативными актами по защите персональных данных, начальника отдела по персоналу ООО "Альфа" Петрова Петра Петровича.
3. Начальнику отдела по персоналу ООО "Альфа" Петрову П.П. в течение пяти рабочих дней после издания настоящего приказа организовать:
- подписание с работниками, имеющими доступ к персональным данным, обязательств о неразглашении персональных данных работников ООО "Альфа";
- ознакомление всех работников с положением о работе с персональными данными работников ООО "Альфа".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор ООО "Альфа"
подпись Григорьев Г.Г.
С приказом ознакомлен:
подпись Петров П.П.
21 февраля 2019 года
Приложение N 2 к главе 5
Образец
Приложение N 3
к приказу генерального директора ООО "Альфа"
N 77 от 21 февраля 2019 года
Образец обязательства о неразглашении персональных данных
работников
| Я, ________________________________________________________________ | ||
| (Фамилия, имя, отчество) | ||
| _______________________________________________________________________, | ||
| (должность и подразделение) | ||
| обязуюсь при работе (сборе, обработке, использовании, хранении) с персональными данными работников соблюдать все требования главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", положения о работе с персональными данными работников ООО "Альфа", утвержденного Приказом генерального директора N 77 от 21 февраля 2019 года, и не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением своих должностных обязанностей. Об ответственности за разглашение персональных данных работников предупрежден(а). | ||
|
| ||
| Фамилия И.О. | (наименование должности работника) | (подпись) |
| "____" _____________ 20__ г. | ||
6. Доверенности юридического лица
Любой хозяйствующий субъект при осуществлении деятельности неизбежно сталкивается с необходимостью выдачи доверенности. Остановимся на основных вопросах, связанных с подготовкой и выдачей юридическим лицом доверенностей, а также прекращением их действия.
Напомним, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
По смыслу ст. 153, 154, 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность представляет собой одностороннюю сделку, поскольку для ее совершения необходимо и достаточно выражения воли одной стороны.
Пленум Верховного Суда РФ также квалифицирует выдачу доверенности как сделку (п. 50 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 "О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации").
Таким образом, на доверенности распространяются нормы гражданского законодательства о сделках, в том числе и об их недействительности.
Согласно ст. 168 ГК РФ сделка, не соответствующая требованиям закона или иных правовых актов, ничтожна, если закон не устанавливает, что такая сделка оспорима, или не предусматривает иных последствий нарушения.
Требование о применении последствий недействительности ничтожной сделки может быть предъявлено любым заинтересованным лицом (п. 2 ст. 166 ГК РФ).
Под заинтересованным лицом понимается лицо, имеющее юридически значимый интерес. Такая заинтересованность может признаваться за участниками сделки либо за лицами, чьи субъективные права и законные интересы прямо нарушены оспариваемой сделкой.
Следовательно, при оформлении доверенности необходимо соблюдение всех требований действующего законодательства.
По общему правилу ограничений в выдаче доверенности коммерческими организациями для осуществления тех или иных полномочий от ее имени не существует, поскольку они, за исключением унитарных предприятий и иных видов организаций, предусмотренных законом, обладают так называемой общей правоспособностью (п. 1 ст. 49 ГК РФ).
Участниками отношений, связанных с доверенностями, являются:
- представляемый, от имени и в интересах которого совершаются юридически значимые действия;
- представитель, наделенный полномочиями на выполнение определенных действий;
- третьи лица, с которыми в результате действий представителя возникают или прекращаются права и обязанности представляемого.
Доверенности в зависимости от объема и характера полномочий условно можно разделить на общие, специальные и разовые.
Общая доверенность, зачастую именуемая генеральной, выдается на совершение разного рода сделок и юридических действий.
Так, руководители представительств и филиалов, назначенные юридическим лицом, действуют на основании его доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ).
Филиал и представительство - это обособленные подразделения юридического лица, расположенные вне места его нахождения и осуществляющие все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Поэтому в доверенности, выдаваемой руководителю обособленного подразделения, может содержаться весь объем полномочий, которыми обладает единоличный исполнительный орган юридического лица. В то же время при выдаче доверенности с объемом полномочий, фактически равным своим, единоличный исполнительный орган общества должен учитывать характер и масштаб хозяйственной деятельности как самого общества, так и филиала (представительства).
Принятие решения об объеме передаваемых полномочий единоличного исполнительного органа общества базируется также на обычной деловой практике: в случае наступления для общества или его участников негативных последствий по результатам действий представителя единоличный исполнительный орган общества несет ответственность, в том числе и в виде взыскания причиненных убытков.
Разовая доверенность выдается для исполнения определенных поручений или совершения конкретных сделок.
Специальная доверенность предоставляет полномочия на совершение от имени представляемого однородных сделок или юридических действий. Примером тому служат доверенности на получение товарно-материальных ценностей, получение корреспонденции в отделениях Почты России, на представительство интересов в налоговых, правоохранительных и судебных органах.
Гражданский кодекс РФ не содержит требования о проставлении печати юридического лица на доверенности. Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это законом и учредительными документами.
Вместе с тем в процессуальном законодательстве содержатся специальные требования к удостоверению доверенности на представление интересов в суде.
Согласно ч. 3 ст. 53 Гражданского процессуального кодекса РФ, ч. 5 ст. 61 Арбитражного процессуального кодекса РФ доверенность на представление интересов в суде от имени организации должна быть подписана руководителем организации или иным уполномоченным на это учредительными документами лицом и скреплена печатью организации (при наличии печати).
Частью 6 ст. 57 Кодекса административного судопроизводства РФ установлено, что доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным лицом, уполномоченным на это учредительными документами, и скреплена печатью организации.
Поэтому суды при проверке формы доверенности, удостоверяющей полномочия представителей юридических лиц, участвующих в деле, руководствуются вышеуказанными положениями Кодексов, а также разъяснениями, данными в Обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации N 2, утвержденном Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015.
Если федеральный закон содержит требование о наличии печати для организаций определенной организационно-правовой формы, то доверенность на представление интересов такой организации в суде должна быть удостоверена как подписью ее руководителя, так и печатью. Например, п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" установлена обязанность унитарного предприятия иметь круглую печать.
Когда федеральным законом такая обязанность не предусмотрена и указано, что организация вправе иметь печать, в частности п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", представитель организации должен предоставить суду ее учредительные документы или их надлежащим образом заверенные копии. Если в них содержатся сведения о наличии печати, то доверенность на представление интересов указанной организации в суде должна быть удостоверена подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это учредительными документами лица и одновременно печатью организации. При отсутствии таких сведений удостоверение доверенности на представление интересов в суде печатью не требуется.
В судебной доверенности должно быть специально оговорено право представителя на подписание искового заявления и отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, передачу дела в третейский суд, полный или частичный отказ от исковых требований и признание иска, изменение основания или предмета иска, заключение мирового соглашения и соглашения по фактическим обстоятельствам, передачу своих полномочий представителя другому лицу (передоверие), а также право на подписание заявления о пересмотре судебных актов по новым или вновь открывшимся обстоятельствам, обжалование судебного акта, предъявление исполнительного документа к взысканию, получение присужденных денежных средств или иного имущества (ст. 54 ГПК РФ, ч. 2 ст. 62 АПК РФ).
В соответствии с ч. 2 ст. 56 КАС РФ в доверенности, выданной представляемым лицом, или ином документе должно быть специально оговорено право представителя на осуществление основных процессуальных действий, а также право на их осуществление самостоятельно или с согласия представляемого лица. В частности, в доверенности должно быть оговорено право представителя на заявление о применении мер предварительной защиты по административному иску.
Вместе с тем положения ч. 6 ст. 53 ГПК РФ, ч. 4 ст. 61 АПК РФ, ч. 5 ст. 57 КАС устанавливают правила, согласно которым полномочия представителя могут быть определены также в устном заявлении, занесенном в протокол судебного заседания, или письменном заявлении доверителя в суде либо в заявлении, представленном в суд в письменной форме.
В ряде случаев требуется нотариальное удостоверение доверенности.
Так, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
Согласно п. 2 ст. 188.1 ГК РФ подлежит нотариальному удостоверению безотзывная доверенность, которая выдана для исполнения или обеспечения исполнения обязательства представляемого перед представителем, когда такое обязательство связано с осуществлением предпринимательской деятельности.
В силу прямого указания закона от имени собственников земельных участков в согласовании местоположения границ участка вправе участвовать их представители, действующие по нотариально удостоверенной доверенности (п. 4 ст. 39 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О кадастровой деятельности").
Порядок оформления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, отзыва таких важнейших документов, как доверенности юридического лица, нуждается в систематизации.
Регламентировать работу с доверенностями в организации можно двумя способами: путем закрепления соответствующим приказом общих правил либо утверждением специального локального нормативного акта (положения, инструкции и пр.).
Основными задачами приказа или ЛНА, в частности, являются:
- наделение правом подписания выдаваемых доверенностей иными, кроме единоличного исполнительного органа общества, должностными лицами;
- установление порядка оформления запроса на подготовку доверенности, согласования и подписания доверенностей, их регистрации и выдачи, а также хранения;
- определение должностных лиц организации, ответственных за подготовку доверенностей, их регистрацию, выдачу, хранение копий доверенностей, а также лиц, осуществляющих контроль представительства интересов;
- урегулирование порядка отзыва доверенностей.
Инициатором выдачи доверенности обычно выступает руководитель хозяйствующего субъекта либо работник, который при выполнении трудовых обязанностей представляет интересы работодателя в сторонних организациях.
Доверенность может быть выдана лицу, не являющемуся работником организации. Допустим, подрядчик по гражданско-правовому договору принимает на себя обязанность согласования с уполномоченными органами вопросов, связанных с объектами недвижимости заказчика.
Основанием выдачи доверенности своему работнику и представителю сторонней организации обычно является служебная записка или письменное обращение к руководителю организации с обоснованием необходимости выдачи доверенности конкретному лицу, указанием срока ее действия, круга полномочий, а также паспортных данных представителя.
В случае получения положительной резолюции директора служебная записка (письменное обращение) поступает в структурное подразделение, которое составляет проект доверенности.
Как правило, подготовка доверенности возлагается на юридическую службу организации. Если компания использует однотипные доверенности в связи со спецификой деятельности, то можно ввести в действие соответствующим приказом формы типовых доверенностей. Тогда доверенности подготавливают ответственные исполнители, а юрисконсульт проверяет их содержание и реквизиты.
Иногда контрагенты или государственные органы требуют, чтобы доверенности на представительство оформлялись по установленным ими формам или с конкретизацией полномочий представителя. Но и в подобных случаях проект доверенности должен пройти правовую экспертизу собственного юриста.
Гражданский кодекс России не содержит каких-то специальных требований к реквизитам доверенности, поэтому она составляется в произвольной форме. Однако при подготовке текста доверенности следует придерживаться определенных требований. Так, в разделе 4 Методических рекомендаций по удостоверению доверенностей, утвержденных решением Правления Федеральной нотариальной палатой от 18.07.2016 (протокол N 07/16), изложены следующие правила, касающиеся содержания доверенности:
- доверенность может быть оформлена только на совершение правомерных действий, ее содержание не может противоречить требованиям законодательства;
- полномочия, передаваемые представителю, должны быть правомерными, осуществимыми и конкретными;
- полномочия, изложенные в доверенности, не могут выходить за пределы правоспособности представляемого, предусмотренной законодательством.
В доверенности можно указать любой срок ее действия. В случаях, когда срок не указан, доверенность сохраняет юридическую силу лишь в течение года со дня ее выдачи. При этом доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
В то же время и практикой выработаны наиболее важные составляющие доверенности, а именно:
- место совершения доверенности: населенный пункт, где выдана доверенность;
- дата совершения доверенности: число, месяц и год, указанные прописью;
- фамилия, имя и отчество (при наличии) представляемого физического лица, гражданство, место жительства, документ, на основании которого установлена его личность, реквизиты данного документа;
- полное наименование и место нахождения представляемого юридического лица, его регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, реквизиты документов, подтверждающих аккредитацию (для иностранных компаний), должность, фамилия, имя и отчество лица, выдающего доверенность (руководителя или иного уполномоченного лица), основания полномочий и реквизиты документов об этом;
- фамилия, имя и отчество (при наличии) представителя физического лица, гражданство, место жительства, документ, на основании которого установлена его личность, реквизиты данного документа, иные сведения, индивидуализирующие личность;
- сведения о представителе - юридическом лице (полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения, сведения об аккредитации, если представитель иностранная компания);
- конкретные полномочия представителя, для осуществления которых выдана доверенность, в том числе в каком конкретно хозяйствующем субъекте или государственном органе и по какому вопросу будет осуществляться представительство, на какие действия уполномочен представитель;
- срок, на который выдана доверенность (ст. 186 ГК РФ);
- указание на право или запрет передоверия (п. 1 ст. 187 ГК РФ).
Доверенности в простой письменной форме необязательно составлять на фирменном бланке организации. Впрочем, столь важный документ, безусловно, требует соответствующего стиля оформления.
Должность представителя можно не указывать, поскольку закон не запрещает выдавать доверенность лицам, не являющимся работниками организации. Кроме того, наименование должности может измениться, что потребует оформления новой доверенности.
В разделе доверенности "подпись" указываются должность, инициалы и фамилия подписанта.
Образец подписи представителя не является обязательным реквизитом доверенности. В то же время, когда полномочия предоставляются на подписание документов, имеющих юридическое значение, либо заключения серьезных сделок, то данный элемент целесообразно включить в доверенность.
Если текст доверенности выполнен на нескольких листах, их следует сшить и пронумеровать, а на место прошивки наклеить соответствующую этикетку, подписанную лицом, выдавшим доверенность, и заверенную печатью организации (при ее наличии).
Текст доверенности излагается так, чтобы у представителя и третьего лица не возникало сомнений в том, каков статус представляемого и представителя, какие полномочия предоставлены.
По общему правилу лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено.
Однако оно может передоверить их совершение другому лицу в следующих случаях:
- в самой доверенности содержится указание на то, что полномочия по доверенности могут быть переданы другому лицу;
- представитель вынужден к передаче полномочий по доверенности силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность прямо не запрещает передоверие (п. 1 ст. 187 ГК РФ).
Передоверие полномочий осуществляется посредством выдачи доверенности новому представителю.
Доверенность в порядке передоверия удостоверяется нотариусом (п. 3 ст. 187 ГК РФ). При этом представитель предъявляет основную доверенность, а нотариус проверяет, содержится ли в ней указание на право передоверия.
Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.
В локальном нормативном акте организации, устанавливающем порядок выдачи доверенностей, целесообразно определить, что работник, передавший полномочия другому лицу, должен известить об этом в разумный срок руководителя и юридическую службу, а также сообщить необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные.
Руководитель филиала (представительства) вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу, если передоверие разрешено доверенностью. Соблюдение нотариальной формы для доверенности, выдаваемой в порядке передоверия юридическим лицом, руководителем филиала и представительства организации, не требуется (п. 3 ст. 187 ГК РФ).
В соответствии с п. 3 ст. 185.1 ГК РФ руководитель организации может заверять подпись работника-доверителя в доверенности на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции.
Вышеуказанные положения также необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации.
Доверенности на получение товарно-материальных ценностей можно оформлять посредством внесения необходимых сведений в типовую межотраслевую форму N М-2, М-2а, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Однако организация вправе самостоятельно разработать и утвердить форму такой доверенности. Доверенности на получение ТМЦ подписываются не только руководителем организации, но и главным бухгалтером или иным лицом, осуществляющим его функции. Особенности подготовки и выдачи доверенностей на право получения товарно-материальных ценностей определяются в корпоративном нормативном акте.
Регистрацию доверенностей на получение товарно-материальных ценностей обычно осуществляет бухгалтерия организации.
Возложение функций регистрации и хранения других видов доверенности каждая компания решает самостоятельно в зависимости от организационной структуры, численности и загруженности сотрудников.
В некоторых организациях они включаются в обязанности юрисконсульта. Организовать учет выданных доверенностей большого труда не составляет. Для этого необходимо завести журнал (реестр), в котором указываются номер доверенности, дата ее выдачи, срок действия, должность, фамилия и инициалы лица, которому она выдана, полномочия, на которые выдана доверенность, и наименование организации, где они будут осуществляться, а также проставляется роспись лица, получившего доверенность.
После регистрации доверенности с нее снимается копия, которая остается на хранении в делопроизводстве юридической службы.
Оригинал доверенности передается уполномоченному лицу.
Действие доверенности прекращается вследствие:
- истечения срока доверенности;
- отмены доверенности лицом, выдавшим ее, или одним из лиц, выдавших доверенность совместно;
- отказа лица, которому выдана доверенность, от полномочий;
- прекращения юридического лица, от имени которого или которому выдана доверенность, в том числе в результате его реорганизации в форме разделения, слияния или присоединения к другому юридическому лицу;
- смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
- в иных случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 188 ГК РФ.
С прекращением доверенности теряет силу и передоверие.
Основные правовые последствия прекращения доверенностей определены ст. 189 ГК РФ.
Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому она выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми выдана доверенность. Такая же обязанность возлагается на правопреемников лица, выдавшего доверенность, в случаях ее прекращения по основаниям, предусмотренным в подп. 4 и 5 п. 1 ст. 188 ГК РФ.
Как правило, обязанность извещать об отмене доверенности руководство организации возлагает на юридическую службу.
После получения соответствующей информации юрисконсульту предстоит установить круг лиц, подлежащих извещению. Он определятся видом доверенности и областью действия полномочий. Например, если доверенность выдана на право представления интересов организации в таможенных органах, то извещаются именно эти структуры.
Доверенность отменяется в письменной форме. Способы вручения извещения лицу, которому доверенность выдана, и третьим лицам, для представительства перед которыми дана доверенность, стандартные: отметка о получении на копии извещения; направление извещения по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Выполнить эти весьма важные процедуры необходимо, поскольку на случай возникновения конфликтной ситуации потребуются соответствующие доказательства.
Дело в том, что если третьему лицу предъявлена доверенность, о прекращении которой оно не знало и не должно было знать, права и обязанности, приобретенные в результате действий лица, полномочия которого прекращены, сохраняют силу для представляемого и его правопреемников (п. 2 ст. 189 ГК РФ).
Кроме того, сведения о совершенной в простой письменной форме отмене доверенности могут быть размещены в официальном издании, в котором публикуются сведения о банкротстве. В качестве официального издания, осуществляющего опубликование сведений, предусмотренных Федеральным законом от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)", определена газета "Коммерсантъ" (распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.07.2008 N 1049-р). В этом случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована (абз. 3 п. 1 ст. 189 ГК РФ).
Третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении месяца со дня публикации, если они не были извещены об отмене доверенности ранее. Однако применение данного
