2020-06-12
83
На основании статей 6, 10, 12, 13, 18, 19, 20, 22 и 25 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила работы архивов государственных органов и иных организаций.
2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
| Министр | О.Л.Слижевский |
| УТВЕРЖДЕНО Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 № 143 |
ПРАВИЛА
работы архивов государственных органов и иных организаций
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов, иных организаций Республики Беларусь.
Действие настоящих Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.
|
|
|
2. Настоящие Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов организаций при работе с управленческой документацией на бумажных носителях (приему, хранению, учету и использованию документов).
3. Требования, изложенные в настоящих Правилах, в части общих норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность) распространяются на работу архивов организаций с научно-технической документацией, кино-, фото-, фоно- и видеодокументами (далее – аудиовизуальная документация) и документацией в электронном виде.
Особенности работы архивов организаций с научно-технической, аудиовизуальной документацией, документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи рода) (далее – граждане) либо приобретенными ими на законных основаниях и находящимися в их собственности, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.
4. Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы.
В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях.
|
|
|
ГЛАВА 2
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, ПРАВА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
5. Задачами архива организации являются:
комплектование архива документами;
учет и обеспечение сохранности документов;
обеспечение использования документов;
подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;
осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива.
6. В целях выполнения задач архив организации осуществляет следующие функции:
составляет и ежегодно уточняет список организаций – источников комплектования по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам (для объединенного архива);
принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;
осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее – фондирование) принятых в архив документов и дел;
обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;
составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;
осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов;
участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива;
проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, – государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации;
подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь;
представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;
осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях – источниках комплектования архива установленным требованиям;
осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;
|
|
|
участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива.
7. Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации;
требовать от структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии;
запрашивать от структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива необходимые для работы сведения;
вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
ГЛАВА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
8. Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами.
9. Руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива.
В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив.
|
|
|
10. Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами.
Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями.
11. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.
В архиве организации составляются:
план работы на год;
график приема дел в архив организации;
график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее – ЭМК) государственного архива или экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;
паспорт архива организации.
12. План работы состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени используются нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждаемые в установленном порядке.
План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.
13. График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации, и составляется по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
График приема дел в архив организации имеет поквартальную разбивку.
График приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями организаций – источников комплектования архива и (или) руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.
В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения (далее – бесструктурная организация), график приема дел в архив организации не составляется.
14. График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.
15. По итогам работы архивом организации составляется отчет о выполнении плана работы на год. В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.
16. Паспорт архива составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам и включает сведения по состоянию на 1 января.
17. Архив организации совместно со службой ДОУ осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях – источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации.
Проверки в структурных подразделениях организации проводятся не реже одного раза в год. Анализ состояния архивов в организациях, указанных в части первой настоящего пункта, проводится не реже одного раза в пять лет.
По итогам проверки, анализа составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается состояние архива и документов в делопроизводстве, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. С выводами по результатам проверки, мониторинга должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.
Учет работы архива с организациями, указанными в части первой настоящего пункта, фиксируется в карточках, оформляемых согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ И РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)
18. При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи.
В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации.
19. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом согласно приложению 6 к настоящим Правилам.
Для приема-передачи документов и дел приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается представитель службы ДОУ организации.
При приеме-передаче документов и дел проверяются:
наличие и состояние документов, дел и страховых копий документов в архиве;
наличие и состояние учетных документов и научно-справочного аппаратак документам (паспорта архива, описей дел, номенклатур дел для учета документов и дел временного (до 10 лет) хранения, листов фондов и др.);
наличие печатей и штампов архива организации;
условия хранения документов;
состояние помещения, противопожарного и охранного оборудования, инвентаря.
Акт приема-передачи документов подписывается лицами, передающими принимающим документы архива организации, председателем и членами комиссии и утверждается руководителем организации.
20. В случае обнаружения недостачи документов организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил.
РАЗДЕЛ II
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
ГЛАВА 5
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
21. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации, учета, определения сроков хранения дел в делопроизводстве, составления описей дел при их передаче в архив, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения организации разрабатывают номенклатуры дел.
В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
22. Устанавливаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.
23. Типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
24. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.
25. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел.
При использовании типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации.
При использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации.
При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
26. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.
27. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.
28. Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре и (или) функциях организации.
29. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
30. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласованияв соответствии с требованиями пункта 29 настоящих Правил.
31. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
32. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.
33. При наличии в организации первичных организаций (профессионального союза и др.) их номенклатуры дел составляются по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы первичной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.
34. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, инструкция по делопроизводству в организации, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
35. В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек.
В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.
36. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации.
37. Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.
Например:
1. Общий отдел
2. Отдел экономического прогнозирования
3. Производственно-технологический отдел
4. Технический отдел
5. Отдел капитального строительства
6. Отдел техники безопасности
7. Служба главного механика и энергетика
8. Отдел технического контроля
9. Финансовый отдел
10. Бухгалтерия
11. Отдел организации труда и заработной платы
12. Отдел кадров
13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции
14. Юридический отдел
15–20. Цеха
21–25. Лаборатории
26. Архив
27. Профессиональный союз
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Организационно-методическая работа
3. Спортивно-массовая работа
4. Тренерский совет
5. Бухгалтерия
6. Отдел кадров
8. Архив
7. Профессиональный союз
В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Планирование
3. Производственная деятельность
4. Финансирование
5. Учет и отчетность
6. Работа с кадрами
7. Работа архива
Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.
38. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.
39. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:
39.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0».
Например:
01-01, 01-02; 02-01, 02-02
В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.
Например:
1-5 Приказы министра по основной деятельности
2-5 Приказы министра по основной деятельности. Копии
3-5 Приказы министра по основной деятельности. Копии
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;
39.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.
В состав заголовка включаются указание вида заводимого дела (документы, переписка, дело, журнал и другое) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и другое) и название темы (содержание) дела.
В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
автор документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или наименование должности лица, издавшего документ);
Например:
Приказы директора института по основной деятельности
корреспондент (наименование организации или лица), с которым ведется переписка;
Например:
Переписка с Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь о подготовке научных кадров высшей квалификации
название населенного пункта, административно-территориальной единицы или территории, на которых находится корреспондент или автор документов, или с которой связано содержание документов дела;
Например:
Отчеты средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской области об учебно-воспитательной работе
Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о строительстве детских больниц
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
Например:
Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2006–2010 гг.
указание на копийность документов, включенных в дело.
Например:
Приказы директора института по основной деятельности. Копии
Термин «Документы» используется в заголовке:
при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;
Например:
Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы и др.)
