Виртуальные документы. Концепция электронного документооборота

Электронный документ – документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документооборот (ЭДО) – это движение документов, представленных в электронном виде.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это аналог собственноручной подписи и печати предприятия.

Телекоммуникационные каналы связи (ТКС)  могут быть защищенными и незащищенными. Первый тип реализуется спецоператором связи. Пример второго типа ТКС – электронная почта.

Виртуальный документ  – это совокупность информационных объектов (таких как текст, графика, видео, приложения), которая компонуется в единый документ по запросу пользователя динамически, в реальном масштабе времени работы с документом.

Появление систем ЭДО было неизбежно. Слишком большую роль в современной жизни играют компьютеры. Все труднее становится совместить быстроту обработки документов на компьютере с неповоротливостью бумажной бюрократической системы. В результате подобного синтеза – усталость и разочарование пользователя.

    Человечество уже тысячи лет пользуется бумагой или ее материальными аналогами. И все же ЭДОвытесняет и рано или поздно вытеснит бумажный документооборот. Любая информация, которая доходит до нас из прошлого, изложена на физическом носителе, с которым мы можем работать – камень, папирус, бумага. Но технологии не стоят на месте, и все чаще мы используем электронные документы, работать с которыми гораздо удобнее и которые имеют ряд положительных свойств (рис. 2).

Рис. 2. Свойства электронных документов

Электронный документооборот уже существует, самый яркий пример – электронная отчетность. Большинство компаний пользуются этой услугой, ими накоплен огромный положительный опыт. К любой системе ЭДО легко адаптироваться и получать одни плюсы от профессиональной деятельности.

    Структура бумажного документооборота включает отправителя, его документы и печать. Обязательный элемент документооборота – транспортная служба. Это может быть почта России, курьерская служба и т.п. Вторая сторона документооборота – это получатель. У него также имеется архив документов и печать (рис.3).

Рис. 3. Принципиальная схема бумажного документооборота

Схема электронного документооборота имеет аналогичные компоненты (рис. 4):

· отправитель имеет электронные документы;

· для заверки документов используется ЭЦП;

· ключевым звеном схемы является система ЭДО;

· транспортную функцию выполняют телекоммуникационные каналы связи.

Рис. 4. Принципиальная схема электронного документооборота

Симметричная схема реализуется на стороне получателя.

Схемы похожие, но во втором случае документооборот работает в десятки, сотни раз быстрее. Так как не предусматривает ожидания промежуточного звена – бумажного носителя.

Виртуальные документы в сравнении с составными бумажными документами имеют ряд преимуществ:

· информация более точна для потребителя, поскольку при каждом обращении к ней содержание виртуального документа вычисляется заново;

· поставщику виртуальных документов легче обновлять информацию. Обновление одного из фрагментов автоматически приводит к обновлению всех виртуальных документов, в которых есть указатель на этот фрагмент;

· информация, составляющая виртуальный документ, может быть распределенной, то есть храниться в разных местах.

· реализуется главный принцип объектно-ориентированного подхода – однократное хранение, многократное использование. При этом экономятся дорогостоящие ресурсы, необходимые для хранения документов;

· отличная возможность коллективной работы, поскольку каждый участник может работать над своим отдельным фрагментом одного и того же документа;

· потребитель информации может дать запрос на создание нового, отвечающего его критериям, документа. В случае статических документов потребитель информации может получить лишь уже существующий документ.

Следует также упомянуть и некоторые недостатки, присущие виртуальным документам:

1. Более сложная по сравнению со статическими документами реализация программного обеспечения. Так, для Всемирной паутины, одной из наиболее передовых на сегодняшний день технологий, обеспечивающих работу с виртуальными документами, необходима полнофункциональная реализация протокола HTTP, а также CGI.

2. Необходимость построения модели, в соответствии с которой создаются виртуальные документы и запросы к ним. Конкретная модель может оказаться сложной и поэтому нецелесообразной.

Система электронного документооборота представляет собой интегрированную систему автоматизированного учета и контроля движения документов при помощи информационных технологий, начиная от формирования, обработки, получения документов до передачи их в архив и уничтожения.

Концепция СЭД определяет основные направления взаимодействия государственных органов власти и управления на основе создания систем электронного документооборота, необходимые организационные, экономические и нормотворческие мероприятия, направленные на развитие системы электронного документооборота в государственном управлении.