2020-05-21
197
Студент написал реферат по экономике. И вместо того, чтобы его распечатывать, подписывать и относить на кафедру, он воспользовался системой электронного документооборота:
- документ подписывается ЭЦП;
- отправляется на кафедру или преподавателю;
- преподаватель читает, проверяет реферат, причем, можно не беспокоиться об угрозе искажения исходного текста – это невозможно сделать, не удалив ЭЦП.
- если преподаватель доволен результатом, он подписывает работу уже собственной ЭЦП, подтверждая, что реферат сдан и зачтен.
Общение студента с преподавателем реализуется уже на другом уровне. Кроме того, работа не будет пылиться в шкафу на кафедре – она займет свое место в электронном архиве.
В системе ЭДО очевидна э кономия средств на расходные материалы.
· Бумажные документы могут потеряться при пересылке, можно подделать исходный текст, печать и подпись.
В системе ЭДО элементом, обеспечивающим непревзойденную защищенность электронных документов, является ЭЦП. В основе ЭЦП лежат алгоритмы шифрования, посредством которых обеспечивается надежность передачи информации в электронном виде.
Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.
Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.
ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ КАК ГАРАНТ БЕЗОПАСНОСТИ И ЮРИДИЧЕСКОЙ ЗНАЧИМОСТИ
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, позволяющий однозначно определить подлинность и авторство электронного документа, в электронных документах заменяет рукописную подпись. ЭЦП имеет закрытый и открытый ключи.
Закрытый ключ – секретная часть ЭЦП, известен только владельцу ключа. Хранится на специальном носителе. Служит для подписания передаваемых и расшифровывания получаемых документов.
Открытый ключ – общедоступная часть ЭЦП, соответствует закрытому ключу, служит для шифрования документа при отправке и проверки подписи на получаемых документах (раздается всем участникам документооборота). Существует в виде сертификата ключа подписи.
Целью применения систем цифровой подписи является аутентификация информации – защита участников информационного обмена от навязывания ложной информации, установление факта модификации информации, которая передается или сохраняется, и получения гарантии ее подлинности, а также решение вопроса об авторстве сообщений.
Процедура подписи электронного документа более функциональна, чем подписание бумажного документа.
Когда пользователь нажимает кнопку подписать, документ шифруется и тем самым автор документа:
1. Удостоверяет,что это именно он подписывает документ, а не кто-то другой.
2. Исключается правка документа, обеспечивается его целостность.
3. Подписанному документу придается юридическая сила.
Любой электронный документ, который хранится на диске компьютера, можно легко редактировать, изменять. Это самая большая проблема, из-за которой с электронными документами нельзя было работать на официальном уровне, не удавалось использовать их в юридически значимом документообороте.
При подписании документа ЭЦП, он шифруется, и становится невозможным вносить в него исправления. Если такой файл попытаться отредактировать, ЭЦП удалится. Таким образом, обеспечивается целостность документа.
Чтобы подписать документ ЭЦП, пользователь использует уникальный, никому, кроме него, не известный код. Он так же уникален и неповторим, как значок личной ручной подписи. Он так же уникален, как печать организации – второй такой не существует. У получателей документа тоже есть шифр (открытый ключ). С его помощью можно расшифровать файл и удостовериться, что он был подписан именно отправителем. Таким образом, происходит идентификация.
В плане конфиденциальности ЭЦП и шифрование обеспечивают большую защиту, чем это возможно для бумажных документов.
Сочетание таких свойств, как однозначная идентификация отправителя и надежная защита документов от постороннего доступа позволяет ЭЦП обеспечивать юридическую значимость электронных документов.
Например, фирма заключает договор с партнером, находящимся в другом городе. Оригинал этого документа с личной подписью руководителя и печатью отсылается по почте. Можно воспользоваться Спецпочтой России или курьерской службой, чтобы этот процесс был более быстрым и безопасным. Но риск потери письма и постороннего доступа к нему сохраняется. Пока документ не окажется в руках партнера, нельзя быть спокойным. А с помощью ЭЦП файл шифруется так, что его может прочитать только адресат.
ПРОЦЕСС СТАНОВЛЕНИЯ ЭДО
Еще в 80-х годах прошлого века появились алгоритмы создания электронной цифровой подписи и криптографической защиты цифровой информации. Именно в это время начинают развиваться системы электронного документооборота. В истории развития электронного документооборота можно выделить 2 параллельно развивающиеся направления:
1. сдача отчетности в госорганы;
2. обмен юридически значимыми документами между компаниями.
Первой стала решаться задача отправления в электронном виде бухгалтерских отчетов в контролирующие органы.
