Роль корпоративной информационной системы в логистике предприятия

 

Для того, чтобы автоматизировать бизнес процессы предприятия, нужен инструмент. Для начала, несколько слов о нем.

Таким инструментом является единая информационная система предприятия. Сам по себе этот термин уже содержит в себе много смысла. Единая, значит одно место, где собрана вся информация о бизнесе, разумеется. Система - не менее ключевое слово в данном случае. Система - это не хаос, а понятные и логичные данные, которые представляют картину о состоянии компании. Почему единая? Потому что никто не хочет иметь двадцать мест, откуда нужно по кускам собирать информацию. В компании должно быть одно место, которое хранит в себе ответы на все вопросы. Какие именно вопросы, поговорим ниже.

Единая информационная система - это в первую очередь программный продукт, содержащий в себе всю корпоративную информацию о сделках, клиентах, поставщиках, документах и т.д. И в конечном счета именно этот продукт должен отвечать на вопросы руководителя о состоянии компании. Нет смысла автоматизировать предприятие ради самой автоматизации. Конечная цель любой подобной автоматизации - понимание ситуации на предприятии и получение инструмента, который позволит принимать не интуитивные, а взвешенные решения. Именно этот инструмент должен избавить компанию от хаоса, беспорядочного движения и тумана в бизнесе.

Единая информационная система - это одно место, где собрана вся информация о компании, о её ресурсах, бизнес-процессах и прочая информация. Здесь же можно получить всю отчётность о том, как все обстоит на самом деле в компании. Это значит, что каждый день в любой момент времени можно увидеть похожую картину, представленную на рисунке 1.

А ещё это значит, что всегда, и вне зависимости от присутствия или отсутствия какого бы то ни было сотрудника, можно получить всю необходимую информацию о состоянии дел в компании. Становится возможным всегда узнать, сколько компания зарабатывает и на чем, сколько тратит и куда, можно сравнить фактические показатели бизнеса с теми, которые были запланированы. Можно получить эти показатели в различных разрезах и т.д. Иными словами подобная система позволяет обладать всей необходимой информацией, чтобы управлять предприятием, принимать судьбоносные, и не только, решения. Согласитесь, что это гораздо лучше, чем блуждать как "ёжик в тумане".

 

Рисунок 1 - Пример экрана корпоративной информационной системы

 

Управлять предприятием можно только на основе качественной отчётности. Потому что отчётность даёт картину происходящего и позволяет принимать решения. Но отчётность - это вершина айсберга. Для того, чтобы получить качественную отчётность, содержащую самую последнюю информацию, зачастую уходят годы. И годы эти уходят на обучение сотрудников, на изменение их менталитета, на замену одних сотрудников, не желающих работать в новых условиях, на других, на изменение "кривых" бизнес-процессов - это титанический труд.

Если компания управляемая, все будет неплохо. А если каждый сотрудник сам решает, когда ему приходить на работу и как на этой самой работе работать, то проблемы неизбежны. Отсутствие дисциплины, нежелание сотрудников выполнять поручения руководства, саботаж, приведут проект по внедрению корпоративных информационных систем в тупик.

Известно, что себестоимость продукции автоВАЗа намного выше, чем у многих зарубежных автомобилей, которые даже выше классом. Казалось бы, что за границей и заработная плата выше (Китай, конечно не в счёт, с зарплатой в тарелку риса) и другие затраты тоже выше, а машины дешевле. Парадокс? Отнюдь. Тут, как раз, все просто. Дело в производительности труда. Потому что труд этот там автоматизирован. Условно говоря, нам на производство автомобиля нужно двести человеко-часов, а японцам двадцать. Вот вам и себестоимость. То есть пока наша смена рабочих соберёт автомобиль, японец совместно с роботом, конечно, сделают таких десять. А достигается это исключительно благодаря автоматизации. Очень многое, что у нас делается вручную, во всем цивилизованном мире делают роботы или автоматизированные системы.

Давайте представим обычный российский офис. Из восьмичасового рабочего дня средний сотрудник компании, где нет корпоративной информационной системы, более 50% времени тратит на выяснение всевозможных вопросов, ещё сколько-то на чаепитие и другие вещи. В результате некоторые сотрудники, вместо того, чтобы заниматься непосредственно своими прямыми обязанностями, работают "справочным бюро". Обычная деятельность предприятия - это вообще сплошные вопросы:

Есть ли товар на складе? - Была ли произведена оплата поставщику? - Когда будет поставка? - Было ли выполнено поручение? - Произвёл ли клиент оплату? - Оформлен ли заказ? - Укладывается ли выполнение работы в указанные сроки? - Какой была выручка за последние полгода? - Сколько тратиться денег на рекламу? - Какова рентабельность проекта?

Чем проще и быстрее получение ответов на эти и другие вопросы, тем выше производительность труда в компании, потому что сотрудники не тратят драгоценное время на выяснение простых вопросов. И как следствие, бизнес работает эффективнее, потому что каждый сотрудник сделает больше работы за счёт сэкономленного времени.

Это называется прозрачность бизнеса. Предприятие прозрачно, когда в нем нет тёмных пятен, когда всем все понятно. И на понимание ситуации не нужно каждый понедельник собирать огромные совещания, на которых приходится, по сути, верить на слово докладчику, поскольку проверить его слова весьма и весьма затруднительно.

Если есть инструмент, позволяющий понимать всю картину и не зависеть от чьих-то слов - значит, бизнес прозрачен. Именно туман в ситуации в компании доводит, зачастую, руководителей до неопределённости, когда в срочном порядке нужно выяснить какой-то вопрос, но либо сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо "по данным отдела продаж столько то, но по данным бухгалтерии совсем по-другому".

Для того, чтобы предприятие было понятным и прозрачным, оно должно быть автоматизированным, должна быть создана корпоративная информационная система, в которой информация принадлежит компании, а не сотрудникам и находится не на рабочих компьютерах, а на центральном сервере, и все данные надёжно защищены от посягательств со стороны.

Зачастую бизнес в компаниях сильно запутан так, что порой ответственные лица не всегда сами понимают как и что работает. Одна из причин этой запутанности - все документы оформляются не при помощи автоматизированной системы документооборота, а при помощи подручных средств, таких как Word, Excel. Это неизбежно приводит к огромному количеству ошибок. В конечном счёте, на оформление документа, уходит в десять раз больше времени, потому что его несколько раз переделывают, тратят время на разговоры и переписку. Опять же, производительность труда страдает в итоге.

Любая корпоративная информационная система подобна энциклопедии. Автоматизированный бизнес похож на электронную энциклопедию. Энциклопедии существуют для того, чтобы максимально сэкономить время на поиск информации. Когда всё, что нужно находится в одном хранилище.

Никто не спорит, что можно организовать учёт и на бумаге. Только что делать с этой бумагой, когда она не будет помещаться в кабинет? Как искать нужную информацию? У этой проблемы существует два решения: внедрить корпоративную информационную систем или нанять на работу архивариуса.

Система управления предприятием - это не только инструмент для управления бизнесом, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративной документации и истории бизнес-процессов, а также средство для поиска ответов на все бизнес-вопросы. А таких вопросов возникает не мало.

Любой бизнес - это процессы, связанные с движением денег, товаров и, как следствие, документов. Одно дело, когда все это разрозненно, нет единых стандартов, чётких регламентов и инструкций. И другое дело когда, все автоматизировано, чётко, ясно и логично. Документы оформляются быстро и правильно. Все сотрудники обладают всей необходимой информацией, причём каждый сотрудник обладает доступом только к той информации, которая ему нужна. Руководство всегда обладает реальной картиной состояния бизнеса, которая позволяет вовремя принимать решения.

Современную информационную систему управления организацией можно сравнить с нервной системой человека. Именно она даёт возможность мозговому центру принимать решения. Такая система позволяет не только получать своевременно необходимую информацию, но и обрабатывать её и принимать решения, а также доносить эти решения до сотрудников.расшифровывается как Enterprise Resource Planning или как система планирования ресурсов предприятия.

Если в компании 10 человек, то нет необходимости планировать большое количество параметров и, наверное, "тяжелая" ERP-система не нужна, а вот система пригодится. По причинам, описанным ниже. Даже, если в компании работает всего 10 человек, то все равно необходимо планировать рост компании, привлечение каких-то заказчиков, качество продукции и т.д. Представим, что необходимо построить стратегию компании и, скажем, увеличить прибыль по итогам года на 30%. Для такого роста прибыли, скорее всего потребуется:

привлечение новых клиентов;

увеличение маржинальности, за счёт снижения себестоимости;

снижение затрат компании;

развитие новых направлений продаж и т.д.

Дальше в каждом из вышеприведённых пунктов потребуется определить более мелкие. Для этого даже существует специальная теория, называется она BSC (Balanced Scorecard). Сбалансированная система показателей. Суть её в том, что сначала формулирует стратегические цели компании, затем каждая из целей распадается на более мелкие и т.д. Таким образом, получается дерево целей. В самих ветвях дерева получаются простые количественные показатели, которые уже передаются исполнителям. Например, конечные цели для рядовых сотрудников могут выглядеть так:

10 новых клиентов в месяц;

5 контактов с текущими клиентами ежедневно;

рост посещаемости сайта на 5% ежемесячно;

3 публикации в прессе ежемесячно;

5 новых региональных партнёров ежемесячно и т.д.

Выполнение этих формальных и понятных целей сделает возможным выполнение таких стратегических задач как:

рост присутствия компании на рынке на n% в год;

выход на новый рынок;

физический рост компании на n% в год;

прирост выручки на n% в год и т.д.

Все что перечислено выше - это и есть ресурсы предприятия. И управлять ими без ERP-решения можно, но вряд ли это будет эффективно.

Когда компания небольшая, все это можно удержать в голове, да и то сомнительно. А если предприятие занимается производством 200 наименований, а в самой компании работает более 2000 человек, то без программы автоматизации производства придётся нелегко. Или надо создавать целый плановый отдел, который будет постоянно ошибаться, что неизменно будет приводить к сбоям на производстве. Именно поэтому в 70-х годах прошлого века началось становление автоматизированных процессов планирования. Сначала начали планировать закупки сырья, т.е. определять - когда и какое сырье (или комплектующие) необходимо закупить, чтобы, с одной стороны, не отступать от плана производства, а с другой стороны, не перенасыщать склад (лишив себя, таким образом, оборотных средств и места на складе). И назвали это MRP.

Но теперь другая проблема. Представим, что было запланировано, когда и что необходимо производить, а также когда и какие комплектующие необходимо будет закупать для обеспечения плана производства. Теперь необходимо запланировать и расходы, чтобы понимать, когда нужно брать в банке кредит. И это уже назвали MRP II.

Итак, уже учтён рост производства на 30%, закупка сырья и расходы. Закупка комплектующих была произведена, производство было запущено. А вот мощности не были учтены. Как оказывается предприятие просто не в состоянии произвести на 30% больше, чем в прошлом году. И это всё из-за одного единственного станка. Стало понятно, что при увеличении объёмов роста не обойтись без прироста мощности и закупки ещё одного станка.

Скоро выясняется, что для ещё одного нового станка нужен ещё один обученный специалист. А склады по-прежнему перенасыщены, станки простаивают, деньги заморожены.

Вот такие проблемы преследуют тех, кто пытается планировать. И это далеко не все проблемы и даже не самые страшные. Есть и посерьёзней. Например, изменение планов на ходу, т.е. тогда, когда все планы уже созданы, но тут выясняется, что маркетологи неправильно оценили рынок или произошёл кризис. В результате - продажи ниже, чем планировалось, а значит нужно переделывать все планы производства. И закупок и финансов, и по оборудованию и т.д.

Любое подобное планирование производства неизбежно и регулярно сталкивается с факторами, которые меняют (если не отменяют) все планы. Поэтому, прежде, чем внедрять подобную систему планирования, лучше подумать - не лучше ли просто изменить саму идеологию менеджмента с технологий длительного планирования на бережливое производство.

Проблем хватает. Программных продуктов, которые все эти проблемы снимут одним махом, попросту нет. Поэтому здесь необходимо идти по пути наименьшего сопротивления и выбирать продукт, который решит максимальное количество проблем. Универсальных решений немного, потому что любое планирование на производстве, так или иначе, должно учитывать особенности этого производства.

Вне всякого сомнения, управление ресурсами предприятия, если оно торговое, значительно проще, как и автоматизация торгового бизнеса. И вот тут уже есть более или менее готовые программные инструменты, способные решать, в частности, вопросы оптимального складского запаса и планирования закупок. Именно это главная проблема предприятий, работающих "на склад", а не "под заказ", имеющих серьёзные обороты.

Всё вышеописанное - это теория. А есть ещё жизнь, то есть практика. Как говорится, в теории теория неразделимая с практикой, но на практике это не так. А практика такова, что до планирования, как такового, при помощи программных решений, подавляющему большинству российских предприятий ещё очень далеко.