Аналіз регламентування та нормування робочого місця в ТОВ «ЕМФІ»

 

Серед заходів, спрямованих на раціоналізацію управлінської праці, особливе місце займає його нормування.Нормування праці – це встановлення міри витрат праці на виконання визначеного обсягу робіт у даних організаційно-технічних умовах.Завданням нормування праці є визначення трудомісткості робіт і необхідної для їхнього виконання чисельності працівників.Без обґрунтованих норм неможлива раціоналізація процесів розподілу і кооперації праці, розробка прогресивних технологій, удосконалення методів роботи апарату управління.Відсутність твердих нормативів на виконання окремих видів робіт веде до того, що одні виконавці не мають нормального навантаження протягом робочого дня, а інші, навпаки, перевантажені. Це породжує конфліктні ситуації, веде до нераціонального використання знань і досвіду працівників апарату управління.Уважне спостереження за роботою менеджера дозволяє погодитися із ствердженням С.Н. Паркінсона про те, що для марної витрати часу границь практично немає. Нестача часу не дозволяє успішно справлятися з покладеними обов'язками, приводить до перенапруження в процесі роботи. Слова «у нас немає часу», часто повторювані деякими менеджерами, є яскравим показником недостатнього уміння управління своїм робочим часом і недостатньо ефективної організації праці. Дослідження показують, що у зв'язку з невмінням правильно розподіляти час корисна зайнятість менеджерів не перевищує 70–80%.Незадоволеність нестачею часу повинна змусити менеджера періодично проводити аналіз його використання.Для вивчення використання робочого часу менеджера необхідно проаналізувати наступні моменти:· чи дозволяє собі менеджер витрачати час на інших?· чи витрачає менеджер час на дрібні неважливі справи?· чи дозволяє собі менеджер віднімати час на емоції?· чи вміє менеджер досить добре планувати і чи не створює собі роботу, що потребує додаткових витрат часу?· чи робить менеджер те, що могли б виконувати інші?· чи досягає менеджер мети у встановлений ним термін?Для аналізу змісту роботи менеджера необхідно здійснювати класифікацію робіт, що ним виконуються.Класифікація видів робіт для аналізу змісту роботи менеджера:1. За змістом:· комплексні;· економічні;· технічні та ін.2. За характером спонукальних причин:· за власною ініціативою;· з ініціативи підлеглих;· з ініціативи зверху (у залежності від рівня управління).3. За періодом, що охоплює управлінську діяльність:· короткострокові;· середньострокові;· довгострокові.4. За характером виконуваної діяльності:· збори, наради;· прийом відвідувачів;· обхід та ін.Резерви часу менеджера є обмеженими, тому виникає питання про його раціональне використання, економію. Від цього багато в чому залежить успіх будь-якого працівника.Основні принципи техніки ведення обліку часу менеджера полягають у наступному:- ретельний облік усіх витрат часу – перевірка твердості рішення раціонально організувати свій час;- викриття простоїв, повільності – основа обґрунтованих реальних планів майбутніх справ;- перш ніж змінити способи роботи, необхідно їх ретельно вивчити;- навчитися планувати час – дійсна трудова перемога.Як свідчить практика успішних менеджерів різних рівнів, досить раз у квартал протягом 7–10 днів робити ревізію своєї діяльності з погляду витрат часу. Однак сам по собі облік нічого не дасть. Потрібен систематичний аналіз, який повинен враховувати, з одного боку, чи дійсно виконувана робота відповідає посаді, знанням, кваліфікації, а з іншого боку, чи не суперечать витрати часу на виконувані роботи розумним, раціональним підходам до використання часу.Фотографія робочого часу (індивідуальна і групова; суцільна і вибіркова) доцільна при обстеженні великої групи виконавців, що здійснюють ідентичні роботи, з охопленням їх усіх або більшої частини, як правило, протягом 10 – 15 днів по 5 днів у кожній декаді місяця в періоди з найбільш типовим складом робіт.Основними документами при цьому є карта фотографій, що містить назву підрозділу, дату, відомості про тих, що спостерігаються, характеристики робочого місця, обладнання і лист спостереження, який відображає час початку і закінчення окремих операцій, їх тривалість, поєднання, результати, примітки, з яким працівника знайомлять.Внаслідок цієї роботи складаються дві таблиці, в одній з яких відображаються витрати часу в хвилинах на кожний вид робіт і терміни їх проведення; у другій – втрати часу, їх причини, період, коли вони мали місце. На їх основі проводиться аналіз, у межах якого визначаються величина і питома вага корисних витрат; втрат часу, що залежать і що не залежать від виконавців; кількість часу, необхідного для виконання певних операцій (творчих, логічних, допоміжних). Різновиди фотографії:- метод моментних спостережень: фіксуються не витрати часу, а дані про те, чим працівник займався у певні випадково вибрані моменти. При цьому розрізнюють індивідуальні, групові і маршрутні спостереження (за об'єктом, що рухається по певному маршруту, або за декількома об'єктами, розташованими далеко один від одного). Метод моментних спостережень забезпечує високу точність результатів при відносно невеликих витратах часу і коштів, але його використання вимагає високої кваліфікації, тому частіше він застосовується керівником в порядку контролю при обході робочих місць підлеглих;- самофотографія (основою якою є карта самофотографії). Карта самофотографії містить наступні відомості: прізвище, ім'я і по батькові працівника, посада, стаж роботи за спеціальністю, зокрема, на даному підприємстві, перелік елементів витрат робочого часу, витрати часу по днях тижня (дві графи – кількість спостережень у день і сумарні витрати), анкету з побажаннями.Витрати робочого часу, отримані в результаті самофотографії, підраховуються по окремих видах (елементах) робіт. Потім складаються зведені таблиці по посадах, по видах робіт, по стажу, на основі яких виявляються втрати часу, пов'язані з недоліками в організації і обслуговуванні робочих місць, нераціональним використанням технічних засобів.Виділивши категорії «роботи» і «перешкоди» в результаті фотографії робочого часу, варто визначити, скільки часу витрачено на кожну роботу і кожну перешкоду.Усі види робіт систематизуються і класифікуються таким чином:- Роботи великої важливості, що входять у службові обов'язки і їх не можна доручити іншим, а також роботи, відкладення виконання яких може завдати шкоди організації.- Невідкладні роботи, які не є, однак, важливими.- Роботи, що мають або поки мають другорядне значення, які також варто виконати.- Роботи, які варто було б доручити іншим.- Непотрібні роботи.Перешкоди:- Важлива, яка не терпить відкладення справа, що належить до функцій менеджера.- Важлива справа, однак, може і почекати, тому перешкода невиправдана.- Зовсім другорядна справа, що не є компетенцією менеджера.- Дріб'язки.Після систематизації і складання в результаті самофотографії переліку основних «робіт» і «перешкод» необхідно менеджерові вирішити:· від яких робіт можна взагалі відмовитися;· які роботи варто доручити іншим особам (підлеглим і т. п.);· для яких робіт необхідні додаткові кадри і яким чином їх підготувати;· які більш раціональні методи організації праці варто застосувати з метою прискорення виконання робіт без втрати їхньої ефективності;· які роботи можна перенести на інший час дня, тижня, коли перешкод буде менше;· які перешкоди в майбутньому повинні вміти «перехоплювати» інші посадові особи (підлеглі, секретар, референт і т. п.);· які перешкоди варто направити в русло планомірних службових заходів (наприклад, щотижневі наради зі співробітниками, обхід території підприємства і т. п.).Формою самофотографії є щоденник робочого часу керівника або фахівця. Роботи в ньому записуються у тій послідовності, в якій вони виконуються, і відповідно записуються витрати часу на них. Існують книжкова, реєстрова карткова форми ведення такого щоденника, аналіз яких дозволяє економити до 50% робочого часу.У таблиці 2.2 наведено нормативи та фактичне використання робочого часу менеджера з маркетингу та планування ТОВ «ЕМФІ» Таблиця 2.2. Нормативи витрат робочого часу (%) директора ТОВ «ЕМФІ»

№ з/п	Зміст праці	Фактична структура	Нормативна структура
1	Планування і проектування виробництва	13,1	4,5
2	Спеціальні роботи по професії	4,1	0
3	Вивчення і вдосконалення передового досвіду	0,2	0,4
4	Робота з кадрами	0,8	5,3
5	Оперативне керування	22,2	34,1
6	Облік і аналіз виробництва	20,3	4,7
7	Постачання і реалізація та інші зовнішні зв’язки	18,2	19,8
8	Робота з кореспонденцією	1,8	4,5
9	Засідання, збори в господарстві	12,7	6,3
10	Переходи і переїзди	0,4	14,8
11	Інші роботи та витрати робочого часу	6,2	5,6
	Всього	100	100

Провівши фотоспостереження за роботою директора ТОВ «ЕМФІ» та порівнявши фактичну структуру робочого часу із нормативною, можна зробити наступні висновки, що найбільше робочого часу витрачається на оперативне керування – 22,2%, але в порівнянні з нормативом – менше (34,1); на облік і аналіз виробництва приходиться 20,3% в порівнянні з нормативом – 4,7.

Близько з нормативом: на постачання, реалізацію та інші зовнішні зв’язки – 18,2 (19,8); вивчення і вдосконалення передового досвіду – 0,2 (0,4); інші роботи та витрати робочого часу – 6,2 (5,6).

На планування і проектування виробництва – 13,1 (норматив 4,5); засідання, збори в господарстві 12,7 (норматив 6,3). І на всі інші види діяльності – менше п’яти.

Основними причинами втрати часу в діяльності менеджера з маркетингу та планування є:- нечітке визначення цілей і пріоритетів, внаслідок чого люди не можуть правильно зорієнтуватися в ситуації, а тому беруть на себе або дуже багато, або дуже мало роботи;- незадовільна організація планування, що не дозволяє менеджеру справитися з розподілом часу на виконання своїх справ;- неорганізованість і недисциплінованість підлеглих, що приводить до багаторазової переробки однієї і тієї ж роботи;- відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, внаслідок чого їх доводиться постійно відкладати;- нерішучість менеджера, невміння працювати з партнерами, підлеглими, відвідувачами, проводити збори і наради. Менеджеру необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дефіцитів часу.Для того, щоб зрозуміти всю глибину проблеми управління часом менеджера, необхідно зрозуміти насамперед причини дефіциту часу, до яких належать:- Постійний поспіх. При поспіху керівник не встигає навіть зосередитися на проблемі. Отже, він не думає про засоби вирішення, а керується першим, що прийшло на думку.- Накопичення робіт. При цьому керівник починає займатися різноманітними дрібними і не дуже важливими справами. У нього немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості, і він не займається аналізом ключових, перспективних питань.- Постійні доопрацювання вдома. При цьому час, відведений на відпочинок, витрачається на роботу, що позначається на його працездатності наступного дня і в остаточному підсумку призводить до втрати здоров'я.- Перевтома. Наслідок тривалої роботи в умовах постійного поспіху.- Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності й особливостей людини.- Безплановість роботи. Є результатом способу життя не тільки самого керівника, але й загального стилю життя даної організації.- Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, яка породжує хронічну нестачу часу.

Отже, фотографія робочого часу є досить універсальним і доступним інструментом нормування праці, вивчення структури витрат робочого часу, перевірки дотримання технологічної дисципліни, розробки заходів щодо підвищення продуктивності праці і скорочення непродуктивних втрат робочого часу. Фотографія робочого часу може застосовуватися незалежно від наявності або відсутності норм часу на підприємстві. Використання фотографії дає практичний результат для нормування праці всіх категорій персоналу: керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців і робітників.