Органы, управляющие архивным делом в суде и их полномочия

Тема лекции: Управление архивным делом в суде

Даты: 18.03.20

Понятие управления архивным делом в суде. Источники формирования архивов в судах РФ.

Управление архивным делом — осуществление уполномоченными субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений, направленных на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевременного, полного и правильного комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.

Управление архивным делом в суде характеризуется непрерывностью, динамической повторяемостью его отдельных элементов, состоящих из сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации, а также выработки и принятия решений, с последующей организацией контроля их выполнения.

Источники формирования архивов в судах судебной системы Российской Федерации: 1. Номенклатура дел суда; 2. Судебные дела и материалы

Органы, управляющие архивным делом в суде и их полномочия.

На федеральном уровне органами, осуществляющими управление архивным делом в Российской Федерации, являются: Министерство культуры Российской Федерации, Федеральное архивное агентство (Росархив). Министерство культуры Российской Федерации на основании Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела.

Полномочия Министерства культуры Российской Федерации: осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственного ему Федерального архивного агентства, осуществляет государственный контроль и надзор за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, обеспечивает проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации.

Полномочия Федерального архивного агентства (Росархив): согласно Положению о Федеральном архивном агентстве, утвержденному Указом Президента РФ от 22 июня 2016 № 293, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере, разрабатывает и утверждает (п. 6): 1) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях; 2) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; 3) правила делопроизводства в государственных органах; 4) типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов; 5) примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях; 6) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения; 7) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этого перечня — совместно с Центральным банком Российской Федерации; 8) примерное положение о центральном архиве государственного органа, примерное положение об архиве организации; 9) типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа, примерное положение об экспертной комиссии организации; 10) примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных в области архивного дела, а также научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации; 11) порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; 12) положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; 13) порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии; 14) типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.

Федеральное архивное агентство (Росархив) (п. 7 и 9 Положения о Федеральном архивном агентстве):

• издает нормативные правовые акты, определяющие порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, а также иные нормативные правовые акты по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности,

• организует информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам, осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Агентства и реализацию возложенных на Агентство функций, функции государственного заказчика федеральных целевых, научно-технических и инновационных программ и проектов в сфере деятельности Агентства, согласование списков источников комплектования федеральных государственных архивов. На уровне субъекта Российской Федерации функционирует департамент по архивному делу, который является исполнительным органом государственной власти субъекта, осуществляющим государственную политику в области архивного дела на территории субъекта. В судебной системе РФ организует работу архивов судов Судебный департамент при Верховном Суде РФ (пПункт 12 ст. 6 Федерального закона от 08 января 1998 № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»).

Полномочия Судебного департамента при Верховном Суде РФ:

• утверждает Перечень документов верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов с указанием сроков хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09 июня 2011 г. № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»);

• разрабатывает порядок отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»);

• осуществляет контроль соблюдения правил организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архив суда является структурным подразделением суда и входит в состав отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства.

Полномочия председателя суда. На основании статьи 32 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» непосредственно управляет работой архива суда председатель суда, который утверждает положение об архиве суда; утверждает режим работы архива суда; назначает на должность и освобождает от должности специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда, организует работу по повышению квалификации работников аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда либо о привлечении их к дисциплинарной ответственности; создает своим приказом постоянно действующую экспертную комиссию в целях организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов суда; определяет порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда (см. табл. 1); устанавливает сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства в Государственный архив соответствующего субъекта РФ; осуществляет контроль за состоянием хранения документов, их наличия в архиве суда; дает письменное разрешение на выдачу документов из архивохранилища; принимает меры по разработке планов конкретных мероприятий и нормативных документов, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов; выполняет иные управленческие функции по обеспечению надлежащего функционирования архива суда. Разрешение на передачу документов в архив суда является результатом судебной деятельности работников аппарата суда по комплектованию и оформлению судебных дел и нарядов. При этом возможность передачи документов на архивное хранение реализуется посредством принятия соответствующих решений, как председателем суда, так и судьями и начальниками отделов дело/судопроизводства судов.

Порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда:

1.Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда.

2.Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учётно-статистических карточек принимает председатель суда

3.Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

Управление архивным делом в суде осуществляется в тесном взаимодействии с подведомственными Федеральному архивному агентству организациями, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, уполномоченными в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее время наиболее актуальным и перспективным направлением для разработки вопросов взаимодействия судов с курирующими их архивами является передача на хранение документов на электронных носителях. Данный опыт только формируется. Относительно недавно, в 2012 г., состоялась первая передача на постоянное хранение большого количества электронных документов — Государственный архив Российской Федерации принял на хранение 1 000 дисков с материалами Всероссийской переписи населения (2002 г.). Установление процессуального порядка аудио-видео-протоколирования судебных заседаний, а также иных элементов электронного ведения судопроизводства, а значит, смешанного, электронно-бумажного характера формирования судебных дел (материалов) потребует разработки новых подходов в ведении архивного дела при передаче документов постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.

 

Приложение: Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Глава    3. Управление архивным делом в Российской Федерации

Статья 13. Создание архивов 1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.