Тема № 2. Документоведение как наука

ТЕМА №1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК СИСТЕМА

Определение документа.

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Определение общего значения понятия «документ» является задачей теоретического документоведения, называемого документологией.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В Украине официально приняты три значения документа, зафиксированные в ряде государственных стандартов (ДСТУ):

ДСТУ 2392 – 94. Документ 1- это записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности

ДСТУ 3017 –95. Документ 2–это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве

ДСТУ 2732 – 94. Документ 3 – это материальный объект, содержащий в закреплённом виде информацию, оформленный установленным порядком, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Названные в определении признаки документа предполагают:

a) Наличие информации, смыслового содержания;

b) Стабильную вещественную (материальную) форму;

c) Функциональное назначение.

Главной составляющей документа выступает информация.

Особенности информации в документе:

ü Социальная;

ü Семантическая;

ü Дискретная (прерывистая);

ü Имеет знаковый характер;

ü Зафиксирована на материальном носителе;

ü Имеет вечный характер.

Функции документа

Функция документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Все функции документа можно условно поделить на три группы: 1)главную, 2)общие, 3)специальные

1) Главная функция - это хранение передача (распространение) информации во времени и пространстве

2) Общие функции –– характерны для все документов, независимо от их типа и вида.

Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации.

Коммуникативная функция – это способность документа быть информационным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.

Кумулятивная функция -это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью её сохпанения.

3) Специальные функции - управленческая, познавательная, правовая, общекультурная, мемориальная, статистическая, учетная, источниковую и др..

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций

Документ как система

3.1. Признаки документа.

К отличительным признакам документа относятся:

Наличие смыслового семантического содержания;
Стабильная вещественная форма;
предназначённость для использования в социальной коммуникации;
Завершенность сообщения.

3.2. Свойства документа

Как всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:

1) Атрибутивность документа, т. е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может;

2) Функциональность документа, т. е. его предназначённость для передачи информации в пространстве и времени;

3) Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях;

4) Типовая структура, т. е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов.

Система документов – множество связанных друг с другом элементов (частей) как целостная образования.

Документ как целое как система – это единство составляющих его элементов или подсистем.

Элемент – предельная единица деления документа (найменьший элемент поле или знак).

Подсистема – совокупность однородных выполняющих необходимую для системы функцию.

3. 3. Материальная (физическая) составляющая документа

Материальная (физическая) составляющая документа – это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и во времени.

Материальная составляющая документа включает 3-и части:

Ø Материальную основу документа;

Ø Форму носителя информации и

Ø Способ документирования или записи информации.

Материальная основа документа (МОД) – совокупность материалов, использованных для записи сообщения и составляющих носителей информации.

В зависимости от МО документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажном основе – полимерные документы.

Форма носителя информации – это специальная конструкция материального носителя, обеспечивающая выполнение документом его основной функции, делающая его удобным для хранения и использования.

В зависимости от формы носителя различают документы:

Ø Листовые;

Ø Кодексовые;

Ø Карточные;

Ø Ленточные;

Ø Дисковые;

Ø Комбинированные.

3.4. Информационная составляющая документа.

Документ создаётся для хранения и передачи социальной информации во времени и пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, даёт её в фиксированном виде.

Под информацией принято понимать сведения, сообщения, изложенные знания и т. п.

Обычно выделяют 3-и вида информации, которая хранится в документе:

Ø Элементарную – информацию, циркулирующую в неживой природе;

Ø Биологическую – циркулирующую в живой природе;

Ø Социальную – осмысленную человеческим сообществом.

3. 5. Структура документа

Структура документа – в целом задающая характер входящих в него элементов, их взаиморасположение, связи.

Относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы.

Структура документа бывает:

Ø Внутренняя;

Ø Внешняя.

Внутренняя структура документа - это его внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позволяющих более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нём информацию.

Внешняя структура документа (конструкция) –это его внешняя форма, позволяющая идентифицировать его как вид документа (титульный лист, футляр, корешок).

Оформление документа – придание ему законченной внешней и внутренней форм.