2014-02-12
1506
Организационные формы работы с документами.
Общие требования организации служб делопроизводства.
Раздел 1. Организация делопроизводства.
Тема: Организация службы документирования управленческой деятельности
План:
1. Общие требования организации служб делопроизводства.
2. Организационные формы работы с документами.
3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
4. Задачи и функции службы делопроизводства.
5. Структурные подразделения службы делопроизводства.
6. Нормативная регламентация службы делопроизводства.
В любой организации решение проблем документационного обеспечения возлагается на специальное структурное подразделения – управление делами, общий отдел, канцелярию и др.
Требования к организации служб делопроизводства:
o Выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
o Разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
o Определение должностного и численного состава служб делопроизводства;
|
|
|
o Регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы делопроизводства службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
o Выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
o Рациональная организация рабочих мест и условий труда;
o Повышение квалификации.
Практика выработала три формы работы с документами:
o Централизованная форма – предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного структурного подразделения или одного сотрудника;
o Децентрализованная форма – каждое структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документацией, во второй выполняется весь цикл операций;
o Смешанная форма – сочетание двух предыдущих форм.
Основные положения ГСДОУ регламентирует следующие типовые организационные структуры службы делопроизводства:
o Управление делами создается в министерствах и ведомствах. Его типовой состав: секретариат (приемные министра, зам. министра и их секретариат); Инспекция при министре – осуществляет контроль за исполнением правительственных документов; канцелярия.
o Канцелярия создается на государственных предприятиях, учебных заведениях и др.
o Общий отдел – служба работы с документами в исполнительных органах власти (мэрии, префектуре и др.).
o Секретарь учреждений – выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях.
