Письмо-заявка (запрос)

Как было сказано выше, письмо-заявка - это короткая форма документа, который информирует фонд о содержании вашего проекта. Письмо-заявка обычно не превышает пяти страниц. Многие частные фонды используют короткое письмо-заявку в качестве документа, уже вполне достаточного для принятия решения по поводу того, финансировать предложенный проект или нет. Бывает, что ознакомившись с письмом-заявкой, фонд попросит вас прислать более подробную заявку. Все зависит от того, вызвал ли ваш проект интерес в фонде.

На первый взгляд может показаться, что составление письма-заявки намного проще полной заявки. Наш собственный опыт говорит об обратном. Короткое письмо потребует у вас значительно больше труда, точности, концентрации, более тщательного отношения к составлению каждого нового предложения, в которое вам нужно будет вложить столько информации, сколько вы в более распространенном варианте передали бы в нескольких фразах. В конечном итоге на составление короткого письма-заявки вы потратите примерно столько же времени, что и на полную заявку.

Мы считаем, что каждое письмо-заявка должно содержать семь компонентов. Ниже мы подробнее остановимся на каждом компоненте отдельно и предложим вам соответствующие трафареты.

1. Краткое содержание

2. Выбор фонда

3. Проблема

4. Решение

5. Квалификация

6. Бюджет

7. Заключение

 

Краткое содержание. Первый абзац в одном или двух предложениях должен содержать очень короткое описание всего проекта и обращать на себя внимание. В эту часть вы должны включить следующие данные:

· основные сведения о вашей организации;

· особенности вашей организации, которые составляют ее уникальность;

· величину затрат на осуществление проекта и тип проекта;

· главную цель проекта.

Такое предложение на практике может выглядеть так:

(Название вашей организации), (ее особенность), просит Ваш фонд инвестировать (величина затрат) в (тип проекта) с тем, чтобы (главная цель проекта).

Выбор фонда. В этом абзаце вы объясняете, почему вы выбрали данный фонд для обеспечения финансирования своего проекта. Вам нужно будет подчеркнуть то, что интересы фонда совпадают с вашими в следующих категориях:

· приоритетные области фонда;

· географические области, которые обслуживает фонд;

· социальные группы;

· типы НКО, которым фонд предоставляет финансирование.

Ниже следуют три варианта этого компонента письма. Выберите наиболее подходящий:

1. Поскольку (название фонда) проявляет интерес и предоставляет поддержку в (приоритетная область деятельности), я надеюсь на сотрудничество в (цели проекта).

2. Поскольку (название фонда) проявляет интерес и предоставляет поддержку в (приоритетная область деятельности), я надеюсь па сотрудничество в (цели проекта).

3. Принимая во внимание, что (название фонда) выделил $ (выделенная сумма) (когда) на (вид гранта) в (географический район), мы обращаемся к вам с (тип проекта).

Проблема. Этот раздел, который может занимать от одного до трех абзацев, посвящен краткому изложению проблемы, для решения которой вы обращаетесь за финансовой помощью. На данном этапе важно попытаться рассмотреть проблему с точки зрения фонда, на момент забыв о собственной. Другими словами, постарайтесь наглядно показать фонду, что финансирование вашего проекта обеспечит достижение его собственных целей. Для убедительности вы можете использовать:

· статистические данные, собранные в публикациях государственных институций, отчетах той или иной программы ООН;

· цитаты из выступлений государственных чиновников;

· отчеты и прочие результаты изучения "вашей" проблемы.

Статистикой нужно пользоваться осторожно: чрезмерная концентрация сложных данных может затруднить понимание предлагаемого материала. Ниже следуют примеры фраз, которые вам могут понадобиться при составлении этого раздела:

1. Между (проблематика) и (возможное решение) существует дистанция, на преодоление которой потребуются значительные усилия. Последние исследования показывают, что (результаты исследований, статистика, отчеты). Совершенно ясно, что (найденный недостаток) представляет собой серьезную проблему, решение которой потребует творческого подхода.

2. Целью (название проекта) является (цель проекта). Результаты недавнего исследования (название исследования) раскрыли в полной мере существо проблемы: (статистика по вашей проблематике). Эта проблема породила (существо проблемы).

3. На данный момент (название организации) не обладает достаточной мощностью в (проблематика, проблемная сфера). Этот недостаток лишает нас возможности решить (последствия проблемы). Чтобы встретить проблему во всеоружии, (название вашей организации) должна (решение проблемы).

Решение. Эта секция занимает до трех абзацев, в которых вы должны показать, как вы намерены подойти к решению проблемы. Составляя эту секцию, вы должны сделать следующее:

· обобщить ваши цели и задачи (см. секцию "Цели и задачи" в разделе о полной заявке);

· убедительно дать понять фандеру, что вы сможете успешно реализовать проект;

· предоставить детальный календарный план ваших действий, направленных на решение проблемы (см. секцию "Методология" в разделе о полной заявке).

Календарный план должен быть изображен на отдельной странице, никакой текст не должен отвлекать от него внимания.

1. Наш подход совмещает как качественные, так и количественные методы. Мы будем (краткое описание деятельности). Составленный нами календарный план более подробно показывает, как мы намереваемся осуществить проект.

2. (Название проекта) будет осуществлен в целях (цель проекта). Новаторские аспекты проекта включают в себя... Прилагаемый календарный план представляет собой краткое изложение методологии проекта.

3. В рамках этого проекта будет оказана необходимая помощь (указать географическую область или определенную социальную группу). В последние месяцы мы стали свидетелями (описание проблемы). (Название вашей организации) была создана для решения проблем такого рода.

Квалификация. Ваша основная задача в этой секции - убедить фандера в том, что вы способны успешно осуществить проект. Для этого необходимо:

· показать, что вы обладаете уникальной компетентностью в той области, к которой относится ваш проект;

· подчеркнуть тот факт, что ваши сотрудники обладают необходимыми знаниями и опытом;

· упомянуть поддержку и/или обязательства со стороны других организаций, в том числе и фондов.

1. (Название вашей организации) удовлетворяла нужды (указать определенную социальную группу) в течение (количество лет). В составе организации работают (имена отдельных работников и их квалификация). Эти люди работают уже (количество) лет в этой области и обладают значительным отмытом в (область общественной деятельности).

2. (Название вашей организации) - единственная в своем роде, способная решить (проблема). С. (год) (название организации) предоставляла помощь в (описание проблемы) (указать социальную группу). За Эти годы организация накопила знания о полном спектре проблем и нужд (указать социальную группу).

3. На данный момент в реализацию проекта вовлечены (имена людей и названия организаций). Например,...

 

Бюджет. В этой части необходимо сделать особый акцент на том, какое влияние бюджет окажет на состояние той социальной группы, на которую проект рассчитан. Вам нужно будет:

· указать сумму, которую вы просите выделить вашей организации для осуществления проекта (она должна совпадать с той, что будет указана в графе "Итого" в бюджете);

· сформулировать свою просьбу с использованием относящихся к делу единиц измерения (например, число вовлеченных студентов, обслуженных пациентов, обученных администраторов и т.д.);

· распределить расходы на несколько лет вперед, если эти расходы слишком велики.

1. В интересах (указать социальную группу) я прошу (название фонда) предоставить субсидию в $ (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). На протяжении пяти лет будут обеспечены инвестиционные вливания по (точная сумма) на нужды (указать социальную группу).

2. Зная об интересе (назначение фонда) к (проблематика), я прошу предоставить, субсидию в $ (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). Оказывая такую поддержку, (название фонда) включится в достижение (целей проекта). Ваша поддержка имеет решающие значение.

3. Зная об интересе (название фонда) к (проблематика), я прошу предоставить субсидию в $ (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). На протяжении пяти лет ваши вложения помогут оказывать положительное воздействие на жизнь (число людей, представителей социальной группы, на состояние которой повлияет проект).

 

Вы можете приложить к этой секции простой бюджет из пяти-шести строк. Мы включили в этот раздел образец такого бюджета, который отличается от полного бюджета (в полной заявке) отсутствием деталей. Помните, что письмо-заявку используют чаще всего для того, чтобы проверить, заинтересован ли фонд в финансировании идеи. Если проект покажется заслуживающим внимания, фонд попросит у вас детальную информацию.

 

Бюджет курсов по обучению студентов навыкам лидерства
		Требуемая сумма	Доля организации	Всего
1.	Расходы на персонал	$1.160	$300	$1.460
2.	Проживание, питание, транспортные расходы	3.840	80	3.920
3.	Материалы	1.260	46	1.306
4.	Рекламная кампания	880	0	880
5.	Связь	560	300	860
6.	Оплата помещений	340	0	340
	ИТОГО РАСХОДЫ ПО ПРОЕКТУ	$8.040	$726	$8.776

 

Заключение. В финальной части предложите продолжить контакт с фондом. Вам понадобится узнать о впечатлении, которое осталось у фандера после вашей заявки. Круг задач на данном этапе:

· определить работника фонда, с которым вы будете общаться в дальнейшем, ответить на вопросы, которые возникнут у фонда по поводу вашего проекта;

· определить, как и когда вы обратитесь в фонд, чтобы узнать о его реакции на заявку;

· позаботиться о том, чтобы заявку в фонд подписал руководитель вашей организации.

Я (нанесу визит/позвоню/напишу) вам (когда), чтобы узнать о вашем впечатлении от проекта и по поводу возможностей финансирования. Любые вопросы в связи с проектом вы можете задать (имя директора проекта), (должность этого человека в организации), позвонив по телефону (номер).

С уважением,

 

(имя руководителя организации),

(должность).

Приложение 1: Календарный план по месяцам

Приложение 2: Предметный бюджет

С помощью письма-заявки вы должны установить первый контакт с фондом. Инициатива должна исходить от вас. Помните об этом! Многие фонды просто завалены проектами на самые разные темы, и работники не в состоянии подробно изучать каждую новую заявку. Чтобы избежать невнимательного отношения со стороны фонда, обратитесь туда лично. Одним телефонным звонком вы не сможете привлечь к себе внимание. Вам потребуется пообщаться с фандером от трех до пяти раз, прежде чем вы окончательно удостоверитесь в том, что выбор фонда сделан верно. Не теряйте времени на паузы между этапами: пока вы ждете ответа, подтверждения, реакции, займитесь укреплением доверия к вашей организации.

В пособие мы включили пример письма-заявки, которое БГШ послала в Американский фонд развития