Техника и формы бухгалтерского учета

Под техникой понимается способ регистрации учетной информации, а сочетание используемых для обработки этой информации учетных регистров образует форму бухгалтерского учета, которая утверждается учетной политикой.

Законодательством предусмотрены 4 формы бухгалтерского учета:

1) мемориально-ордерная;

2) журнал-Главная;

3) журнально-ордерная;

4) упрощенная.

Организация самостоятельно выбирает одну из четырех.

Все эти формы объединяет обязательное использование данных первичных документов и хронологическая запись хозяйственных операций с начала отчетного года.

Мемориально-ордерная форма предусматривает внесение информации из первичного документа в мемориальный ордер, где указывается содержание хозяйственной операции, сумма по операции и ее проводка по корреспондирующим счетам. В хронологической последовательности данные ордеров отражаются в регистрационном журнале. Данные журнала служат основанием для заполнения Главной книги. В этой книге каждому счету отводится одна страница. Итоги книги за год (начальное, конечное сальдо, дебетовые и кредитовые обороты по каждому счету) вносятся в оборотную ведомость, а на основании ведомости составляется баланс.

Журнал-Главная является разновидностью первой формы. Данные мемориальных ордеров вносятся в регистр, объединяющий в себе реквизиты регистрационного журнала и Главной книги.

Журнально-ордерная форма использует шахматный принцип регистрации операций. Это значит, что форма журналов-ордеров дает возможность при однократном отражении суммы по операции провести ее в дебет и кредит корреспондирующих счетов одновременно. Периодически итоги журналов-ордеров вносятся в Главную книгу, а затем в баланс.

Для целей аналитического учета в этих формах могут использоваться вспомогательные ведомости и карточки.

Упрощенная форма предполагает заполнение Книги учета хозяйственных операций, куда вносится подробная характеристика хозяйственных операций. Применяется в сфере малого бизнеса.

Обработка информации может производиться вручную или автоматизировано (на компьютере). Осуществление бухгалтерского учета трудоемкий процесс, поэтому в современных аптеках для целей учета используются компьютерные программы.

Наиболее широко применяется программа «1-С: Бухгалтерия».

Это универсальная бухгалтерская программа может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения в законодательстве и формах отчетности. Освоив возможности программы, бухгалтер может автоматизировать различные разделы учета: кассовые операции, расчеты через банк, расчеты по заработной плате и т.д.

Возможности программы:

1) ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям организации;

2) ведение количественного и многовалютного учета;

3) выполняет несложные расчеты по начислению заработной платы, амортизации, закрытию счетов и д.р.;

4) осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов на основе принципа двойной ной записи;

5) получение документов аналитического, синтетического учета и отчетности;

6) возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, первичные и отчетные документы;

7) возможность автоматической печати первичных документов.

Программа успешно используется на малых предприятиях, в торговле и бюджетных организациях.

 2.6. Бухгалтерский баланс

Для управления хозяйственной деятельностью руководителю нужно иметь наглядное представление о том, какими активами обладает организация и на какие средства они куплены. Эту проблема решается составлением баланса.

Баланс: понятие, структура

Баланс – это

1) прием группировки и обобщенного отражения состава активов, финансовых обязательств и источников их формирования в денежной оценке на определенную дату;

2) документ (форма) бухгалтерской отчетности.      

Форма баланса утверждена Минфином РФ.

Графически баланс представляет собой двустороннюю таблицу, левая сторона называется активом, правая – пассивом.

Левая часть содержит информацию о составе и размещении активов, а правая – об источниках их образования.

Каждая часть баланса представлена разделами. В активе их два: 1 раздел - внеоборотные и 2 раздел – оборотные активы.  

Пассив имеет три раздела: 3 раздел - капитал и резервы, 4 раздел – долгосрочные обязательства и 5 раздел - краткосрочные обязательства.

Информацию по разделу конкретизируют статьи. Отдельная статья представляет собой экономически обособленный объект учета, например товары (статья актива), уставный капитал (статья пассива) и т.д. Каждой статье баланса соответствует свой синтетический счет. Счет несет в себе информацию для внесения в баланс - сальдо.

Взаимосвязь счетов и баланса можно представить в виде схемы:

Активные счета			Баланс			Пассивные счета
аналитические	синтетические		Актив	Пассив		синтетические	аналитические
Итоги =	Итоги	=	Итоги =	Итоги	=	Итоги =	Итоги

В конце каждой части выводятся итоги (валюта) баланса. Итоги по активу и пассиву должны совпадать (в переводе с французского, баланс - это равновесие). Это совпадение является критерием оценки правильности составления баланса.

Вывод:

1) отличительной чертой баланса является равенство итогов обеих сторон, так как в активе и в пассиве баланса содержится информация об одних и тех же хозяйственных средствах, но с разных точек зрения;

2) баланс представляет собой как бы моментальный снимок хозяйственных средств, в то время как счета отражают динамику хозяйственных процессов.

Изменения в балансе

Динамичность хозяйственной деятельности проявляется в изменениях в составе и источниках хозяйственных средств, т.е. в балансе.

Выделяют четыре типа изменений в балансе.

Первый тип (активно-активный) связан с изменениями в активе баланса. При этом одна статья актива увеличивается, а другая уменьшается. Валюта баланса при этом не меняется. При отражении операций, вызывающие эти изменения, корреспондируют активные счета. 

Примеры операций: погашение дебиторской задолженности, перевод одной группы ценностей в другую, перемещение денежных средств из кассы на расчетный счет и наоборот.

Второй тип (пассивно-пассивный)  вызывает изменения в пассиве баланса. Одна статья пассива увеличивается, другая уменьшается. Валюта баланса не меняется. Корреспондируют пассивные счета.

Примеры операций: начисление налогов (например, на прибыль), формирование резервного капитала за счет прибыли (см. финансовый план).

Третий (активно-пассивный)тип изменений ведет к увеличению хозяйственных средств, а значит и валюты баланса. Корреспондируют активные и пассивные счета.

Примеры операций: переоценка активов в сторону увеличения стоимости, приобретение активов (например, товаров), получение кредитов.

Четвертый (активно-пассивный)тип изменений связан с изъятием хозяйственных средств из оборота. Актив, пассив и валюта баланса уменьшаются. Корреспондируют активные и пассивные счета. 

Примеры операций: погашение кредиторской задолженности (перед банками, персоналом, поставщиками, бюджетом), переоценка ценностей в сторону уменьшения стоимости, списание испорченных ценностей.

Руководитель организации должен уметь читать баланс: оценивать состояние имущества, обязательств, расчетов; понимать какого рода изменения в них произошли и вследствие каких хозяйственных процессов. Информативность баланса позволяет использовать его в качестве основного источника информации для анализа финансового состояния организации.

Виды баланса

В зависимости от периода составления выделяют следующие виды баланса:

1) вступительный (в нем отражается материально-финансовое положение вновь зарегистрированной организации, процесс формирования уставного капитала);

2) операционный или текущий (составляется действующей организацией по истечению отчетного периода для предоставления внешним пользователям учетной информации);

3) ликвидационный (составляется при ликвидации организации как юридического лица). 

По источникам составления различают:

1) инвентарный (составляется по данным инвентаризации);

2) книжный (составляется на основании данных учетных регистров);

3) генеральный (объединяет данные регистров и инвентаризации).

В зависимости от вида в балансе по-разному раскрываются отдельные статьи.