2015-04-17
5291
Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на данное подразделение задач.
Организационная структура службы ДОУ – это совокупность образующих его подразделений (отделов, групп пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления организацией. Организационная структура службы ДОУ характеризуется, во-первых, количеством входящих в нее подразделений и, во-вторых, особенностями их взаимодействии в процессе повседневной деятельности.
Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления организацией на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ.
|
|
|
Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако, в зависимости от особенностей и специфики деятельности организации функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т.п.) или специально уполномоченное должностное лицо.
Термин «служба ДОУ» имеет обобщающий характер. В реальной практике структурное подразделение, отвечающее за ведение делопроизводства, может иметь наименования: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, организационный отдел, управление делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления и т.п.). В связи с отсутствием специальной регламентации по данному вопросу возможно использование любого наименования, включенного в штатное расписание организации.
Рассмотрим возможные варианты организации деятельности службы ДОУ.
Служба ДОУ в крупной организации, как правило, имеет свою внутреннюю структуру, например, включает подразделения: экспедицию, группу регистрации, группу контроля, бюро по работе с обращениями граждан, машинописное бюро (или компьютерный центр по подготовке документов), копировально-множительное бюро, секретариат, архив и т.п.
Так, например, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами, в состав которого включаются:
· секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
· инспекция при министре (руководителе ведомства);
· канцелярия (включает: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную и др.);
|
|
|
· отдел по работе с письменными обращениями;
· отдел совершенствования работы с документами;
· архив.
На государственных предприятиях (в организациях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагается на отдел документационного обеспечения управления (канцелярию), в состав которого включаются:
· секретариат;
· экспедиция;
· подразделение по учету и регистрации документов;
· машинописное бюро;
· копировально-множительное бюро;
· подразделение по контролю исполнения документов;
· подразделение совершенствования работы с документами;
· подразделение по работе с письменными обращениями;
· архив.
Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел, в состав которого включаются:
· секретариат;
· канцелярия;
· группа контроля исполнения документов;
· протокольная группа;
· группа совершенствования работы с документами;
· группа по работе с письменными обращениями;
· машинописное бюро;
· копировально-множительное бюро;
· архив.
Примерная организационная структура службы ДОУ, представлена на рисунке 5.
Административный отдел службы реализует функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Подразделения отдела – группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля исполнения – реализуют контрольную функцию. Группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес организации письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля исполнения документов – контроль за надлежащим исполнением документов организации, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.
Отдел обеспечения реализует обеспечивающую функцию: организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц организации (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т.п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений (с учетом специфики документирования их деятельности).
 |
Рисунок 5 – Примерная организационная структура службы ДОУ организации численностью свыше 100 чел.
Отдел делопроизводства реализует делопроизводственную функцию – т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов организации. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) в организацию и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений, это могут быть и непосредственные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы организации (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).
Отдел хранениядокументов включает группы оперативного и архивного хранения документов и реализует функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив организации), а во второй, по сути представляющей собой архив организации – постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив).
|
|
|
Основной функцией отдела технического исполнениядокументов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов.
В условиях малого предприятия (организации, учреждения) (с численностью работников до 100 чел.) задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо или другого специалиста организации на условиях внутреннего совместительства или совмещения профессий.
Например, в организациях с малым объемом производства или оказания услуг, имеющих минимальное количество работников (5-10 чел.), как правило, в штатном расписании не предусматривается должность делопроизводителя, секретаря, секретаря-референта и т.п. Таким образом, здесь невозможно принять кого-либо на работу в качестве секретаря на условиях совместительства. В такой ситуации целесообразно поручить ведение делопроизводства одному из специалистов организации: бухгалтеру, экономисту, менеджеру и т.д. При этом необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к его трудовому договору. Затем руководитель организации должен издать приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства (или о назначении ответственного за ведение делопроизводства) с установлением работнику соответствующей надбавки к окладу.
Возникает вопрос о правильном наименовании должности работника, отвечающего за ведение делопроизводства. Не всех удовлетворяют те «официальные» наименования, которые содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, издаваемом Федеральная служба но труду и занятости. В справочнике описаны такие должности, как заведующий канцелярией, заведующий копировально-множительным бюро, документовед, инспектор по контролю за исполнением поручений, делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь руководителя. Полный перечень принятых наименований должностей работников делопроизводственных служб содержится в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), представленном в таблице 1.
|
|
|
Таблица 1 – Перечень принятых наименований должностей работников делопроизводственных служб в соответствии с ОКПДТР
| Категория служащего | Наименование должности |
| Руководители | Административный секретарь Заведующий машинописным бюро Заведующий архивом Заведующий канцелярией Заведующий копировально-множительным бюро Заведующий экспедицией Ответственный секретарь коллегии Управляющий делами |
| Специалисты | Архивист Документовед Инженер по защите информации Инспектор Инспектор-делопроизводитель Инспектор по контролю за исполнением поручений Корректор Референт Специалист по защите информации Техник по защите информации |
| Другие служащие | Архивариус Секретарь руководителя Секретарь-машинистка Секретарь-стенографистка Экспедитор |
Однако усиление роли информации во всех сферах общественной деятельности, расширение и усложнение функций, выполняемых работниками современных служб ДОУ, вызвали к жизни такие новые наименования должностей в области делопроизводства, как секретарь-референт, офис-менеджер, ассистент руководителя, управляющий документацией и др. Их включение в штатное расписание организации вполне правомерно. В ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что наименование должностей в трудовом договоре, подписываемом работником и работодателем при приеме на работу, должно соответствовать штатному расписанию организации (а не какому-либо другому нормативному документу). Исключение составляют должности, по которым выполняются работы, связанные в соответствии с федеральными законами с предоставлением льгот или наличием ограничений. Наименования таких должностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
