Методические указания по выполнению задания 2. Создание видов документов

Чтоб создать новый подвид документа, в модуле «Документооборот» в справочнике Виды документов нажмите на зеленую кнопку создания вида документа «Создать ВИД документа» сверху слева. - В настольной версии DirectumRX это выглядит так:

 

 В Web-клиенте DirectumRX это выглядит так:

Откроется карточка ВИДА документа (а не нового эл. документа).

 

Заполните поля в открывшейся карточке (в Web-клиенте ДиректумРХ карточка вида документа выглядит аналогично):

Здесь:

Имя – полное имя нового подвида документов,

Сокращенное имя для автоматического формирования имени при создании документов, если установлен флажок Формировать имя документа автоматически. Формат имени следующий:

<Сокращенное имя>№<Рег. номер> от <Дата документа> с <Контрагент><Содержание>.

*Документопоток, к которому относятся документы текущего вида. При настройке правил согласования важен именно документопоток (возможные значения: «Входящий», «Исходящий», «Внутренний», «Договоры»). При выборе документопотока автоматически заполняется поле Действия по отправке.

Формировать имя документа автоматически – опция нужна для приказов, исходящих документов, служебных записок – если поставить этот флаг - упростится поиск документов по имени документа. Снимите флажок в видах документов, которые используются для создания произвольных документов

* Тип нумерации - порядок присвоения номеров для документов. Возможные значения:

• «Регистрируемый» для документов, для которых необходимо вести учет в журнале регистрации, например, для приказов (но тогда нужно будет назначить специалиста-регистратора и дать ему право регистрации, а каждое такое право съедает 1 лицензию (лицензий же в нас лишь 50 и они уже заняты другими пользователями). Регистрация подтверждает факт создания, подписания, отправки или получения документа.

• «Нумеруемый». Выбирается для тех видов документов, для которых допускается вести нестрогий учет. Например, для дополнительных соглашений или служебных записок. - появится флажок Автоматическая нумерация, чтобы документам присваивался номер автоматически при сохранении. Если флажок не установлен, то в карточке нумеруемого документа на ленте на вкладке Главная в группе Регистрация будет доступна кнопка Присвоить номер;

• «Не нумеруемый». Выбирается для тех видов документов, по которым учет и нумерация необязательны (планы, графики). Если выбрано значение нумеруемый или регистрируемый, то в дальнейшем надо создать журнал регистрации/нумерации и, если вид документа предполагает регистрацию, то для внесения документов в систему требуется создать группу регистрации (см. часть 3).

*Тип документа - определяет состав полей в карточке документа и действий, которые можно выполнить с документом. Для выбора доступны только те типы документов, которые соответствуют выбранному документопотоку, например:

Действия по отправке (перечень доступных этапов зависит от выбранного вами ранее типа документа). Для одного вида документа можно указать несколько действий по отправке, например, для внутреннего документа типа Проектный документ, для вашего подвида этого типа возможны такие этапы обработки:

 

В зависимости от того, что укажете в этой опции, при создании в дальнейшем документа этого вида на ленте карточки документа на вкладке Отправка будут доступны кнопки для вызова действий с документом) - варианты:

· Если внутренние или договорные документы требуют резолюции, поручения на основании вынесенной резолюции, то выберите действия «Рассмотрение руководителем» и «Исполнение поручения»;

· выберите действие «Свободное согласование», если планируется использовать предварительное согласование документов до официального (по регламенту), согласование внутреннего документа без официального согласования, дополнительное согласование документа в рамках официального с сотрудниками, не принимающими участие в официальном согласовании.

· «Согласование по регламенту» (предполагает, что у документа будет задан жесткий маршрут его обработки) – выбирается длядокументов, которые должны официально согласовываться и для которых настроены соответствующие правила согласования. Если в поле указано значение «Согласование по регламенту», то для вида документа доступна настройка правил согласования (подробности см. в Части 2).

От того, что здесь выберите, будет зависеть перечень доступных вариантов по обработке документов этого подвида пользователями в будущем.

Поле Рассмотрение дней/часов Указывается в рабочих днях и часах (в десятичной форме!) согласно настроенному календарю рабочего времени. Поле необходимо заполнить, если в поле Действия по отправке указано значение «Рассмотрение руководителем».

После заполнения карточки вида документа надо нажать кнопку Сохранить.

Если этот новый вид документов предполагает регистрацию, то надо будет создать журнал регистрации и группу регистрации (часть 2).

Также если вид документов предполагает согласование по регламенту в дальнейшем, то нужно будет создать регламент обработки (маршрут согласования) для этого вида документа.

Критерии и методика оценивания заданий 2-3 практического занятия:

- 1 балл выставляется студенту, если работа выполнена с грубыми ошибками, поставленная в задании цель достигнута частично (менее чем на 50%).

- 2 балла выставляется студенту, если работа выполнена с ошибками и/или поставленная в задаче цель достигнута частично (50-75%);

– 2,5 балла выставляется студенту, если работа выполнена без замечаний и на 90-100%.