Действия с базой данных

Лекция 8: СУБД Microsoft Access. Создание баз данных в MS Access. Создание таблиц в MS Access. Межтабличные связи.

Цель: Рассмотреть интерфейс СУБД Microsoft Access, этапы создания новой базы данных в MS Access, способы создания таблиц в MS Access.

План.

Краткая характеристика системы MS Access (самостоятельная работа).

Создание баз данных.

Действия с базой данных.

Контекстно-зависимая справка (самостоятельная работа).

Графики и диаграммы (самостоятельная работа).

Типы и свойства полей.

Проверка корректности ввода данных (самостоятельная работа).

Этапы проектирования базы данных (самостоятельная работа).

Создание таблиц в MS Access.

Создание ключевых полей.

Действия с полями в режиме Конструктора.

Работа с таблицами.

Связывание объектов.

Операции с таблицами (самостоятельная работа).

Встраивание объектов в таблицы (самостоятельная работа).

Создание таблиц в режиме Мастера либо в Режиме таблиц (самостоятельная работа)

Использование Мастера подстановок (самостоятельное изучение).

Импортирование баз данных.

Ход лекции.

 

Краткая характеристика системы MS Access (самостоятельная работа).

Запуск системы Access осуществляется из ОС Windows аналогично тому, как запускается любая другая прикладная программа. После ее загрузки на экране дисплея появляется окно системы, на переднем плане которого находится окно создания или открытия базы данных (рис. 1).

Рисунок 1 – Окно Microsoft Access.

СУБД Access имеет большое количество специальных программ, которые получили название "мастера". Мастера осуществляют диалог с пользователем, в процессе которого определяются данные, необходимые для решения соответствующей задачи.

 

Создание баз данных.

Главной задачей проектирования БД является выбор объектов и описывающих их данных, а также установка связей между ними.

На начальном этапе работы с базами данных процесс их создания целесообразно начинать с подготовительного этапа, а именно — с построения на бумаге структуры таблиц.

Базу данных можно создать двумя способами: создать пустую базу данных или создать базу на основе шаблонов. Для создания базы данных с помощью мастера необходимо в окне создания базы данных (рис. 1) выбрать опцию Мастера, страницы и проекты баз данных. После выбора этой опции будет открыто окно, показанное на рисунке 2.

Мастер баз данных создает базу данных в несколько этапов, каждому из которых соответствует определенное диалоговое окно. Точное содержание диалоговых окон специфично для каждого мастера.

Рассмотрим создание базы данных на примере списка преподавателе, представленную в виде двух таблиц на рис. 3 и 4.

Рисунок 2 – Окно мастера шаблонов баз данных.

Список

№ п/п	ФИО преподавателя	Предмет	Дата рождения	Стаж	Нагрузка	Оклад
1 2 3 4 5 6	Костенко А.М. Носенко С.К. Борисов Н.П. Кирин Т.В. Стойко Б.С. Абрамов К.К.	Математика Физика Химия Физика Литература Математика	12.01.70 20.05.55 16.04.38 29.11.50 17.08.46 22.12.61	3 15 32 18 24 7	18 18 24 24 20 22	140 180 250 220 200 100

Рисунок 3 – Таблица 1 с информацией о преподавателях.

Консультация

№ п/п	ФИО преподавателя	Аудитория	День	Время
1 2 3 4 5 6	Костенко А.М. Носенко С.К. Борисов Н.П. Кирин Т.В. Стойко Б.С. Абрамов К.К.	215 307 112 307 230 215	Вторник Понедельник Среда Пятница Вторник Четверг	15.00-17.00 16.00-18.00 15.00-17.00 16.00-18.00 15.00-18.00 15.00-17.00

Рисунок 4 – Таблица 2 с информацией о консультациях преподавателей.

Одно из основных преимуществ СУБД Access состоит в том, что она имеет простые и удобные средства обработки нескольких таблиц в одной базе данных. Таблица — это место хранения данных.

Создание базы данных начинается с команды Файл – Создать или непосредственно выбором в окне системы команды Новая база данных (рис. 1).

В результате на экране появится окно Файл новой базы данных (рис. 5) с помощью которого выбирается папка для размещения базы данных и задается имя файла, например - Преподаватели. Все файлы базы данных имеют расширение mdb. Обычно проект БД в Access содержится в одном файле (в отличие от dBase- подобных).

Рисунок 5 – Окно создания новой базы данных.

 

После этого откроется окно Преподаватели:база данных, изображенное на рис. 6. На экране имеется ряд кнопок, с помощью которых можно работать с различными объектами Access.

Рисунок 6 – Окно пустой базы данных Преподаватели.

 

С помощью кнопок в левой части данного окна можно последовательно создавать все объекты пустой базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и т.д.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях остается возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Для создания новой таблицы необходимо активизировать в окне MS Access кнопку Таблица и справа выбрать один из трех предложенных вариантов создания таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера, Создание таблицы путем ввода данных.

Можно также нажать на кнопку  панели инструментов диалогового окна Преподаватели:база данных, после чего откроется окно создания новой таблицы (рис. 7), в котором можно выбрать один из возможных режимов создания таблицы.

Рисунок 7 – Окно Новая таблица.

 

Действия с базой данных.

Все операции по управлению базой данных сосредоточены в меню Файл окна Access или в окне базы данных.

Операция открытия базы данных включает следующие шаги:

· Из меню Файл выбрать команду Открыть (или нажать пиктограмму Открыть ). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно Открытие файла базы данных (рис. 8).

· В строке Имя файла выбрать соответствующее имя базы данных, предварительно выбрав нужную директорию и накопитель.

· Нажать кнопку OK.

Базу данных можно открыть и с при запуске Microsoft Access, выбрав опцию Открыть базу данных в окне создания баз данных.

Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных. При открытии базы данных можно ограничить возможные операции с базой данных только чтением и ограничить круг пользователей, имеющих доступ к базе данных только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться полезными, если база данных эксплуатируется в многопользовательской системе. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо выбрать рядом с кнопкой Открыть из выпадающего меню команду Открыть для чтения.

Рисунок 8 – Окно открытия базы данных.

 

Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных необходимо выбрать Монопольно.

Базу данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать команду Сервис – Служебные программы – Сжать и восстановить базу данных. Access создает копию базы данных и по-новому размещает ее на диске. После выбора сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое окно цели сжатия, в котором можно выбрать имя для сжатой версии базы данных. Если используется то же самое имя, и база данных оказывается успешно сжатой, то по завершении сжатия Access автоматически уничтожает исходную (несжатую) версию.

Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от просмотра. Это осуществляется с помощью команды Сервис – Защита –Шифровать/дешифровать. В появившемся диалоговом окне необходимо выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и OK. В результате откроется диалоговое окно целевого файла, где следует указать имя файла, в который будет помещен результат шифрования/дешифрования. Если используется то же самое имя и база данных была успешно зашифрована/расшифрована, то   Access автоматически заменяет оригинальный файл на полученный в результате преобразования.

Для закрытия базы данных:

· Активизировать окно базы данных, если это необходимо.

· В меню Файл выбрать команду Закрыть.

Можно закрыть базу данных и с помощью нажатия мышью на кнопке вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш Ctrl + F4.

Для того, чтобы получить копию базы данных, необходимо скопировать файл, в котором она содержится, так как команда Сохранить как в меню Файл заменена на Сохранить как/экспорт. Эта команда позволяет сохранить вне базы данных ее отдельные объекты.

При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы.