Работа с конфиденциальными документами

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа:

• Конфиденциально";

• "Коммерческая тайна";

• Для служебного пользования".

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

• назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование;

• порядок подготовки и размножения документов;

• отдельную регистрацию документов;

• формирование дел;

• организацию выдачи и хранения документов;

• проверку наличия документов;

• архивное хранение и порядок уничтожения.

Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении, например, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата".

На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально Экз. № 1

Или Коммерческая тайна Экз. № 1

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом, например:

Разрешаю:

1. Е.М.Лаврову

2. А.Л.Казакову

Подпись руководителя

07.09.2004

Размножение конфиденциальных документов производится:

• с разрешения руководства предприятия;

• с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя);

• в специально выделенном помещении;

• в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

• с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".

Листы журналов регистрации:

• нумеруются;

• прошиваются;

• опечатываются;

• указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется:

• количество листов;

• количество экземпляров;

• наличие приложений к документу.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела).

Дело должно иметь:

• гриф ограничения доступа;

• список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;

• нумерацию листов;

• внутреннюю опись документов;

• заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится:

• в опечатываемом сейфе к которому не должны иметь доступ другие работники;

• в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов". При выдаче документа:

• сверяется номер документа с номером в журнале;

• сверяется количество листов;

• ставится подпись получателя документа и дата.

Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа:

• сверяется номер документа с номером в журнале;

• сверяется количество листов;

• ставится отметка о возврате;

• ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Передача документов и дел между работниками п редприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале.

Запрещается:

• изъятие конфиденциальных документов из дел;

• перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов";

• несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.

Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами) ежегодно проводит проверку наличия документов.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

• ставится в известность руководитель предприятия;

• служба безопасности;

• принимаются меры к розыску документа;

• проводится служебное расследование с установлением виновных в утере.

На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов):

• составляется акт;

• вносится соответствующая отметка об утрате в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы:

• для архивного хранения;

• для уничтожения.

При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись.