Типы и свойства полей

В системе Access, как и в других базах данных реляционного типа, строка таблицы отождествляется с термином "запись", а колонка — с термином "поле". Каждое поле имеет имя, тип и свойства. При создании структуры таблицы обязательно указывают имена и типы полей. Свойства полей могут приниматься по умолчанию.

В Access используются следующие типы полей:

1. Текстовое поле. В таких полях сохраняются текстовые данные, (например, имя, адрес, описание), а также числовые данные, которые не используются в вычислениях (например, № телефона, документа, почтовый индекс). В текстовом поле могут записываться буквы, цифры и другие символы. Текстовые поля имеют свойства, перечисленные на рис. 9.

Рисунок 9 – Свойства полей таблицы.

 

Назначения этих свойств:

* Размер поля  - определяет максимальную длину поля для данных. Он имеет границы от 1 до 255 символов, по умолчанию равен 50.

* Формат поля. С помощью специальных символов можно задавать вид и размер вводимых строк. Для того, чтобы определить формат текстовых полей используют следующие коды символов: @ — текстовый символ или пропуск;
& — текстовый символ; < — преобразование символов в нижний регистр; > —
преобразование символов в верхний регистр.

* Маска ввода. С помощью специальных символов можно определить форму, в которой должны вводиться данные в поле. Это способ для частичной автоматизации ввода данных, т.к. при вводе вставляются фиксированные символы, а также ограничивает ввод за счет фиксации длины. Например, для ввода номера телефона можно использовать следующую маску: (###)-###-##-##, вместо символа # при вводе ставят либо цифру, либо пробел.

Маска ввода используется для всех полей кроме полей типа MEMO, Счётчика и поля объекта OLE.

Для ввода маски можно использовать мастер по созданию масок ввода. Для этого нажать по соответствующему полю, и переместить курсор в об­ласть "Свойства поля", установив его в ячейке Маска ввода. Справа появится кнопка-построитель, после нажатия которой включается процесс автоматического создания маски, состоящий из двух шагов.

* Подпись – текст, который определяет заголовок столбца таблицы в форме. По существу это другое имя поля. Оно задается редко.

* Значение по умолчанию. Это значение будет автоматически устанавливаться для каждой новой записи, которая вносится в таблицу.

* Условие на значение. Позволяет создавать условие, которому должны удовлетворять вводимые значения.

При задании усло­вий разрешается использование следующих операций: <; <=; >; >=; =; <>; Between - задаёт нижнюю и верхнюю границу диапазона; Like - проверяет соответствие текстового поля заданному шаблону (? – один произвольный символ; * - любое количество любых символов; # - одна цифра).

Пример, в качестве условия на значения могут быть использованы:

Like m* - строка начинается с буквы m, после которой следует любое
количество символов, например, m12st, m21, msa...;

Like "?? 09##" - строка состоит из шести символов, первые два любых, затем 09 и две любые цифры.

* Сообщение об ошибке – текст сообщения, который появится при попытке ввода ошибочных данных, не удовлетворяющих условию, введенному в предыдущем пункте.

* Обязательное поле. Принимает только два значения: «да» или «нет». «Да» означает, что каждая запись, которая не содержит данные в таком поле, в таблицу не заносится. «Нет» - ввод данных в поле не является обязательным.

* Пустые строки. Принимают два значения: "да" или "нет". "Да" означает, что возможен ввод пустых строк. Здесь под пустой строкой понимается строка, которая содержит все пробелы.

* Индексированное поле. Это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Принимает значения: «Нет», «Да(Допускаются совпадения)», «Да(Совпадения не допускаются)».

2. Поле типа МЕМО. Это поле для хранения длинных текстовых блоков, содержащих от 0 до 64 000 символов (около 16 страниц информации) для каждой записи.Это поле удобно тем, что под него отводится памяти ровно столько, сколько занимает текст.

3. Числовое поле. В числовое поле могут записываться целые числа и числа в нормальной форме, т.е. с плавающей точкой, над которыми будут производиться математические операции. Числовые поля имеют свойства, которые во многом схожи со свойствами текстовых полей.

Рассмотрим более детально только несколько свойств.

Ø Размер поля. Он может при­нимать следующие значения, но по умолчанию Двойной:

* Байт (1 байта) — целые числа в диапазоне от 0 до 255 (1 байт).

* Целое (2 байта) — целые числа от -32 768 до 32 768 (2 байт).

* Длинное целое (4 байта) — целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байт).

* Одинарное с плавающей точкой (4 байт) — числа с точностью до 6 знаков в диапазоне от -3.4*10³⁸ до 3.4*10³⁸.

* Двойное с плавающей точкой (8 байт) — числа с точностью до 10 знаков в диапазоне от -1.8*10³⁰⁸ до 1.8*10³⁰⁸.

* Код репликации — глобально уникальный идентификатор (GUID) длиной 16 байт.

Ø Формат поля.

* Основной – число знаков зависит от точности (3256,12589);

* Денежный – два знака после запятой и символ денежной единицы в конце (125,25 грн.);

* Фиксированный – по крайне мере один знак до и два знака после запятой (36589,25);

* С разделителями тысяч - применяются разделители групп разрядов, два знака после запятой (35 256 258,45);

* Процентный - процентное выражение информации (123,00%);

* Экспоненциальный - числа представляются в экспоненциальном виде, напри­мер, запись 3,46Е+03 равносильна математической записи 3,46*10³.

Ø Число десятичных знаков.  Позволяет определить число знаков, вводимых после запятой. По умолчанию задаётся тип AUTO (два знака после запятой), вообще же число знаков может изменять­ся от 0 до 15. Влияет только на вывод, а не ввод данных.

Ø Условие на значение. Позволяет создавать условие, которому должны удовлетворять вводимые значения.

Between 4 and 12 – значение должно находится между числами 4 и 12.

4. Поле Дата/время. Это поле используют для записи даты и времени.
Многие из свойств этого поля те же, что и свойства текстового поля. Свойство
Формат поля определяет формат отображения данных и может приобретать такие значения:

* Полный формат даты (например, 12.05.98 15:20:21).

* Длинный формат даты (например, Воскресенье 13 августа 1998 г.).

* Средний формат даты (например, 13-авг-98 г.).

* Короткий формат даты (например, 13.08.98).

* Длинный формат времени (например, 15:20:21).

* Средний формат времени (например, 03:21 РМ).

* Короткий формат времени (например, 15:20).

Если свойство Формат поля принимается по умолчанию, то в разные записи этого поля можно вводить различную информацию. Например, в одну запись этого поля может быть записана дата в следующем виде: 02/03/98, а в другую запись этого же поля — в таком виде 02-03-98.

5. Денежный. Предназначен для хранения денежных сумм.

6. Поле типа счетчик. Его используют в качестве счетчика записей для автоматического увеличения поля на единицу при добавлении записей. Это поле также часто используется в качестве ключевого поля, т.к. оно никогда не может повторяться. Это значение изменить или присвоить ему новое значение невозможно (нет доступа).

7. Логическое поле. В логическое поле может записываться одно из следующих значений: "да" или "нет", "истинно" или "ложно", "включено" или
"выключено". Логические поля часто используются в анкетных данных, где имеются только два возможных ответа. В таблицах эти поля отмечаются галочкой.

8. Поле объекта OLE. Это поле содержит непосредственно не информацию об объекте, а ссылку на имя объекта. В качестве имени объекта может быть имя приложения, например, электронная таблица Excel, редактор Word, средствами которых могут быть созданы объекты для использования их в таблице Access. Это поле может хранить рисунки, звукозаписи, графики и диаграммы и данные в двоичном формате. Ввести объект можно двумя способами: вставить из буфера или диалогового окна, появляющегося после выполнения команды Вставка – Объект.

9. Гиперссылка. В таком поле находятся гиперссылки, которые указывают на ресурсы локального компьютера или ресурсы, которые находятся в сети Internet.

10. Мастер подстановок. Это поле используется, если в нем содержится какой-либо фиксированный набор значений или значения из какой-либо таблицы, которую называют справочной или подстановочной.