Практическое занятие 5. Создание задачи и видов документов в СЭД DirectumRX

Модуль 2. Знакомство с работой в СЭД Директум

Практические работы модуля проводятся в форме выполнения заданий на компьютере в настольной и мобильной версиях DirectumRX (вход по паролю).

Практическое занятие 4. Электронный документооборот в СЭД DirectumRX

Цель: знакомство с интерфейсом системы электронного документооборота DirectumRX, с основными функциями СЭД (создание электронных документов).

Задание 1. Создание эл. документов различного типа (простой документ, входящее и исходящее письмо, приказ или другой ОРД, договор). Отправка другим пользователям системы электронных документов по маршрутам согласования. Получение и обработка документов. Выдача заданий. Контроль исполнения.

Задание 2. Создание эл. документа из шаблона по заданию. Отправка, регистрация, поиск (по разным параметрам и разными способами) документов в СЭД. Просмотр истории обработки документов. Электронная подпись.

Методические указания по выполнению заданий

Запустите настольную версию DirectumRX

Либо запустите Web-клиент DirectumRX: (интерфейс и возможности Web-клиент немного беднее по сравнению с настольной версией)

https://bashedu-rx.directum24.ru/webclient/#/

Пароль и имя аккаунта используйте те, которые вам достались на практическом занятии, чтобы не оказалось, что вы работаете под одним аккаунтом с соседом по кабинету – в последнем случае невозможно будет выяснить при выставлении баллов за задания, что выполнили вы, а что – сосед под тем же аккаунтом.

Запустите из панели запуска программ в Windows установленную WEB-клиентскую версию DirectumRX. Когда откроется форма для авторизации DirectumRX, зайдите в систему под одним из аккаунтов:

Имя - StudN

пароль - N (где N – число от 1 до 12). Действуйте, руководствуясь справкой по программе DirectumRX (Значок вопроса в верхнем правом углу интерфейса DirectumRX), а также электронной версией лекции в почтовой рассылке.

1) В папке «Избранное» создайте папку для документов «Документы в работе». Измените название папки для заданий на «Несрочные задания» (если такая папка уже создана – немного измените имя (например, добавьте номер к имени; так же поступайте).

2) Создайте в папке «Избранное» новый документ Word из шаблона (вид документа - «Досье»); укажите шаблон «Общий шаблон документа для Word»; дайте документу имя: «Досье на <организация>/<сотрудник>» (например, «Досье на ООО DIRECTUM/Слушатель1»); наберите в документе небольшой текст; сохраните документ.

3) Создайте в папке «Избранное» документ из файла: в поле *Имя файла выберите файл «Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM.DOC» (или иной текстовый с таким названием); укажите вид электронного документа: «Новость, пресс-релиз»; проверьте приложение-редактор: «Microsoft Word»; дайте наименование документу: «Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM».

4) Создайте новую версию документа: в примечаниях к версии запишите «Учтены замечания руководства»; измените текст созданной версии; сохраните версию.

5) Скопируйте документ: измените в копии название организации, на которую заводится досье; назначьте на скопированный документ полные права доступа для всех пользователей.

6) В справочнике Организации сделайте видимыми только поля Наименование, Регион, Почтовый адрес и Телефон (Вид/Видимые колонки). Добавьте новую организацию (кнопка Добавить запись), с которой вы будете сотрудничать. Внесите данные об организации в поля. Сохраните запись и выйдите из карточки.

7) Создайте входящее письмо якобы от того контрагента, которого вы внесли в справочник организации. Создайте на входящее это письмо исходящее письмо ответ (и свяжите входящее письмо с исходящим после создания), отправьте перед регистрацией исходящее письмо на согласование руководителю (и выполните все задания по согласованию от лица директора, сидя прямо в учетной записи Nadya (которая замещает директора и имеет право выполнять некоторые задания вместо замещаемого руководителя).

8) Выгрузите (экспортируйте) исходящий документ из СЭД, внесите правки в него и снова сохраните в формате PDF, импортируйте в систему новую версию документа.

9) Согласуйте исходящий документ от имени руководителя, подпишите электронной подписью и зарегистрируйте, затем отошлите его контрагенту. На этом задание по входящему письму может считаться завершенным – завершите его кнопкой Завершить.

10) Найдите все созданные вами документы в системе (поиском). Просмотрите историю их обработки.

Практическое занятие 5. Создание задачи и видов документов в СЭД DirectumRX

Цель: знакомство с типовыми возможностями СЭД на примере DirectumRX - создание задач, заданий и поручений, создание видов документов.

Задание 1 (без учета в баллах).

• Ознакомьтесь в справке с возможностями web-клиента DirectumRX (они ограничены по сравнению с настольной версией), для этого нажмите кнопку [?] сверху справа в окне программы.