Язык и стиль делового письма

Структура делового письма

1. Обращение. Обращение располагается в «шапке» делового письма, содержит указание занимаемой должности и персональные данные адресата. Распространенным стандартным обращением при написании официального делового письма является обращение «Уважаемый», которое принято начинать с большой буквы и располагать в центре страницы.

Дальнейшее оформление структуры делового письма зависит от множества факторов. К примеру, в России нормой считается обращение по имени и отчеству, на Западе – только по имени. Если Вы знакомы с адресатом персонально, то к нему можно обращаться следующим образом: «Уважаемый Андрей Петрович», если нет – можно остановиться на варианте «Уважаемый господин Смирнов».

При обращении к другому человеку в деловой переписке не допускается использование сокращенного варианта «г-н» от слова «господин». Если Вы не обращаетесь к членам королевских семей, религиозным лидерам, руководителям стран и членам правительств, можете считать, что вам очень повезло. К структуре делового письма для этих лиц существуют определенные требования и официальные формы обращения. Перед тем, как отослать письмо перечисленным выше персонам проследите за тем, чтобы используемое в деловом письме обращение соответствовало положению адресата.

При обращении к военным правилами составления официального письма предусматривается следующий вариант: «Уважаемый товарищ полковник». Такое обращение используется и в том случае, если полковник является женщиной. Обращение «Дамы и господа» носит светский оттенок, и его лучше всего применять для приглашения на светские мероприятия. Если же вы желаете отправить приглашения на деловую презентацию, то в данной ситуации используется общее для всех обращение «Уважаемые господа», даже если в этой компании работают женщины.

2. Основная часть. После этого в нескольких абзацах описывается ситуация, выражается ваше персональное мнение и высказывается просьба относительно дальнейших действий либо предлагается ваш вариант решения проблемы.

3). Заключение. Используется для предварительного подведения результатов и логичного завершения делового письма.

Пример: "Убежден, что Вы тщательно проанализируете данную ситуацию, и в скором времени наше партнерство войдет в привычное русло".

4). Постскриптум. Постскриптум (Р.S.) выступает в роли дополнения в структуре делового письма. Постскриптум – явление не характерное для деловой переписки и не очень часто используемое в деловых письмах. Используется постскриптум для уведомления адресата о важном происшествии, которое имело место после составления письма, или для передачи ему сведений, имеющих непрямое отношение к тематике письма.

Пример 1. "P.S. Уведомляю Вас о том, что процент бракованного товара в последней партии увеличился на 20%".

Пример 2. "Р.S. На завтра в 15.00 назначена встреча Ваших экспертов с начальником отдела по приему товара нашей компании".

5). Подпись. В конце делового письма ставится подпись, указывается должность, фамилия, имя и отчество адресата, перед подписью используется стандартная вежливая форма «С уважением». Допускается также использование следующих разновидностей: «Искренне Ваш», «В надежде на продуктивное сотрудничество» и т.д.

При оформлении делового письма следует учесть тот факт, что свою подпись под текстом письма, к примеру, руководителю компании-адресата, должен ставить также руководитель компании-отправителя. Расшифровка подписи должна соответствовать подписи: неприемлем вариант, когда заместитель руководителя ставит косую черту около фамилии руководителя и подписывается своим именем.

Пример: "С уважением, Генеральный директор ОАО «Трейд» Трубецкой А. Г."

6). Приложения. Приложения представляют собой необязательные дополнения к основной части делового письма. В связи с этим они оформляются отдельными страницами – каждое приложение находится на отдельной странице.

Четких требований к оформлению приложений нет.

IV. Организация работы с документами