Преимущества электронного документооборота

Юридическая значимость позволяет использовать электронный документ точно так же, как его подписанный и заверенный печатью бумажный аналог.

Реестр – книга для регистрации дел, документов, имущества и т.п. Отправляясь в архив, документ либо занимает место в уже существующем деле, либо (в случае если формат дела не допускает подшивку к нему дополнительных материалов или документ является уникальным) для него создается новое дело. В реестре документов содержится полная информация о каждом документе, его месте, дате помещения в архив и т.д.

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы ЭДО облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Достоинства электронного документооборота удобнее рассмотреть на недостатках, сопровождающих работу с бумагами.

· Бумажные документы доставляются продолжительное время. После распечатки документа, его необходимо подписать и поставить печать организации. Оригинал документа отправляется адресату по почте, курьерской службой, либо передаётся при личной встрече. По времени это займет в лучшем случае несколько дней.

В системе ЭДОдокументы доставляются быстро, практически мгновенно (причем, сохраняется их юридическая значимость).

· Оформлять полученные бумажные документы сложно. Проделав долгий путь в фургоне с надписью «почта», документ оказывается у адресата. При получении документы переводятся в электронный вид и регистрируются в информационной системе получателя (рис. 5).

В системе ЭДО работать проще – созданный документ подписывается электронной цифровой подписью и отправляется.

· Хранение и учет бумажных документов – это утомительный и рутинный процесс. В офисе любой компании, пусть даже самой маленькой, есть шкаф с документами. В нем хранятся: договоры, приказы, счета-фактуры, акты сверок, выписки из налоговой, ценные письма, личные дела сотрудников. Все эти бумаги должны быть рассортированы по назначению и дате поступления. Для учета имеющихся документов ведется специальный журнал – реестр. Чем больше бумаг, тем легче что-то потерять, тем сложнее найти нужный документ. В учреждениях и организациях существуют отдельные помещения, архивы, где хранятся бумаги. Например, чтобы разыскать приказ о приеме сотрудника на работу, в архивном шкафу, ищется папка с приказами о приеме на работу, и перебираются документы в поисках нужного, после прочтения найденного документа, приказ убирается в ту же папку и возвращается в шкаф.