Задание 4. Исследование проблем организации

Вводные замечания. Проблемой, или проблемной ситуацией, называют расхождение между желаемым (эталонным) и действительным состоянием некоторого объекта (явления, процесса), которое может быть преодолено не единственным образом [2]. Проблема представляет собой ограничения, которые осознаются как препятствия к достижению целей организации.

Цель задания. Анализ проблем организации.

Оснащение. В качестве инструментов исследования проблем организации будем использовать модель типа «черного ящика», классификатор проблем, метод декомпозиции для построения «дерева проблем». Их применение показано на примере ОАО «Мурманский комбинат хлебопродуктов» (Приложение 1).

Порядок работы. Ранее проведенный анализ внутренней и внешней среды организации позволил выявить ряд проблем, которые стоит проанализировать, чтобы принять соответствующие решения по устранению причин их возникновения.

Необходимо различать симптомы (внешние проявления проблемы), причины проблемы и собственно проблему. Их можно представить в виде элементов модели типа «черного ящика» (рис. 1).

 

ПРОБЛЕМА

ПРИЧИНЫ ПРОБЛЕМЫ

ПРОЯВЛЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ (СИМПТОМЫ)

Рис. 1. Модель проблемной ситуации

 

Отметим, что один и тот же фактор может быть причиной многих проблем, а проблема может быть вызвана множеством причин.

Выяснить проблему позволяют ее симптомы, информация о которых собирается с помощью следующих вопросов:

· Что случилось?

· Когда это началось?

· Как часто происходит?

· Когда это было в последний раз?

· В каком отделе это произошло?

· Кто участвовал?

· Как данная ситуация влияет на эффективность деятельности организации?

Примеры возможных проблем организации:

· Неэффективная система коммуникации;

· Неэффективная организационная структура;

· Неэффективный стиль, методы управления;

· Недостаток управленческих умений руководителя;

· Неэффективный подбор персонала;

· Отсутствие достаточного количества информации и т.д.

Причины проблемы могут находиться как внутри организации (внутренние причины), так и во внешней среде (внешние причины).

Возможна ситуация, когда в ходе анализа выявляется множество проблем. Тогда целесообразно провести их группировку с помощью классификатора проблем, который позволит распределить проблемы по определенным признакам. Благодаря этому удастся понять, в каком системном блоке преимущественно локализуются проблемы, какой класс управленческих решений является наиболее проблемным и т.д. (табл. 1) [2].

Таблица 1

Классификатор проблем

Признак классификации	Градации признаков
1.Тип решений, которые затрагивает проблема	Стратегические		Тактические		Оперативные
2.Функция управления	Анализ	Планирование	Контроль	Организация	Мотивация
3.Глубина проблемы	Это действительно проблема		Симптом других проблем
4.Факторы, обуславливающие проблему	Контролируемые		Частично контролируемые		Не контролируемые
5.Системный блок, в котором локализуется проблема	Входы	Выходы	Процессор	Внешняя среда

 

Далее выбирается проблема для более детального рассмотрения.

 «Дерево проблем» (диаграмма Исикавы, модель «рыбья кость») позволяет получить определенную структуру проблемы путем деления общей проблемы на «подпроблемы» (факторы, причины проблемы) (рис. 2).

В соответствии с известным принципом Парето (20/80), среди множества потенциальных причин, порождающих проблемы, лишь две-три являются наиболее значимыми. Их поиск и должен быть организован. Это требует выполнения следующих этапов:

· Сбор и систематизация всех причин, прямо или косвенно влияющих на исследуемую проблему;

· Группировка факторов по смысловым и причинно-следственным блокам;

· Ранжирование факторов внутри каждого блока по степени значимости, с указанием вклада каждого фактора в исходную проблему (в этом может помочь метод парных сравнений показателей);

· Анализ получившейся картины.

 

Основная проблема

Факторы проблемы

 

Рис. 2. «Дерево проблем» (диаграмма Исикавы, модель «рыбья кость»)

 

Анализ ситуации на основе построенной диаграммы сводится к следующему. Отсекаются проблемы, которые по объективным причинам мы не можем решить. При этом используется «бритва Оккама», которая включает в себя следующие «лезвия»:

· Пространство – не решаемой признается проблема, которая не входит в нашу компетенцию.

· Время – проблемы, устранение которых занимает слишком большой срок, не стоит решать.

· Информация – если по проблеме невозможно собрать информацию, то ее не стоит решать.

· Желание (мотивация, энергия) – если человек не хочет решать проблему, то он это сделает плохо, поэтому ему не стоит этим заниматься.

Из оставшихся факторов выбирают те 20 %, устранение которых на 80 % решит рассматриваемую проблему.

Контрольные вопросы:

1. В чем суть модели типа «черного ящика»? Как ее можно использовать при анализе сложных проблем?

2. Что позволяет выявить классификатор проблем?

3. Что является результатом декомпозиции проблемной ситуации?

4. Как можно интерпретировать принцип Парето применительно к проблемной ситуации?

Литература:

1. Волкова В.Н., Денисов А.А. Основы теории систем и системного анализа. – СПб.: СПбГТУ, 1997. – 510 с.

2. Мотышина М.С. Системный анализ: Учеб. пособие. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2006. – 189 с.

 

Приложение 1