Особенности копирования данных в Excel

При совершении операций копирования данных в Excel без использования буфера обмена есть одна особенность, которую необходимо упомянуть. Эта особенность относится к копированию, данных одной отдельной ячейки.

Работая, примеру, в программе Word мы может скопировать определенный участок текста, например, длинное название компании, а потом простым сочетанием клавиш Ctrl+V вставлять его в нужные места без необходимости повторного копирования, если, конечно, мы ненароком не скопировали позже другой фрагмент.

В Excel выделенная ячейка/ диапазон, которую только что скопировали, подсвечивается мерцающим ободком.

«Подсвеченный» диапазон

Пока данный ободок мерцает мы может вставлять данные в нужные места один или несколько раз, однако, как только мы начнем редактировать какую-то ячейку или нажмем «Esc», мерцание прекратится и вставить диапазон не получится. придется повторно его выделить и скопировать. Такое поведение несколько отличается от привычного в Word, когда помещенный объект можно вставить, написать часть текста еще раз вставить.

Если нам нужно несколько раз вставлять скопированный диапазон в промежутках с редактированием, то следует воспользоваться буфером обмена, однако, если нам надо данные только одной ячейки, то можно не прибегать к буферу обмена, а скопировать не ячейку, а данные в ячейке. Для этого нужно перейти в режим редактирования данных в ячейке, лучше всего в строке формул, выделить все или часть содержимого и скопировать (Ctrl+C). Никакого ободка не будет, а вставку данных можно производить аналогично, как это делается в Word или другом приложении.

Данные из строки формул скопируется без форматирования

В завершение можно добавить, что, если нужно вырезать диапазон в Excel, который позже понадобится для вставки несколько раз, лучше всего для это использовать буфер обмена.

 

Задание для самостоятельной работы

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 3.1 выполнено».
2. На листе «Отчеты по дням» выделить диапазон таблицы B2:H16 и скопировать его на место B17:H31 перетягиванием мышки с удержанием клавиши Ctrl.

Подсказка

Для такого перетягивания необходимо подвести курсор к границе выделения и потянуть область на новое место, удерживая при этом клавишу Ctrl. Если Ctrl не удерживать, то диапазон просто переместится. Ctrl, можно не удерживать все время, а зажать только в момент отпускания левой клавиши мышки. Сигналом копирования будет плюсик возле указателя.

1. Установить курсор в ячейку A2 и выделить всю таблицу с помощью клавиатуры, используя сочетание: Ctrl+Shift+End.
2. Скопировать выделенный диапазон (Ctrl+C), установить курсор в ячейку A32 и вставить скопированный диапазон (Ctrl+V).
3. Сохранить документ под именем «Задание 3.2 выполнено».

 

Задание для самостоятельной работы

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 3.2 выполнено».
2. На листе «Отчеты по дням» очистить от данных диапазон C2:C31.
3. В ячейки C2:C4 ввести цифры: 1, 2, 2 (последние цифры обозначения групп).
4. Установить курсор в ячейку C4 и выполнить команду мгновенного заполнения (Flash Fill).

Подсказка

Мгновенное заполнение выполняется горячим сочетанием Ctrl+E, либо вкладка «Данные», группа «Работа с данными», команда «Мгновенное заполнение».

1. Как можно заметить, ячейки C15, C30, C45, C60 иначе были обработаны мгновенным заполнением, т.к. напротив них обозначение группы не содержало числа в конце.
2. Сохранить документ под именем «Задание 3.3 выполнено».

 

 

При большом количестве данных, для удобства их представления, в Excel имеются инструменты изменения масштаба документа (в английской версии Zoom).

Масштаб листа

На заметку

Изменение масштаба документа не влияет на распечатываемый документ.

Если нужно охватить взглядом лист с высоты, то масштаб следует уменьшить, а для фокусирования на определенной области масштаб увеличивают, чтобы лишний раз без надобности не напрягать зрение.
Для изменения масштаба можно воспользоваться командами ленты интерфейса, вкладка «Вид», группа «Масштаб».

Изменение масштаба с ленты интерфейса

Изменить масштаб можно используя небольшие кнопки управления на панели состояния внизу книги Excel.

Управление масштабом с панели состояния

Щелчок по кнопке «Масштаб» на ленте интерфейса, равнозначен щелчку по численному отображению текущего масштаба внизу книги (сейчас 100%) и вызывает диалоговое окно «Масштаб», для точной настройки.

Диалоговое окно Масштаб

Варианты предельно просты, остановимся лишь на параметре «по выделению» (на ленте это команда «Масштаб по выделенному») он используется, когда вам нужно оставить на экране отдельный диапазон или таблицу. Выделив диапазон и выбрав данный параметр масштаба, Excel подберет такой процент масштаба, чтобы выделенный диапазон полностью поместился на экране, при этом, масштаб может быть, как увеличен, если диапазон небольшой, так и уменьшен.

Есть еще один способ быстрого изменения масштаба, правда он не отличается особой точностью – это зажать клавишу Ctrl и прокручивать колесико мыши.

На заметку

Быстрее всего изменять масштаб можно колесиком мышки с зажатой клавишей Ctrl