2020-04-20
141
Система управління персоналом, яка склалась на досліджуваному підприємстві під впливом запровадження прогресивних зарубіжних технологій управління персоналом та власний досвід, включає сьогодні такі підсистеми:
1. Аналіз та планування персоналу: до цієї підсистеми належать розробка кадрової політики, розробка стратегії управління персоналом, аналіз кадрового потенціалу та ринку праці, кадрове планування, прогнозування потреб у персоналі, організація реклами та встановлення взаємодії із зовнішніми організаціями, що забезпечують підприємство кадрами.
2. Підбір та найм персоналу: проведення співбесід, тестів, анкетування для вияву інтелектуального рівня, професіоналізму, комунікативності та інших необхідних якостей.
3. Оцінювання персоналу: персональна оцінка – рівень знань, умінь, майстерності та особистісної відповідальності; оцінка виконуваної роботи та її результатів.
4. Організація навчання та підвищення кваліфікації персоналу: навчання персоналу, перепідготовка та підвищення кваліфікації, введення в посаду, організація кадрового зростання, реалізація службово-професійного просування та кар'єри співробітників, робота з кадровим резервом.
5. Атестація і ротація кадрів: проведення заходів, спрямованих на вияв відповідності результатів діяльності, якостей і потенціалу особистості працівника вимогам, що висуваються до виконуваної роботи.
6. Мотивація персоналу: розробка систем мотивації, вироблення систем оплати праці, участі персоналу в прибутках і капіталі підприємства, розробка форм морального стимулювання персоналу.
7. Облік співробітників підприємства: облік прийому, переміщення, винагород співробітників та стягнень з них, звільнення персоналу, організація ефективного використання персоналу, управління зайнятістю персоналу, кадрове діловодство.
8. Організація трудових відносин на підприємстві: оцінювання виконання персоналом своїх функціональних обов'язків, формування у співробітників почуття відповідальності, аналіз та регулювання групових і міжособистісних відносин, управління виробничими конфліктами та стресами, соціально-психологічна діагностика, встановлення норм корпоративної культури, робота зі скаргами на трудові відносини.
9. Створення умов праці: створення безпечних умов для праці співробітників; дотримання норм психофізіології праці, ергономіки, технічної естетики; кадрова безпека.
10. Соціальний розвиток та соціальне партнерство: організація харчування, медичного і побутового обслуговування, відпочинку та культурно-оздоровчих заходів, управління конфліктами та стресами, організація соціального страхування.
11. Правове та інформаційне забезпечення процесу управління персоналом: вирішення правових питань трудових відносин, підготовка нормативних документів, що їх регулюють, забезпечення необхідною інформацією всіх підрозділів управління персоналом.
Організаційна структура ТОВ «ЕМФІ» подана в додатку Б.
На підприємстві для кожної посади складена посадова інструкція. Розглянемо їх більш детально.
Згідно посадової інструкції до обов’язків комерційного директора ТОВ «ЕМФІ» належать:
- координація роботи торгових представників та здійснення контроль за виконанням місячного, квартального та річного планів реалізації продукції;
- керівництво відвантаженням товару на склади торгових представників, забезпечення ефективного використання матеріальних та фінансових ресурсів, зниження їх витрат;
- централізоване формування замовлення продукції від торгових представників;
- розробка технічної документації щодо технічних властивостей, технології та сфер застосування продукції, що реалізовується підприємством, та організація контролю за забезпеченням документацією торгових представників та клієнтів;
- проведення роботи з інформування, навчання та консультування клієнтів та працівників підприємства про технологічні властивості продукції та способи її застосування;
- проведення заходів щодо збільшення обсягів продажу продукції, розширення прямих постійних торгових зв’язків з потенційними клієнтами;
- забезпечення виконання завдань і зобов’язань по поставкам продукції (за якістю, номенклатурою, кількістю, терміном та іншими умовами поставок) клієнтам;
- прийом замовлення від клієнтів та здійснення обліку комерційних операцій шляхом оформлення облікової документації по відвантаженню (накладних, податкових накладних, рахунків);
- здійснення контролю за терміновістю дебіторської заборгованості підприємства, проводячи заходи по оптимізації заборгованості клієнтів підприємству;
- вивчення можливості та зміни на ринках продукції, що реалізує підприємство;
- надання допомоги з прийому та відвантаження продукції зі складу підприємства у м. Львів клієнтам та торговим представникам;
- керівництво працівниками комерційного відділу;
- в складі комісії здійснювати інвентаризацію продукції на складах підприємства;
- матеріальна відповідальність за надані матеріальні цінності згідно інвентаризації;
- виконання посадових обов’язків завідуючого складом у випадку його відсутності на фірмі;
- забезпечення виконання протипожежних заходів і утримання в належному стані пожежного інвентарю.
- забезпечення організації технічного огляду автотранспорту підприємства
та належно оформленням документів для технічного огляду, дозволів
для транспорту;
- забезпечення організації збуту продукції відповідними документами та сертифікатами (гігієнічними, екологічними, якості і т.д.)
Комерційний директор повинен знати:
- методи управління структурними одиницями підприємства;
- порядок укладання і оформлення торгових угод підприємства з клієнтами;
- способи транспортування продукції зі складу м. Львів до складів торгових представників та методи оптимізації транспортних витрат підприємства;
- технологічні характеристики продукції;
- особливості ринків продукції, що реалізується та тенденції їх розвитку;
- порядок оформлення накладних, податкових накладних, рахунків, комерційних угод;
- основи роботи з оргтехнікою (факсом, комп’ютером, принтером, ксероксом і ін.);
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- основи трудового законодавства, правила і норми охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.
До кваліфікаційних вимог до посади комерційного директора входять вища технічна або економічна освіта і стаж роботи комерційного директора або менеджера збуту не менше 3-х років.
Наступною розглянемо посадову інструкцію директора з питань економіки та управління. Він виконує такі обов’язки:
- організовує економічну діяльність підприємства, спрямовану на підвищення продуктивності праці, ефективне використання матеріальних, технічних та фінансових ресурсів підприємства, зниження собівартості продукції, забезпечення оптимального співвідношення темпів росту продуктивності праці та заробітної плати;
- методично керує та координує діяльність працівників підприємства по складанню перспективних планів економічного розвитку фірми;
- організовує проведення комплексного економічного аналізу і оцінки результатів торгової та господарської діяльності підприємства та торгових представників зокрема;
- затверджує річні плани продажу, план прибутків та видатків підприємства, представляє їх власникам підприємства;
- забезпечує дотримання планово-фінансової дисципліни;
- визначає ціни на весь асортимент продукції, забезпечуючи їх конкурентноздатність на регіональних ринках України;
- визначає можливі знижки на певні групи товарів чи окремі товари для конкретних клієнтів;
- бере участь у роботі по удосконаленню організації процесу просування продукції;
- забезпечуючи безперервність процесу продажу продукції зі складів підприємства, виконання зобов’язань перед клієнтами;
- організовує процес розмитнення продукції, працює з брокерською фірмою та митницею;
- організовує прийом і необхідне обслуговування делегацій і осіб, що прибули в службове відрядження;
- дає пропозиції щодо преміювання, дисциплінарних стягнень, застосування заходів матеріального заохочення працівників;
- контролює дотримання працівниками правил та норм охорони праці і техніки безпеки, трудової дисципліни, правил внутрішнього розпорядку;
- несе матеріальну відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства;
- є першим заступником генерального директора, здійснює оперативне керування діяльністю директорів підприємства;
- керує діяльністю працівників економічного відділу.
Директора з питань економіки та управління повинен знати:
- закони, постанови, методичні та нормативні матеріали, що стосуються економічної діяльності спільних підприємств;
- перспективи розвитку підприємства;
- порядок розвитку підприємства;
- порядок роботи та затвердження планів фінансово-господарської діяльності підприємства;
- економічні методи управління підприємством;
- організацію, форми та методи планування, аналізу та оцінки діяльності підприємства;
- порядок укладання та виконання господарських угод;
- основи менеджменту та маркетингу;
- процедуру замитнення, розмитнення продукції та її документальне супроводження;
- методи ціноутворення;
- економіку, організацію торгової діяльності, праці та управління;
- правила та норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту;
- правила внутрішнього трудового розпорядку.
Кваліфікаційні вимоги до посади директора з питань економіки та управління: вища економічна освіта або спеціальна економічна освіта та стаж роботи економістом чи головним бухгалтером не менше 3-х років.
До обов’язків директора з питань маркетингу та планування ТОВ «ЕМФІ» входить:
- здійснення організації маркетингової діяльності на підприємстві;
- проведення маркетингових досліджень і аналізу ринків продукції, вивчення цін конкурентів, тенденції розвитку ринків, номенклатуру конкурентного середовища;
- здійснення збору, обробки та аналізу інформації щодо клієнтури підприємства;
- організація рекламної діяльності на фірмі, ефективно використовуючи фінансові та матеріальні ресурси, контроль вчасного документального оформлення відносин підприємства з рекламними агенціями, редакціями. видавництвами і т. п.;
- підготовка звіт та проекту плану рекламних видатків помісячно і за рік;
- участь в розробці нормативних документів діяльності підприємства, що стосуються маркетингової діяльності фірми та трудових відносин на підприємстві;
- підготовка виставочних стендів фірми, забезпечуючи його матеріальне та технічне оснащення, працює на спеціалізованих виставках, ярмарках, представляючи інтереси фірми;
- здійснення підготовки та організації проведення навчальних семінарів працівників та клієнтів фірми по вивченню продукції та технології її застосування;
- підготовка претензійних лисів та необхідної документації для розгляду претензій в Господарському та Третейському суді;
- участь в оцінці та аналізі фінансово-господарської діяльності підприємства;
- підготовка проектів місячних та річних планів реалізації продукції, плану прибутків;
- участь в маркетинговому контролі планової діяльності фірми;
- забезпечення працівників фірми та клієнтів рекламно-інформаційними матеріалами;
- підготовка документації для розмитнення імпортної продукції, затвердження її у відповідних установах та організаціях;
- матеріальна відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства;
- керівництво працівниками відділу маркетингу та планування.
Директор з питань маркетингу та планування повинен знати:
- суть, принципи та функції маркетингу та напрямків його використання в умовах ринкової економіки;
- особливості імпортного маркетингу та ступінь необхідності його застосування в зовнішньоекономічній діяльності;
- принципи сегментації ринку та вибору цільових ринкових сегментів та ніш;
- методи маркетингових досліджень для інформаційного забезпечення управління конкурентоздатністю продукції;
- форми і методи вивчення ринкового попиту;
- основи розробки програми маркетингу;
- принципи ціноутворення;
- засоби реклами та шляхи оптимізації рекламних витрат;
- методи визначення оптимальної структури асортименту з пріоритетом нових товарів;
- нормативні акти, закони, постанови щодо ввезення товарів та процедуру розмитнення імпортної продукції;
- правила та норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту, правила внутрішнього трудового розпорядку.
Кваліфікаційні вимоги до посади директора з питань маркетингу та планування: вища економічна освіта та досвід роботи менеджера з маркетингу чи роботи по плануванню фінансово-господарської діяльності підприємства не менше 3-х років.
Головний бухгалтер ТОВ «ЕМФІ» згідно посадової інструкції виконує такі посадові обов’язки:
- здійснює організацію бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності та контролю за економним використанням його матеріальних, трудових та фінансових ресурсів;
- забезпечує раціональну організацію обліку і звітності по відвантаженню продукції регіональних торгових представників та працівників офісу в м. Львів, м. Київ;
- організовує облік надходження грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів і своєчасно відображає операції їх руху на рахунках бухгалтерського обліку;
- здійснює облік витрат виробництва та обігу, виконання статей кошторису витрат, реалізації продукції, а також проведення робіт, пов’язаних із здійсненням фінансових, розрахункових і кредитних операцій на основі контролю за їх законністю, своєчасністю, економічним обґрунтуванням їх доцільності;
- організовує проведення розрахунків по заробітній платі із працівниками, своєчасне нарахування і перерахунок відповідних платежів у бюджет, внесків на державне соціальне страхування, відрахування коштів і проведення необхідних розрахунків із банківськими установами, діловими партнерами;
- здійснює контроль за відвантаженням товару підприємством та за проплатами клієнтів;
- здійснює контроль за дотриманням порядку оформлення первинних та бухгалтерських документів, розрахунків та платіжних зобов’язань, за встановленням посадових окладів і витрачанням фонду заробітної плати;
- контролює за процесом проведення інвентаризації грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та основних засобів, організовує процес перевірки зі сторони компетентних органів та організацій та проводить документальні ревізії у структурних підрозділах.
- бере участь у проведенні фінансово-економічного аналізу торгової та господарської діяльності на основі даних бухгалтерського обліку та звітності з метою вияву внутрішніх резервів та економного використання господарських та трудових ресурсів підприємства;
- приймає заходи щодо попередження недостач, незаконного витрачання грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей та інших порушень та недотримання чинного фінансового та господарського законодавства шляхом оформлення відповідних матеріалів і у необхідних випадках передає їх у відповідні органи;
- проводить необхідну роботу щодо дотримання штатної фінансової та касової дисципліни, своєчасного та правильного оформлення бухгалтерських документів, їх зберігання в установленому порядку і визначених правилах;
- забезпечує складання документів бухгалтерської звітності і їх своєчасне подання у визначені чинним законодавством та статутом підприємства організації та установи;
- надає організаційно-методичну допомогу працівникам щодо питань бухобліку, контролю, звітності економічного аналізу, які стосуються діяльності підприємства та його структурних підрозділів;
- здійснює керівництво роботою працівників відділу бухгалтерії, забезпечуючи при цьому дотримання умов конфіденційності та збереження комерційної таємниці про діяльність;
- несе матеріальну відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства.
Головний бухгалтер повинен знати:
- необхідні чинні нормативні, методичні та інші керівні матеріали, які стосуються організації бухгалтерського обліку та звітності, правила і порядок його проведення;
- порядок проведення касово-розрахункових операцій та організацію документообороту з питання бухобліку та звітності;
- правила та порядок приймання, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, проведення їх інвентаризації, розрахунків та платіжних зобов’язань.
- порядок і терміни складання і подання у відповідні установи необхідні бухгалтерські документи, правила проведення перевірок і документальних ревізій (аудиту);
- вміти застосовувати сучасні комп’ютерні (програмні) технології з питань бухгалтерського обліку із їх практичним використанням у процесі роботи на персональному комп’ютері;
- організацію бухобліку і звітності відповідно до міжнародних стандартів;
- основи менеджменту, маркетингу, економіки, фінансів, права;
- правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту з урахуванням особливостей фінансово-господарської та комерційно-виробничої діяльності ТОВ «ЕМФІ».
Кваліфікаційні вимоги до посади головного бухгалтера: вища спеціальна економічна освіта і стаж фінансово-бухгалтерської роботи не менше 5 років.
Посадова інструкція завідувача складом передбачає такі посадові обов’язки:
- керівництво відвантаженням товару на склади торгових представників, забезпечення ефективного використання матеріальних ресурсів;
- керівництво роботами по прийому, зберіганню та видачі продукції на складі м. Львів по її розміщенню, враховуючи найбільш раціональне використання складської площі, доступність необхідної продукції;
- забезпечення необхідних умов та дотримання режиму зберігання, враховуючи особливості зберігання продукції, правила та норми протипожежного захисту та безпеки;
- ведення фізичного обліку складських операцій складу у м. Львів, забезпечення дотримання правил оформлення і звітності прихідно-розхідних документів;
- щомісячна та поквартальна участь в інвентаризації продукції на складі м. Львів в присутності комісії;
- облік руху продукції, враховуючи терміни використання продукції та відображає дану інформацію у звітах, які представляє головному бухгалтеру;
- організація проведення завантажувально-розвантажувальних робіт на складі, враховуючи правила безпеки, протипожежної безпеки;
- матеріальна відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства;
- здійснення прямої доставки продукції клієнтам у межах м. Львова та Львівської області.
Завідуючий складом повинен знати:
- положення, інструкції та інші нормативні документи по організації складського господарства;
- стандарти та технічні умови зберігання продукції;
- організацію завантажувально-розвантажувальних робіт;
- правила і порядок зберігання та складування продукції, положення та інструкції по їх обліку;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила і норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту.
Кваліфікаційні вимоги до посади завідуючого складом: середня спеціальна освіта і стаж роботи по обліку та контролю не менше 1-го року або загальна середня освіта і стаж роботи по обліку і контролю не менше 3-х років.
Посадова інструкція торгового представника ТОВ «ЕМФІ» передбачає такі посадові обов’язки:
- здійснення організації збуту продукції підприємства у відповідності з плановими завданнями та укладеними угодами;
- проведення обліку операцій продажу продукції шляхом оформлення облікової документації по відвантаженню продукції (накладних, податкових накладних, рахунків);
- звітність перед комерційним директором про обсяги, номенклатуру реалізованої продукції, тощо у торговому звіті кожного 15-го та останнього числа поточного місяця.
- проведення заходів із забезпечення своєчасного надходження коштів за реалізовану продукцію, враховуючи вимоги підприємства щодо термінів та розміру допустимої дебіторської заборгованості підприємству;
- організація прийому, раціональне складування продукції, забезпечуючи умови зберігання продукції;
- проведення перспективного щорічного планування по відвантаженню продукції клієнтам та до 1-го грудня поточного року інформування комерційного директора про план обсягів реалізації продукції у наступному році;
- проведення роботи з вивчення попиту на продукцію підприємства; цін продукції та ринкової стратегії конкурентів; номенклатури потенційних клієнтів;
- участь в рекламних заходах підприємства (участь у виставках, ярмарках, семінарах тощо);
- узгодження та участь в укладанні угод на поставку продукції клієнтам, здійснює реєстрацію угод;
- вивчення технічних характеристик та технології використання продукції підприємства; за вимогою клієнта надає консультацію щодо технології використання реалізованої продукції;
- матеріальна відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства.
Торговий представник повинен знати:
- порядок оформлення накладних, рахунків, податкових накладних, комерційних угод;
- порядок оформлення торгового звіту та звіту залишків продукції на складі;
- методи планування збутової діяльності;
- технічні характеристики продукції та технології їх використання;
- основи маркетингу;
- основи роботи з оргтехнікою;
- правила і порядок зберігання і складування продукції;
- правила і норми техніки безпеки, протипожежного захисту, правила внутрішнього трудового розпорядку.
Кваліфікаційні вимоги до посади торгового представника: стаж роботи за спеціальністю у сфері збуту не менше 5-ти років.
Посадові обов’язки перекладача-референта ТОВ «ЕМФІ», передбачені посадовою інструкцією:
- здійснює переклад при зустрічах та переговорах працівників ТОВ «ЕМФІ» з представниками іноземних фірм;
- здійснює письмовий та усний переклад ділової та технічної документації українською, російською та французькою мовами;
- приймає та реєструє кореспонденцію, адресно направляє її у відділи;
- веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, видає необхідні довідки про зареєстровані документи;
- відправляє виконану документацію за адресами;
- веде облік прихідної та вихідної документації, систематизує та зберігає документи поточного архіву, забезпечує зберігання поточної службової документації;
- готує та здає в архів підприємства документальні матеріали;
- друкує службові документи, виконує копіювальні і розмножувальні роботи;
- здійснює табельний облік, складає графік чергових відпусток до 15 квітня;
- формує та веде особові справи працівників, вносить в них зміни, пов’язані з трудовою діяльністю;
- заповнює трудові книжки, розраховує стаж роботи;
- виконує технічні функції по забезпеченню і обслуговуванню генерального директора, заст. генерального директора та директорів відділів підприємства;
- організовує телефонні переговори на підприємстві, приймає та передає телефонограми, записує у відсутність керівника та працівників прийняті повідомлення та доводить до їх відома, приймає та передає інформацію по факсу;
- здійснює роботу по підготовці засідань і нарад, веде і оформляє протоколи;
- створює банк даних адрес та телефонів клієнтів, партнерів, обслуговуючих підприємств;
- несе матеріальну відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства.
Перекладач-референт повинен знати:
- французьку та англійську, російську мови;
- правила орфографії та пунктуації у французькій. російській та українській мовах;
- положення та інструкції по веденню діловодства підприємства;
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядної документації;
- структуру підприємства та його відділів;
- порядок контролю за проходженням службових документів;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила та норми охорони праці, техніки безпеки виробничої санітарії та протипожежного захисту;
- організацію табельного обліку;
- інструкції, положення по веденню трудової книжки і особової справи;
- основи трудового законодавства;
- основи роботи з персональним комп’ютером та офісною оргтехнікою;
- правила друкування різних документів.
Кваліфікаційні вимоги: вища спеціальна освіта (французька мова).
І на завершення розглянемо посадову інструкцію водія ТОВ «ЕМФІ». Функціональні обов’язки:
- здійснює перевезення товару та працівників ТОВ транспортними засобами підприємства;
- підтримує транспортні засоби в задовільному технічному стані, забезпечуючи своєчасний поточний та капітальний ремонт;
- бере участь у розванатажувально-завантажувальних роботах;
- паркує транспортні засоби на автостоянки;
- підтримує транспортні засоби у чистоті;
- забезпечує сервісне обслуговування транспортних засобів;
- несе матеріальну відповідальність за надані на робочому місці матеріальні цінності згідно інвентаризації матеріальних цінностей підприємства.
Водій повинен знати:
- правила дорожнього руху;
- основи керування легковим автомобілем;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила та норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту, надання першої допомоги.
Кваліфікаційні вимоги до посади водія: наявність прав водія І-ї В, С категорії та досвід роботи водієм не менше 1-го року.
Успіх управління персоналом ТОВ «ЕМФІ» визначається двома основними чинниками:
- здатністю підприємства чітко визначити, яка поведінка працівників потрібна для досягнення його стратегії;
- можливістю застосовувати ефективні управлінські важелі для спрямування працівників на бажану поведінку.
Обидва завдання однаково важливі й складні, особливо в умовах ринкової трансформації економіки.
Найважливішими особливостями сучасного процесу вдосконалення управління персоналом ТОВ «ЕМФІ» є:
- розширення повноважень виконавців на місцях і зміна форми контролю;
- спільне прийняття господарських рішень і створення атмосфери довіри на підприємстві;
- розвиток механізмів планування кар'єри для ключових працівників;
- комплексне бачення проблем і цілісний підхід до людських ресурсів у взаємозв'язку зі стратегічними установками підприємства;
- створення корпоративної культури інноваційного типу.
