Организационные формы делопроизводства. Структура и функции службы делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные технические средства;

• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Под структурой службы делопроизводства понимают состав ее подразделений, их соотношение и формы взаимодействия, которые могут иметь характер подчинение и соподчинение. При определении структуры службы делопроизводства учитываются вид и группа органов управления, в которых она создается.

Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота, а также технологии работы с документами (уровня автоматизации и механизации делопроизводственных процессов).

При формировании структуры службы делопроизводства следует стремиться к созданию рациональной количества подразделений с учетом простейших организационных связей между ними, а также задач, возложенных на службу делопроизводства, и функций, которые она должна выполнять. В зависимости от объема работ (прежде всего документооборота) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений.

Для выполнения каждой функции в составе службы делопроизводства предусматривают соответствующие подразделения. В учреждениях с большим документооборотом функции службы делопроизводства распределяются между ее подразделениями.

Секретариат (секретари и помощники руководителя) рассматривает и готовит для доклада руководителю учреждения входящую корреспонденцию; составляет по поручению руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и т.д. и согласовывает их с другими структурными подразделениями; анализирует справки и доклады структурных подразделений и готовит заключения по ним; составляет проекты планов работы коллегии (другого коллегиального органа) на основании предложений структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии (другого коллегиального органа) учреждения; готовит материалы к заседаниям коллегии (Другого коллегиального органа) и обеспечивает их своевременное рассылки; оформляет протоколы заседаний коллегии (иного коллегиального органа); осуществляет контроль за исполнением решений коллегии (иного коллегиального органа); обеспечивает подготовку необходимых материалов для совещаний, которые проводит руководитель учреждения.

Подразделение по рационализации делопроизводства (организационно-методического обеспечения, совершенствования организации делопроизводства) разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении; организует работу по повышению квалификации делопроизводственного персонала; осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях, разрабатывает инструкцию по делопроизводству, табель форм документов учреждения, альбом унифицированных форм документов, перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации, классификационные справочники, документограмы, оперограммы; составляет сводную номенклатуру дел учреждения.

В центральных органах государственной власти, других центральных органах и учреждениях, имеющих подведомственную сеть, на это подразделение возлагаются функции по подготовке ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, типовых или примерных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления.

Подразделение по контролю за исполнением документов отслеживает ход исполнения документов, осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений вышестоящих органов и руководства учреждения, анализирует состояние исполнения документов, составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение учетно-справочной работы осуществляет учет, регистрацию документов и информационно-справочное обслуживание, готовит для доклада руководству учреждения полученную корреспонденцию, контролирует правильность составления и оформления документов, предоставляемых на подпись руководству, осуществляет учет документов, составляет номенклатуру дел службы делопроизводства, формирует дела в соответствии с действующей номенклатуры, готовит дела, законченные делопроизводством, для передачи в архив учреждения.

Подразделение по учету и регистрации обращений граждан осуществляет прием и регистрацию таких документов, готовит на рассмотрение руководству корреспонденцию из важнейших вопросов, направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение, осуществляет контроль за сроками исполнения обращений, изучает и обобщает материалы по рассмотрению обращений граждан, организует прием посетителей.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции (экспедиция) осуществляет прием входящей корреспонденции и ЕЕ распределение по структурным подразделениям, проводит ежедневный учет документов, составляет по установленной форме сведения о документообороте в учреждении, осуществляет прием и отправку (доставку) исходящей корреспонденции.

Подразделение автоматизации делопроизводства существляет внедрение в работу с документами новейших информационных технологий, в частности систем автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронной цифровой подписи, а также современной офисной техники, обеспечивает их техническое сопровождение и сохранность информации.

Архивный подразделение (архив) осуществляет приемку, учет, хранение и использование дел, завершенных в делопроизводстве, участвует в рецензировании номенклатур дел структурных подразделений, оказывает методическую помощь по вопросам проведения экспертизы ценности документов и оформление дел, осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче в государственных архивных учреждений (архивных отделов городских советов), оказывает методическую помощь архивам подведомственных учреждений.

Подразделение печатания и размножения документов осуществляет компьютерный набор служебных документов (как правило, для руководства), редактирование и правку напечатанного материала, проводит стенографирование заседаний коллегиальных органов, совещаний, конференций с последующими расшифровкой текстов и их печатанием, осуществляет размножения документов.

В учреждениях также возможно совмещение в одном подразделении нескольких функций. Иногда выполнение определенных видов работ возлагается на отдельных сотрудников службы делопроизводства согласно их функциональных обязанностей, закрепленных в должностных инструкциях.