Кадровая документация

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1. Организационно-правовая документация:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- график отпусков;

- должностные инструкции.

2. Персональная документация:

- трудовая книжка;

- личное дело;

- личная карточка работника.

3. Договорная документация:

- коллективный договор (соглашение);

- трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

- приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация.

 Рассмотрим некоторые из них:

Трудовой договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

 Трудовой договор составляется:

•     в письменной форме;

•     в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).

Трудовые договоры могут заключаться:

•     на неопределенный срок;

•     на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия:

•     об испытании;

•     о неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны;

•     об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя);

•     иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.

Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4.

Трудовой договор должен иметь:

•     наименование организации;

•     наименование вида документа;

•     дату;

•     номер;

•     место составления;

•     текст;

•     подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей);

•     печать.

Датой трудового договора является дата его подписания сторонами.

В тексте трудового договора указывается:

•     наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя -физического лица);

•     фамилия, имя, отчество работника;

•     место работы (с указанием структурного подразделения);

•     дата начала работы;

•     наименование должности, специальности, профессии или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника;

•     права и обязанности работодателя;

•     характеристики условий труда;

•     компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

•     режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

•     условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

•     виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Трудовые договоры:

1) включаются в состав личных дел работников;

2) формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если личные дела не заводятся);

3) хранятся 75 лет.

Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).

Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Личная карточка заполняется на основании документов:

•     приказов по личному составу;

•     трудовой книжки;

•     паспорта;

•     военного билета;

•     документа об окончании учебного заведения;

•     страхового свидетельства пенсионного страхования;

•     свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

•     других документов, предусмотренных законодательством;

•     сведений, сообщаемых о себе работником.

Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2.

Личная карточка должна иметь:

•     наименование организации;

•     наименование вида документа;

•     дату составления;

•     текст;

•     подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.

Текстовая часть личной карточки содержит разделы:

•     общие сведения о работнике;

•     сведения о воинском учете;

•     прием на работу и переводы на другую работу;

•     профессиональная подготовка; повышение квалификации;

•     поощрения и награды;

•     отпуска;

•     социальные льготы;

•     дополнительные сведения;

•     основание увольнения.

Главным разделом карточки является раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу".

Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника.

Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.

При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.

Автобиография – это документ, который содержит описание основных этапов жизненного пути автора.

Краткая автобиография – это документ, который содержит основные сведения о жизненном пути ее автора.

Пишется краткая автобиография при поступлении на учебу,  работу от руки на листе бумаги А4 либо на специальном бланке. Все факты доводятся в хронологическом порядке по мере их появления в жизни. Все названия мест работы или учебы пишутся на момент описываемого события.  Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа. Автобиография не должна превышать по объёму одной страницы.

В данном документе указываются следующие данные:

· ФИО, дата и место рождения;

• сведения об образовании, трудовой деятельности;
• состав семьи;
• сведения об уголовной ответственности;
• дата и подпись.

Личная карточка работника – это документ унифицированной формы № Т-2, который заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.

Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

• заключенный с работником трудовой договор;
• приказ о приеме на работу;
• паспорт (или иной документ удостоверения личности);
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных званий;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником. В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

 

Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой стаж работника в течение его профессиональной деятельности.

Юридическое право трудовой книжки на существование закреплено основным документом, регламентирующим трудовые права и обязанности работника – Трудовым кодексом Российской Федерации.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Также в трудовую книжку по месту работы вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Все записи, вносимые в трудовую книжку, делаются работодателем по основному месту работы. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника также могут быть внесены по месту основной работы на основании подтверждающего документа.

Трудовая книжка – это своеобразная гарантия благонадежности работника. Чем «старше» трудовая книжка, тем более ответственным, внимательным, опытным является работник. Психологическая основа трудовой книжки для целеустремленного работника – отражение его достижений в документе о трудовой деятельности.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

В архиве организации трудовая книжка храниться 50 лет.