2020-04-12
546
Исследование – один из основных видов познания. Оно представляет собой процесс изучения какого либо объекта и получения новых знаний.
Исследование обладает основополагающими характеристиками, определяющими его направленность и результаты. К ним относят:
- потребность в исследовании (острота и необходимость
решения проблем и задач);
- его цель, объект и предмет;
- методология, вид исследования и ресурсы (определенный
комплекс средств и возможностей, обеспечивающих успешное проведение исследования и достижение его целей);
- результаты исследования (как конечный итог и
эффективность исследования, определяющая соотношение и соразмерность использованных ресурсов на проведение исследования и достигнутых при этом целей).
При проведении исследования важно правильно и четко определить:
- цель, объект и предмет исследования;
- процесс исследования (как совокупность последовательно
выполняемых операций).
Цель. Это понятие в различных источниках трактуется по
|
|
|
разному. Применительно к исследованию цель целесообразно рассматривать как желаемый новый исследовательский результат состояния предмета определенного объекта исследования, выраженный качественно и (или) количественно, преимущественно с указанием сроков его достижения, исполнителей и ресурсов.
Очевидно, что цель не может быть тождественна будущему результату исследования, а поэтому ее достижение носит вероятностный характер.
Объект исследования. В общем случае – это структура (организация) как совокупность элементов, требующая наличия системы управления. Напомню вам, что любая организация является частью общей среды, которая в свою очередь состоит из внешней и внутренней сред (рис. 4).
Внешняя среда включает окружение исследуемого объекта. Т. е. то, что не входит непосредственно в него, но с ним взаимодействует и на него влияет. В терминологии исследования систем управления ее делят на микросреду (среда прямого воздействий) и макросреду (дальнее окружение, опосредованно влияющее на объект).
Внешнюю среду могут характеризовать:
- взаимосвязанность факторов внешней среды (уровень
взаимосвязи, с которой изменение одного фактора воздействует на другие);
- сложность (определяется числом внешних факторов, на
которые объект исследования может реагировать);
- подвижность (относительная быстрота изменения внешней
среды объекта);
- неопределенность (функция количества и относительной
точности информации по конкретному фактору внешней среды);
- нестабильность (частота изменений).
|
|
|
Очевидно, что при исследовании систем управления необходимо объективно выявлять воздействие на организацию факторов как внутренней, так и внешней среды и адекватно их учитывать.
Предмет исследования. Это то, на что направлено и что является содержанием научного изучения, рассмотрения, познания и разрешения. Это может быть проблема, задачи или вопрос, познание и разрешение которого требует исследования.
Предметами исследования систем управления могут быть проблемы, задачи и вопросы, возникающие:
- при построении, функционировании и совершенствовании
систем управления;
- при использовании в них соответствующих методов,
принципов, процессов, отношений, элементов, подсистем и прочих составляющих системы.
В частности, могут исследоваться вопросы, связанные с
реализацией общих функций управленческого цикла: прогнозирования, планирования, организации, координации, контроля и т.п.
Как уже отмечалось, необходимость и значение любого исследования определяется его потребностью и остротой рассматриваемой проблемы для общества или конкретной организации. Развитие творческой деятельности и научной мысли человека привело к тому, что наука стала основной движущей силой научно-технического прогресса и развития всей современной цивилизации. Особое значение придается научным достижениям, определившем направления развития мирового сообщества.
Так, например, на основе теории длинных волн Н. Кондратьева сформулированы следующие циклы развития научно-технического прогресса, связанные с внедрением в практику результатов научных исследований:
Первый цикл (1785-1835) - промышленный переворот в Великобритании, обусловленный внедрением новых технологий в текстильной промышленности и использованием гидроэнергии.
Второй цикл (1830-1890) – создание парового двигателя и и развитие на этой основе транспорта и производства.
Третий цикл (1885-1940) – изобретение электродвигателя, производство и использование в промышленности и в быту электроэнергии.
Четвертый цикл (1935-1990) – использование нефти и продуктов ее переработки, газа, развитие энергетики, дизелей и двигателей внутреннего сгорания, массовое производство автомобилей. Создание атомной энергетики и атомного оружия. Появление космических средств связи. Появляются мощные транснациональные компании, осуществляющие прямые инвестиции в экономику других стран.
Пятый цикл (1985-2035) - научно-технические достижения в микроэлектронике, информатике и электронных сетях Интернета и других направлениях и областях жизнедеятельности общества. Среди основных составляющих, определяющих пятый технологический цикл, важнейшими являются достижения в области организации управления, при обеспечении которых первостепенную роль играют результаты фундаментальных и прикладных исследований систем управления.
Проведение исследований систем управления требует от исследователя знания важнейших принципов построения и функционирования таких систем. Применительно к системам управления принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие направления их построения и функционирования и которыми должны руководствоваться кадры управления в своей деятельности.
Построение и функционирование систем управления осуществляется на основе общих, общесистемных и специальных принципов. При этом исходным (главным) является принцип системности, во многом определяющий все другие.
К объективным общим принципам относят:
- сбалансированного демократического централизма;
- оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности;
- ответственности;
|
|
|
- активизации и стимулирования;
- рационального делегирования полномочий;
- заинтересованной творческой работы всего управленческого персонала.
К основным общесистемным принципам относят:
- целостность (важнейшее исходное положение – система, как
достаточно обособленное целое, предполагающее членение ее на относительно неделимые, совместно функционирующие, взаимозависимые и взаимодействующие между собой элементы);
- целенаправленность (обусловливает необходимость наличия
и достижения определенных целей, реализация которых требует создания в составе СУ целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления; необходимость установления приоритетности одних целей по отношению к другим);
- обусловленность функций управления целями (обеспечивает
формирование и изменение функций управления в соответствии с целями систем управления);
- первичность функций управления (состав подсистем системы
управления, организационная структура, требования к работникам, их численность и т.д. зависят от содержания, количества и трудоемкости функций управления; наиболее приоритетными функциями среди всех других должны быть функции управления качеством);
- возможная структуризация и композиция (позволяет на
основе наличия в системе свойства иерархичности структурировать ее внутреннее строение и расчленять на уровни, что обеспечивает представление каждой подсистемы и в конечном итоге элементов в виде системы, т.е. системы более высокого уровня; число уровней, подсистем и элементов на каждом из них должно быть минимальным, но обеспечивающим рациональное построение и эффективное функционирование всей системы);
- многодолжностная потенциальность (управленческий
процесс не должен прерываться, каждый работник должен быть готов выполнять функции вышестоящего, нижестоящего и одного-двух работников своего уровня);
- правовая регламентация управления (обеспечение
законности управленческих процессов на основе соблюдения всех действующих нормативно-правовых актов);
|
|
|
- единство теории и практики управления (управленческие
решения должны приниматься на основе логики, методологии управления и быть направлены на получение практического результата);
- оперативность (обеспечивает своевременное принятие
управленческих решений по предотвращению и (или) оперативному устранению отклонений);
- систематичность (определяет постоянное непрерывное
выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия);
- научность (реализует разработку мероприятий и воздействий
на основе достижений науки и техники с учетом объективных законов и закономерностей системного управления);
- перспективность (обеспечивает перспективу развития
организации как системы);
- оптимальность (предусматривает многовариантную
проработку управляющих решений и выбор в соответствии с определенным критерием оптимального для организации варианта);
- устойчивость (предусматривает удержание системы в
относительно стабильном состоянии и обеспечивает выживание организации в условиях конкуренции);
- специализация (обеспечивает рациональное разделение
управленческого и производственного труда в организации);
- адаптивность (предусматривает обеспечение
приспособляемости системы к изменяющимся внешним и внутренним условиям);
- п араллельность (предполагает одновременное выполнение
отдельных управленческих работ);
- простота (предусматривает использование наиболее
доступных и несложных методов, принципов и процедур управления и принятия легковыполняемых решений);
- замкнутости общефункционального управленческого
процесса (ОФУП) (реализует выполнение в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла управления, включая планирование, организацию, координацию работы и т.д.).
Важнейшим из них считается принцип замкнутости общефункционального управленческого процесса, обозначающего выполнение общих функций управления: прогнозирование, планирование, организация, координация и контроль.
В некоторых других источниках перечисленные выше общие функции управления дополняются распорядительством (командованием), мотивацией, руководством, коммуникацией, исследованием, оценкой, принятием решений, регулированием. Однако, скорее всего часть из них являются их подфункциями (распорядительство или командование, мотивация, исследование, оценка) или связующими процессами - принятие решений, руководство (регулирование как функция руководства), коммуникации.
Так, например, все общие функции объединены связующими процессами коммуникации, принятия решения и руководства.
При выполнении управленческого цикла в отечественных системах первостепенная роль отводится организации и координации и регулированию (как функции руководства).
Выработанные корректирующие (регулирующие) воздействия на основе организации и координации действий (работ) посредством обратной связи оказывают влияние на оперативное устранение непредвиденных реальных отклонений (ошибок) в процессах.
Следует отметить, что одни элементы ОФУ в процессе управленческого цикла выполняются строго последовательно, а другие последовательно-параллельно. Это, естественно, несколько усложняет взаимосвязи рассматриваемых функций (рис. 8).
К основным специальным принципам при построении и функционировании системы управления относят:
- ориентация на потребителя;
-обеспечение лидерства руководителя;
-вовлечение всех работников в активный инновационный процесс;
-системный подход к менеджменту (неразрывно связан с процессным подходом);
-постоянное улучшение (совершенствование) управленческих процессов;
-принятие решений на основе фактов;
-управление на всех стадиях и этапах жизненного цикла продукции;
-использование в управлении комплекса методов мотивации;
-регулирование на всех иерархических уровнях управления (от межотраслевого федерального до группы, рабочего места);
 Подготовительный этап
| |||
Исполнительный этап
(Выполнение работ)
|
Рис.8 Общие функции управленческого цикла в системе управления и их взаимосвязь
-постоянное (перманентное) использование в управлении преимущественно воздействий (решений) превентивного характера с их оперативным (немедленным) исполнением;
- документирование управленческих процессов;
-решение задач управления различными способами, включая автоматические, автоматизированные и другие;
- восприятие каждым работающим себя как изготовителя продукции (услуги), а исполнителя следующей операции технологического процесса - как потребителя.
Для реализации специальных принципов при построении и функционировании систем управления необходим соответствующий механизм управления, который представляет собой совокупность организационных и экономических компонентов, обеспечивающих согласованное, взаимосвязанное и взаимодействующее функционирование всех элементов системы для достижения целей организации.
Такой механизм должен обеспечивать в рамках системного управления выработку и реализацию эффективных целенаправленных управляющих воздействий на все многообразные условия и элементы, от которых зависят конечные результаты функционирования систем управления.
Рис 9. Цепочка воздействий.
В ходе деятельности организации в механизме управления происходят исключительно сложные процессы влияния многообразных субъективных и объективных условий на функционирование элементов системы управления. Тем не менее во всех случаях должна четко прослеживаться последовательная цепочка воздействий (Рис. 9):
Требования, предъявляемые к системам управления:
- выполнение всех принципов системного управления и учет всех условий, влияющих на функционирование элементов систем управления;
- направленность на эффективное достижение целей организации;
- обеспечение рационального соединения элементов в систему для достижения синергетического эффекта;
- обеспечение непрерывности функционирования и развития организации;
- согласованность интересов различных групп, «сил влияния» и др.
Система управления не является чем-то застывшим. Она постоянно находится под воздействием изменений во внешней и внутренней среде и должна соответствовать предъявляемым требованиям. Поэтому постоянно должна осуществляться деятельность по совершенствованию системы управления, повышению ее эффективности.
Чаще всего эта работа направлена на выбор эффективной организационной структуры системы управления, механизма управления ею, способов действий для обеспечения достижения целей организации, определения функций и правил поведения персонала системы управления и др. в соответствии с особенностями ситуации, переживаемой данным объектом. Это наиболее характерно для деятельности по организационному проектированию.
4.2. Системный анализ в исследовании систем управления
Анализ исследовательского опыта показал, что применение только одного какого-либо подхода в его классическом виде для целей системного исследования не только не дает существенного эффекта, но и практически невозможно. Отсюда объективно вытекает необходимость интегративного сбалансированного использования различных методологических подходов применительно к каждому конкретному исследованию систем управления. Данный подход правомерно следует трактовать именно как системный, т.е. интегративно-конвергенциальный, представляющий систему подходов (Рис.10).
Это позволяет провести комплексный, всесторонний анализ состояния системы управления и ее соответствия обстановке. При этом, исходя из содержания системы управления (как совокупность функционально связанных органов управления, рабочих мест менеджеров и технических средств управления процесс управления, обеспечивающая реализацию управленческих действий (функций) наиболее чаще системный подход комплексируется с ситуационным и процессным подходами.
В основе системного подхода – системный анализ.
| Системный подход | |||||||||
|
| |||||||||
Рис. 10. Интегративно-конвергенциальная сущность системного подхода
Системный анализ - это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей деятельности организации.
Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами. Существует два основных типа систем - закрытые и открытые.
Системный анализ имеет следующие особенности:
- применяется для решения таких проблем, которые не могут быть поставлены и решены отдельными математическими методами, т.е. проблем с неопределенностью ситуации принятия решения;
-использует не только формальные методы, но и методы качественного анализа, т.е. методы, направленные на активизацию использования интуиции и опыта специалистов;
- объединяет разные методы с помощью единой методики;
-опирается на научное мировоззрение, в частности, на диалектическую логику;
-дает возможность объединить знания, суждения и интуицию специалистов различных областей знаний и обязывает их к определенной дисциплине мышления;
-основное внимание уделяет целям и целеобразованию.
Области применения системного анализа можно определить с точки зрения задач, решаемых системой управления:
- задачи, связанные с преобразованием целей и функций;
- задачи разработки и совершенствования структур;
- задачи организационного проектирования.
Все эти задачи по разному реализуются на различных уровнях и областях управления. Поэтому целесообразно выделить области применения системного анализа и по этому принципу:
-задачи общегосударственного, народнохозяйственного уровня;
-задачи отраслевого уровня;
-задачи регионального характера;
-задачи уровня объединений, предприятий, организаций.
Методология системного анализа - системный подход. Он предполагает, что объект исследуется как целостная совокупность составляющих его подсистем, элементов и во всем многообразии выявленных свойств и связей внутри объекта, а также между объектом и внешней средой.
Суть системного подхода - организация рассматривается как система со своим входом (цели, задачи), выходом (результаты работы по показателям), обратными связями (между персоналом и руководителем, внешней средой), внешними воздействиями.
Основные цели при системном подходе:
- снижение эмерджентности (эмерджентность в управлении – несовпадение цели организации с целями входящих в нее частей, т.е. система не сводится к простой совокупности элементов);
- повышение синергичности (в управлении - сознательная однонаправленная деятельность всех членов организации в стремлении к общей цели);
- обеспечение положительной мультипликативности в организации (в управлении мультипликативность - управляющие действия или стихийные процессы, направленные на повышение эффективности системы);
- обеспечение устойчивости функционирования организации;
- обеспечение адаптивности работы организации;
-обеспечение совместимости работы подсистем организации (например, подсистемы «персонал» с подсистемой «руководство» и др.);
- обеспечение эффективной работы обратных связей в организации как внутри подсистем, так и между подсистемами.
Применительно к исследованию систем управления (как организации) системный подход предусматривает:
- рассмотрение системы управления как некоторой целостности, состоящей из относительно обособленных взаимодействующих и взаимосвязанных между собой элементов и подсистем с особыми специфическими свойствами;
- рассмотрение системы управления как открытой моноцелевой системы, имеющей свои управляющую систему и управляемые подсистемы, взаимодействующие между собой внутреннюю и внешнюю среды, внутренние и внешние цели, подцели каждой из подсистем, стратегии достижения цели и т.п.; при этом изменение в одном из элементов любой системы вызывает изменения в других элементах и подсистемах, что основывается на диалектическом подходе к взаимосвязи и взаимообусловленности всех явлений в природе и обществе;
- всестороннее изучение не только отдельных свойств взаимодействующих и взаимосвязанных между собой компонентов системы, ее внутренней и внешней среды, но и генерируемых при этом новых синергетических свойств, обладающих новыми качествами;
- изучение всей совокупности параметров и показателей функционирования системы в динамике, что требует исследования внутриорганизационных процессов адаптации, саморегулирования, самоорганизации, прогнозирования и планирования, координации и т.п.
При системном подходе исследование системы управления или ее объекта как целостного комплекса взаимосвязанных и взаимодействующих элементов необходимо осуществлять в единстве с производственной системой организации и внешней средой. При этом сначала следует проводить исследование управляемой подсистемы и внешней среды, а затем во взаимосвязи и взаимодействии с ними - управляющей подсистемы, т.е. самой системы управления.
Данный подход обладает существенными достоинствами по сравнению с другими:
- возможности системного подхода значительно шире для познания объекта исследования, в том числе его синергетических свойств;
- можно декомпозировать любой изучаемый объект с необходимой глубиной для достижения цели исследования, что обеспечивает выявление всего необходимого для изучения любого относительно неделимого элемента;
- создается более глубокая схема обоснования и выявления характера и достоверности связей и отношений в исследуемом объекте, и при этом формируются предпосылки для поиска новых механизмов эффективного функционирования объекта;
- обусловливается тесная связь с другими методологическими направлениями науки, а при необходимости имеется возможность интегративного применения других методологических подходов, что повышает результативность исследования.
Практически исследование системы управления на основе системного подхода предусматривает расчленение ее на отдельные элементы, в свою очередь представляющие системы:
- орган управления - как система, формирующая управляющие воздействия;
- система передачи управляющих воздействий;
- система получения информации о состоянии управляемой подсистемы.
При необходимости в интересах исследования каждый из этих элементов в свою очередь также разгруппировывается.
Затем каждый из элементов исследуется в различных ситуациях на основе ситуационного и процессного подходов.
5. Ситуационный анализ в системах управления
Ситуационный анализ базируется на ситуационном подходе.
Считается, что концепция ситуационного подхода разработана в конце 60-х годов ХХ в. в Гарвардской школе бизнеса (США). Это способ решения проблем в зависимости от складывающейся ситуации (обстановки).
Ситуация (обстановка) – это конкретный набор обстоятельств, оказывающих существенное влияние на организацию в конкретное время. Любая ситуация имеет идейную или экономическую основу, исследование которой позволяет понять ретроспективу и определить перспективу.
Ситуационный подход акцентирует внимание руководителя на отношениях между внутренней и внешней средами организации. Внешня я среда состоит из социальных, политических и экономических факторов. Внутренняя среда является средой внутри организации. Согласно ситуационной теории нет универсального подхода и руководителям (менеджерам) необходимо определить такой подход, который лучше всего будет отвечать данной ситуации и поможет им достигнуть управленческих целей. Поэтому руководители (менеджеры) должны понимать взаимосвязь между этими двумя средами и уметь определить оптимальный вариант действий для достижения цели организации. Но для этого он должен владеть одним-двумя (можно и больше) типовыми (оптимальными) вариантами действий для характерных условий обстановки.
В настоящее время для ряда целей исследования систем управления, обусловленных необходимостью быстротечного изменения управления, крайне важно оперативно провести работы и принять обоснованные управленческие решения. Такие цели могут ставиться по мере возникновения непрогнозируемых проблем управления, требующих быстрого разрешения и связанных, например, с внезапными изменениями обстановки в условиях развития чрезвычайной ситуации, необходимостью срочного заключения контракта или подписания договора, проведением незапланированных работ по реструктуризации системы управления и др. В условиях чрезвычайных ситуаций цена задержки в принятии решения даже при правильных управленческих действиях может оказаться очень большой, т.е. необходимо повышать оперативность и качество проведения исследований систем управления.
В этих случаях целесообразно применить ситуационный анализ системы управления. Его методология - ситуационный подход - как концепция управления, утверждающая, что оптимальное решение есть подбор факторов внутри организации, соответствующих ситуации в окружающей среде. Данный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов исследования При этом метод исследования определяется конкретной сложившейся ситуацией.
Если ситуация достаточно стабильна и работа по совершенствованию системы управления производится в плановом порядке, то обычно применяются методы исследования, основанные на всестороннем основательном обосновании вариантов развития с последующим выбором оптимального (теоретические, логико-интуитивные, эмпирические, комплексно-комбинированные).
В других условиях, когда требуются немедленные действия, могут применяться методы исследования, дающие немедленный же результат («мозговой штурм (атака)», метод экспертных оценок, метод «кейсов»-деловых ситуаций и др.). Они, как правило, не позволяют решить проблему в полной мере, на долгосрочную перспективу, поскольку оценивают только краткосрочно действующие факторы обстановки. Но обеспечивают удержание ситуации под контролем как минимум на этапе пика кризиса.
Суть ситуационного подхода:
- методы работы системы управления могут меняться в зависимости от ситуации;
- на практике результаты деятельности организации анализируются в различных практических ситуациях;
- ищутся наиболее значимые ситуационные факторы, влияющие на показатели управленческой деятельности в динамике, такие как, например, дефицит времени, недостаток технических средств управления, состав и квалификация персонала управления и др.;
- прогнозируются последствия;
-на основании полученных данных планируется будущая деятельность организации.
Специфика российской действительности заключается в том, что для наших организаций объективно эта управленческая парадигма является сейчас наиболее актуальной. Однако, следует признать, что российские руководители еще не успели толком освоить предыдущий подход и по-настоящему научиться не только максимально использовать потенциал организации, но и адекватно его оценивать. Об этом свидетельствуют перманентные, идущие с трудом, без четко сформулированной цели так называемые реформы военной организации государства, в МЧС, МВД, в социально-экономической сфере (системы РАО «ЕЭС», ЖКХ, здравоохранения) и др.
Наиболее значимое качество систем управления в современных условиях - это гибкость, способность переориентироваться на решение новых задач, использовать новые, адекватные условиям способы действий.
Итак, самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Применительно к исследованию системы управления основные положения ситуационного подхода гласят:
- не отвергая результатов других подходов и школ менеджмента исходить из того, что для наиболее эффективного достижения целей системы управления приемы, которыми пользуется исследователь (руководитель), могут значительно варьироваться;
- исследователь (руководитель) должен увязывать конкретные концепции и методики с конкретными ситуациями;
- исследователь (руководитель) должен хорошо владеть средствами профессионального управления, доказавшими свою эффективность;
- исследователь (руководитель) должен уметь предвидеть возможные положительные и отрицательные последствия применения конкретной концепции и методики;
- исследователь (руководитель) должен уметь правильно интерпретировать ситуацию, определить наиболее важные факторы в данных условиях и вероятный эффект от изменения переменных.
Самый важный момент в ситуационном подходе - определение наиболее существенных переменных в данной ситуации и их воздействия на управляемый объект. С точки зрения интенсивности влияния на процесс и систему управления факторы внешней среды делят на факторы прямого (непосредственного) и косвенного воздействия. Роль исследователя (руководителя) состоит не только в определении среды, к которой относится фактор воздействия, но и в установлении степени его влияния на систему управления, чтобы либо нейтрализовать, либо усилить воздействие внешнего фактора на результаты ее деятельности.
Таким образом, методология ситуационного подхода может быть представлен как 4-х шаговый процесс:
1. Исследователь (руководитель) должен хорошо владеть
средствами профессионального управления, доказавшими свою эффективность: системный анализ, методы планирования и контроля, количественные методы принятия решений.
2. Каждая из управляющих концепций и методик имеет
свои сильные и слабые стороны или сравнительные характеристики в случае, когда они применяются в конкретной ситуации. Исследователь (руководитель) должен уметь предвидеть вероятные последствия как положительные, так и отрицательные, от применения данной методики или концепции.
3. Исследователь (руководитель) должен уметь
правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определять, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.
4. Исследователь (руководитель) должен уметь увязывать
конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и имели бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей системы управления самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.
Ситуационное исследование систем управления целесообразно проводить в совокупности с элементами процессного подхода. Суть этого в том, что исследователь (руководитель) по существу должен осуществить управление процессом достижения поставленной цели. Т.е. выполнить комплекс управленческих действий: прогнозирование, планирование, организацию, координирование и контроль.
Для осуществления целенаправленной деятельности по изменению системы управления необходимо определить концепцию (замысел) изменений. Концепция формулируется в результате прогнозирования (где мы находимся в настоящее время и куда двигаться - цель действий и что может помешать ее достичь). При этом необходимо:
-определить комплекс переменных для установления степени их влияния на систему управления, варианты ситуаций и их развития;
-разработать варианты поведения системы управления в предполагаемых условиях в целом и каждого элемента;
Концепция должна отвечать на вопрос: как мы собираемся сделать это - перевести организацию в новое состояние? Она составляет основу для принятия решения, что в свою очередь является основным содержанием планирования. На основе решения также осуществляются формулирование и постановка задач исполнителям и определение содержания обеспечения действий (организация), организуется координация и контроль хода деятельности.
Таким образом, в данной лекции даны основные представления о системе управления - как объекте исследования. Для исследования ее следует использовать системный подход, который следует понимать более широко - как интегративно-конвергенциальный, т.е. включающий другие подходы. При этом системный подход наряду с ситуационным следует также рассматривать и с более узкой точки зрения - как самостоятельные подходы к исследованию.
Системный подход, являясь методологией системного анализа, рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Теория систем помогает руководителям понять взаимозависимость между отдельными частями организации и средой, окружающей ее.
Ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные переменные, которые влияют на организацию. Ситуационный подход часто называют «ситуационным мышлением». С точки зрения ситуации «лучшего способа» управления не существует.
Тема 5. ЦЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ
5.1. Цели управления: сущность и содержание.
Следует начать с того, что любая деятельность - это специфически человеческая форма активного отношения к окружающему миру, содержание которой составляет его целесообразное изменение и преобразование. И деятельность по обеспечению пожарной безопасности направлена на изменения и преобразования в обществе в интересах повышения степени его противопожарной защиты.
Всякая деятельность включает в себя цель, средство, результат и сам процесс деятельности. И управление деятельностью по обеспечению пожарной безопасностью предполагает наличие целевого начала.
Целевое начало в управлении организацией определяется двумя составляющими: ее миссией и целью. Миссия по отношению к цели организации является первичной. В отношении управления организацией подход к формулированию миссии и цели управления аналогичен.
Миссия управления организацией понимается как его предназначение, его роль в деятельности организации. Миссия должна раскрывать основную сущность управления организации. Сформулировать ее четко, кратко но с необходимой полнотой весьма сложно.
В формулировке миссии должны быть отражены следующие характеристики организации:
- целевые ориентиры управления организацией, отражающие задачи управления, на решение которых направлена управленческая деятельность, и то, к чему управление организацией стремится в перспективе;
- сфера деятельности организации;
- философия управления организацией;
-возможности и способы осуществления управленческой деятельности в организации.
Миссия управления формулируется на основе миссии организации, четко и понятно для всех членов организации и подсистемных органов управления, взаимодействующих внутри системы управления организации. Формулировка миссии должна оставлять простор для творческого и гибкого развития системы управления организации.
Так, например, если миссией управления Государственной противопожарной службы принять полную ликвидацию пожаров как явления и предпосылок к ним и отразить ее в слогане «Пожарам –нет!», то содержанием миссии управления можно принять создание условий для достижения цели организации, т. е. обеспечение полной ликвидации пожаров.
Миссия является основой для формулирования главной, генеральной цели управления.
В общем понимании цель - это один из элементов поведения и сознательной деятельности человека, который характеризует предвосхищение в мышлении результата деятельности. Цель выступает как способ интеграции различных действий человека в некоторую последовательность или систему и поэтому является основой для определения пути достижения цели (реализации предвосхищения) с помощью определённых же средств. То есть в качестве непосредственного мотива цель направляет и регулирует человеческую деятельность, делает ее целенаправленной. Анализ деятельности как целенаправленной предполагает выявление несоответствия между наличной жизненной ситуацией и целью, а осуществление цели является процессом преодоления этого несоответствия. При этом целенаправленность деятельности достигается за счет управления ею. Таким образом, цель - идеальное или желательное состояние объекта (организации). И если миссия управления организацией будет заключаться в создании условий для достижения цели организации, то вытекающая из нее цель управления – в обеспечении эффективного использования ресурсов организации (ГПС) для достижения цели организации – полной ликвидации пожаров.
Являясь производными от целей организации, цели управления также имеют свою специфическую многоаспектную классификацию. Однако специфика состоит в том, что по отношению к большинству классов целей организации цели управления выполняют однозначную управленческую функцию – обеспечение достижения этих целей. Это относится в первую очередь к целям, выделяемым по уровням управления, по источникам, по приоритетности, по направленности, по форме выражения и пр. Но в отношении содержательного аспекта целей организации цели управления могут иметь определенную специфику.
Так, по своему содержанию цели организации могут быть экономические, политические, социальные, научно-технические и др. И в целом, по отношению к цели организации цель управления обеспечивает ее достижение. Однако по содержанию цель управления может отличаться от целей организации. Так, например, конечная цель организации может быть политической – восстановление авторитета России на мировой арене. Одно из направлений - создать системы зависимости Европы, Балкан, ряда стран СНГ от России, например, энергетической. И на этом этапе достижения генеральной цели цель управления может быть экономической – управление процессом создания системы энергозависимости.
Кроме того, для целей управления характерны цели, выделяемые по срокам достижения:
- оперативные (краткосрочные) цели;
- тактические (среднесрочные) цели;
- стратегические (долгосрочные) цели.
Для краткосрочных или текущих целей управления характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, и большая, чем для среднесрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах, как кто, что и когда должен выполнять. Для такого деления характерна соподчиненность целей, которая выражается в том, что выбору тактических (среднесрочных) целей и оперативных (краткосрочных) целей предшествует выбор стратегических (долгосрочных) целей. Сущность состоит в том, что для достижения цели организации выделяется важнейшее (ключевое) направление (которое влияет на решение главной проблемы), на котором сосредоточивается все внимание, в том числе и управление. Возвращаясь к нашему примеру: для достижения стратегической (долгосрочной) политической цели – восстановление авторитета России, определено главное, экономическое направление, определившее экономическую (среднесрочную) цель управлении - обеспечение создания системы энергозависимости.
Установление целей управления заключается в концентрации внимания на результатах, которые предполагается достигнуть. Стратегическая (долгосрочная) цель формулируются в первую очередь. При этом она может формулироваться руководителем самостоятельно, исходя из возникшей проблемы. Однако так происходит не всегда. Нередко такая цель формулируется на основе устанавливаемых вышестоящей инстанцией заданий.
Затем вырабатываются более краткосрочные (тактические или оперативные) цели, достижение которых обусловливает достижение более стратегических целей.
Оперативные цели формулируются в ходе достижения тактических целей.
Таким образом формируется «дерево целей».
Цели управления должны соответствовать ряду требований, из которых важнейшими считаются достижимость и непротиворечивость.
Достижимость – непременное требование, предъявляемое к целям. Исследования показывают, что цели являются важными мотивами поведения персонала органов управления. Люди стремятся к достижению целей, однако если цели недостижимы, мотивация работников быстро ослабевает и у них формируется недоверие к руководству организации.
Непротиворечивость – другое важное требование к целям. Действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей. Противоречивость целей ведет к возникновению конфликта между подразделениями организации, которые отвечают за достижение целей. Чтобы этого не допустить, необходимо цели скоординировать и осуществлять контроль за ходом их достижения. Цели должны быть утверждены вышестоящим руководством, их достижение должно всесторонне стимулироваться.
Рассмотрим с вышеизложенных позиций деятельность пожарной охраны России. Пожарная охрана России и ее основа – Государственная противопожарная служба призваны надежно обеспечивать противопожарную защиту государства. Повышение уровня боевой готовности пожарной охраны, ее возможностей по профилактике и тушению пожаров, уровня ее организационного и технического совершенства составляет основное содержание деятельности по обеспечению пожарной безопасности. Таким образом, генеральной целью деятельности ГПС является обеспечение пожарной безопасности, а генеральной целью управления в ГПС – обеспечение достижения ее необходимого уровня.
Заявленная генеральная цель управления ГПС достигается решением как минимум, трех управленческих задач – обеспечением поддержания сил и средств ГПС по в постоянной боевой готовности, обеспечением всесторонней подготовки их к действиям по предназначению и обеспечением выполнения ими задач по профилактике и тушению пожаров. Т.е., эти задачи, поставленные руководством ГПС перед соответствующими исполнительными структурами, приобретают для них статус целей и, соответственно, становятся управленческими целями для их органов управления.
Таким образом, сущность цели управления выражается в миссии управления организацией, которая формулируется на основе миссии организации.
Миссия является основой для формулирования главной, генеральной цели управления, которая заключается в обеспечении эффективного использования ресурсов организации для достижения цели организации.
Достижение генеральной цели управления осуществляется решением управленческих задач, составляющих ее содержание:
-управление поддержанием организации в жизнеспособном состоянии;
-управление всесторонней подготовкой персонала и материально-технических средств организации;
-руководство действиями при выполнении задач по предназначению.
5.2. Стратегическое планирование и управление.
Характерная черта современного управления организацией — это усиление внимания к стратегическим аспектам управления, связанным с решением проблемы постоянного развития организации в соответствии с динамично меняющимися условиями внешнего окружения.
Стратегическое управление, как современный инструмент управления развитием организации в условиях нарастающих изменений во внешней среде и связанной с этим неопределенности играет значительную роль в управлении хозяйственной деятельностью. Практика показывает, что лишь 5% существующих организаций разрабатывают стратегию, но именно их деятельность существенно выше среднеотраслевой.
По мнению аналитиков, в настоящий момент в управленческой практике России механизм стратегического управления находится в процессе становления. Можно считать, что Россия вступила в стадию, когда отсутствие разработанной стратегии тормозит развитие организаций. Наиболее заметно это в рыночной, негосударственной среде. Среди них наблюдается наибольшее количество банкротств. Это объясняется неудовлетворительной системой управления: при 100%-ном решении задач производственной политики и обеспечения производства решаются всего 25% задач инновационной политики, столько же по информационному обеспечению и только 12% — по планированию стратегии. В самостоятельном стратегическом управлении нет унифицированных рецептов. Оно строится в первую очередь на творческом подходе, основу которого составляет обобщение практики успешного решения стратегических задач. Это в подавляющем большинстве нехарактерно для наших бизнес-руководителей стратегического уровня. Что в свое время было отмечено на одном из заседаний правительства России Г.Грефом в бытность его руководителем Минрегионразвития.
Стратегическое управление представляет собой процесс, включающий разработку стратегии (стратегическое планирование) и ее реализации. Он включает постановку целей, выработку стратегии, определение необходимых ресурсов и поддержание взаимоотношений с внешней средой, которые позволяют организации добиваться решения поставленных задач. Поэтому стратегическое управление можно рассматривать как совокупность пяти взаимосвязанных управленческих процессов (этапов), которые логически вытекают один из другого:
1. Анализ среды.
2. Определение миссии и целей.
3. Выработка стратегии и принятие стратегического решения.
4. Реализация стратегического решения.
5. Оценка и контроль реализации стратегического решения.
Этапы 1 – 3 составляют процесс стратегического планирования, а этапы 4 и 5 - процесс реализации стратегического плана.
Для того, чтобы в организации начал осуществляться процесс стратегического управления необходимо создание и функционирование двух подсистем: подсистемы стратегического планирования (орган управления) и подсистемы реализации стратегического плана (исполнительные подразделения).
Стратегическое планирование – это процесс формулирования миссии и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределение с целью обеспечения эффективной работы организации в будущем. Этот процесс не отличается от процесса принятия решений. Здесь также нужно постоянно решать задачи, связанные с альтернативным выбором.
Сущность процесса стратегического планирования сводится к поиску ответов на вопросы:
1. Каково настоящее положение организации, какова стратегическая ситуация, в которой организация находится?
2. В каком положении руководство организации хочет видеть ее в будущем?
3. Какие препятствия могут возникнуть на пути к поставленной цели?
4. Что и как нужно сделать, чтобы достичь целей руководства?
Основой стратегического управления и основным элементом стратегического планирования является выработка стратегии.
В теории и практике управления под стратегией понимается определение стратегической цели организации, общей концепции ее достижения (по ее достижении необходимость в ней отпадает), решения стоящих перед ней проблем и распределения необходимых для этого ресурсов.
На среднем и низовом уровнях управления стратегия дополняется тактикой, которая представляет собой совокупность управленческих решений оперативных (краткосрочных-до 1 года и среднесрочных-до 3 лет) задач, обеспечивающих реализацию стратегии в существующих условиях.
Стратегия постоянно находится под влиянием изменений в окружающей среде, в первую очередь – во внешней и сама может формировать эти изменения. Она оказывает долгосрочное воздействие на организацию, определяет направления формирования и развития ее потенциала с учетом настоящих и будущих потребностей, сильных и слабых ее сторон.
К любой стратегии предъявляются следующие требования:
- реальность (ошибочная стратегия может привести в тупик);
- этичность (обеспечивается «правильностью шагов»);
- внутренняя целостность;
- совместимость со средой;
-сбалансированность по ресурсам (соответствие возможностям организации);
- ориентированность на будущее.
Обычно организация разрабатывает несколько стратегий: генеральную – основную, отражающую способы осуществления миссии организации и несколько специальных на случай непредвиденных ситуаций.
Процесс разработки стратегии включает в себя три взаимоувязанных этапа, каждый из которых в свою очередь состоит из элементов.
1 этап: Планирование стратегии (как часть стратегического планирования) позволяющее учитывать множество факторов и сложнейшую комбинацию их взаимовлияния:
- формулирование миссии организации и миссии управления;
- формирование стратегического намерения (представление о видимости перспективы, к которой необходимо стремиться)
- определение стратегической цели организации и цели управления;
- обоснование и выбор стратегии как определенного набора способов достижения организацией своей цели (на основе взаимоувязанного рассмотрения и тщательного анализа целевых установок, возможностей, предоставляемых внешней средой, потенциала организации и ее сильных сторон (рис. 11):
2 этап. Разработка программ и планов реализации стратегии (превращение стратегии в набор взаимоувязанных планов организации в целом, проектов подразделений, функциональных подсистем):
- разработка стратегического плана организации;
- разработка стратегических планов подразделений.
3 этап. Контроль и оценка (мониторинг деятельности организации):
- контроль хода выполнения планов;
- оценка достигнутых результатов;
- регулировка и корректировка (при необходимости).
|
Рис. 11 Логика формирования стратегии организации по взаимосвязи
воздействующих на нее факторов
Этап стратегического планирования завершается разработкой стратегического плана.
Стратегические планы могут различаться в зависимости от ориентации идей планирования на прошлое, настоящее или будущее. По этому признаку различают реактивное (ориентированное только на прошлое), инактивное (приспосабливающееся только к настоящему), преактивное (устремленное в будущее) и интерактивное (целенаправленно проектирующее будущее).
Реактивное планирование предполагает постановку целей главным образом на основе анализа предпланового периода. При этом считается, что ситуация, сложившаяся в прошлом, будет автоматически перенесена в будущее. Главная задача такого планирования – найти причину проблемы и устранить ее.
Достоинствами такого планирования относят постоянное обращение к прошлому опыту, сильное ощущение преемственности, сохранение традиций, создающие чувство уверенности в будущем у персонала организации.
К недостаткам относят отсутствие синергизма, абстрагирование от будущих изменений, отказ от партисипативности (т.е. планирование становится только функцией высшего руководства).
Инактивное планирование воспринимает существующие условия как приемлемые и формирует цели исходя из сложившейся ситуации, не считая нужным возвращаться в прошлое.
Позитивной стороной инактивного планирования являются постепенные и осмотрительные действия, которые не приводят, как правило, к катастрофическим последствиям.
Негативные стороны такого планирования – неспособность приспособиться к изменениям в плановом периоде и слабое использование творческого потенциала работников.
Для большинства отечественных организаций в настоящее время наиболее характерны реактивное и инактивное планирование.
Преактивное планирование – это упреждающее планирование, которое предполагает постановку целей с учетом будущих изменений во внутренней и внешней среде. Это планирование ориентировано на поиск оптимальных решений. Его основное преимущество – в адекватной оценке будущего в процессе формирования целей.
Недостатками преактивного планирования считаются слабое использование накопленного опыта, недостаточное внимание к повседневным нуждам организации, чрезмерное увлечение футурологией.
Интерактивное планирование характеризуется двумя основными особенностями, радикально влияющими на постановку целей. Во-первых, оно основано на принципе партисипативности (т.е. предполагает участие и мобилизацию творческой активности работников организации), и, во-вторых, оно предполагает, что будущее подвластно контролю и в значительной мере определяется усилиями персонала.
Преимущества интерактивного планирования отметил Р.Акофф на аналогиях:
- инактивисты стремятся удержаться в бурном потоке;
- реактивисты пытаются плыть против него;
- преактивисты стараются оседлать его первую волеу;
- интерактивисты намерены изменять течение реки.
Однако с интерактивным планированием связаны две основные проблемы: во-первых, интерактивное планирование – это скорее идеальное построение, чем практическая модель и, во-вторых, даже с теоретической точки зрения отдельно взятая организация не может в необходимой мере контролировать будущее, она лишь эффективно приспосабливается к нему.
Стратегическое планирование в корне отлично от разработки долгосрочных планов, обязательных для исполнения в любых условиях. Стратегический план должен быть гибким, он должен реагировать на изменения внутри и вне организации, а для этого требуются огромные усилия и большие затраты. Возникает необходимость создания служб, осуществляющих отслеживание (мониторинг) внешней среды и включение организации в эту среду (службы маркетинга, связей с общественностью и т.п.). Эти службы приобретают исключительную значимость.
Реализация стратегического плана является важнейшей составляющей стратегического управления. Она предполагает в первую очередь создание организационной культуры, позволяющей реализовать стратегию, создание систем мотивирования и организации труда, создание определенной гибкости в организации и т.п. Процесс реализации стратегии оказывает активное обратное влияние на стратегическое планирование, что еще более усиливает значимость фазы реализации.
