2020-06-12
135
329. Найденные по результатам розыска дела (документы) передаются руководителю архива организации (в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, – заведующему архивохранилищем), который подкладывает их на место и делает отметку в карточке учета необнаруженных дел (документов) об их обнаружении: «Найдено и подложено в фонд».
Дела (документы), утрата которых подтверждена документально, снимаются с учета. Если документального подтверждения утраты документов не выявлено, архив организации составляет акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 58 к настоящим Правилам.
В случае утраты дел (документов) постоянного хранения в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, дополнительно составляется подробная справка о причинах отсутствия документов. Акт, иной документ, послуживший основанием для снятия дел (документов) с учета, вместе со справкой представляется в соответствующий государственный архив или вышестоящую организацию для принятия окончательного решения о снятии таких дел (документов) с учета.
Решение о снятии дел (документов) с учета оформляется распорядительным документом руководителя организации. В случае утраты дел (документов) постоянного хранения в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, распорядительный документ издается после получения письменного разрешения соответствующего государственного архива или вышестоящей организации. В карточке учета необнаруженных дел (документов) производится отметка о снятии дел (документов) с учета.
Если отсутствие дел (документов) было обнаружено в ходе проверки наличия и состояния дел, то итоги розыска фиксируются в графе «Примечание» листа проверки наличия и состояния дел.
330. Карточки учета необнаруженных дел (документов) формируются в картотеки. В картотеке карточки учета необнаруженных дел (документов), снятых с учета, формируются в самостоятельный раздел.
ГЛАВА 40
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
331. Страховой фонд документов представляет собой совокупность копий особо ценных документов и создается в целях сохранения документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии. Хранение страхового фонда осуществляется в специальном хранилище. Паспорт специального хранилища ведется по форме паспорта архивохранилища согласно приложению 29 к настоящим Правилам. Копии страхового фонда размещаются в специальном хранилище в порядке номеров единиц учета. Для облегчения их поиска составляются топографические и постеллажные указатели.
Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм, микрофиша), изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются.
Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилища. При этом проверяется физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.
Страховое копирование производится по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в описи, которая копируется непосредственно перед ними. Страховому копированию подлежат все документы дела.
При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива организации при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается организацией-изготовителем страховых копий заново. Организация-изготовитель несет ответственность за сохранность копируемых документов.
Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми техническими регламентами и другими техническими нормативными правовыми актами.
332. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.
Копии фонда пользования на бумажной основе, в том числе изготовленные с использованием средств оперативной полиграфии, хранятся в хранилище на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.
Копии фонда пользования на пленочной основе хранятся в отдельном хранилище с соблюдением условий хранения для данного вида носителя.
333. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
Все страховые копии должны быть приняты отделом технического контроля (далее – ОТК) организации-изготовителя и иметь заключение ОТК об их качестве, зафиксированное в акте технического состояния страховой копии.
При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.
В процессе хранения страховые копии подлежат:
проверке наличия для установления их фактического наличия и соответствия учетным документам;
техническому контролю состояния и своевременному проведению консервационно-профилактических работ.
Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежат 20 % страховых копий производства каждого года.
Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность проверок наличия и состояния копий фонда пользования определяется архивом организации с учетом его общего объема и состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий их хранения.
334. Организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, передает страховые копии в соответствующий государственный архив одновременного с делами постоянного хранения. Передача страховых копий осуществляется вместе с актами технического состояния страховых копий.
Передача страховых копий в государственный архив оформляется отдельнымактом приема-передачи страховых копий в государственный архив согласно приложению 59 к настоящим Правилами осуществляется по описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленкесогласно приложениям 60, 61 к настоящим Правилам,описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах согласно приложениям 62, 63 к настоящим Правилам.
РАЗДЕЛ Х
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
ГЛАВА 41
ДОСТУП К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
335. Доступ к документам, находящимся на хранении в архиве организации, и порядок пользования ими определяются руководителем организации в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
336. Архив организации предоставляет пользователям документы, а также НСА к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Архив организации обеспечивает доступ пользователей к документам, содержащим государственные секреты, коммерческую и иную охраняемую тайну, документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, подлинникам особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Беларусь.
Доступ пользователей к документам, на которые распространяется действие законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах, осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах.
337. Архив организации не вправе ограничивать или определять условия использования полученной пользователем информации, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
ГЛАВА 42
ПОНЯТИЕ И ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
338. Использование документов и (или) содержащейся в них информации представляет собой вид работы, направленной на удовлетворение информационных потребностей юридических лиц и граждан.
339. Основными формами использования документов архива организации являются:
информирование пользователей (руководителей и структурных подразделений организации, в структуре которой действует архив, государственных органов, заинтересованных организаций, граждан) о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании, исполнение их запросов;
предоставление документов пользователям для работы в читальном зале архива организации;
проведение информационных мероприятий (организация выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций);
использование документов архива организации в средствах массовой информации;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов в различных формах.
340. Запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические и социально-правового характера.
Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии.
Запрос социально-правового характера – запрос юридического лица или гражданина об архивной информации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
ГЛАВА 43
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
341. Информационное обеспечение пользователей архивных документов предусматривает выявление архивом запрашиваемых ими сведений, подготовку и предоставление соответствующих информационных документов.
342. Архив организации готовит ответы на запросы, которые подписываются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами. К ответу могут прилагаться копии архивных документов, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов и т.п.
343. Работа пользователей с документами в читальных залах архивов организаций может осуществляться в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства юстиции Республики Беларусь, регламентирующими порядок работы пользователей в читальных залах государственных архивов.
ГЛАВА 44
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ, В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ И ПУБЛИКАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
344. Архив организации организует использование документов при подготовке информационных мероприятий (выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, докладов), в средствах массовой информации, а также их публикацию.
Работа проводится как самостоятельно, так и совместно с другими заинтересованными организациями, в том числе государственными архивами.
Решение об использовании документов архива организации при проведении информационных мероприятий, в средствах массовой информации, их публикации, а также формах такого использования принимается руководителем организации.
345. Выставка документов – художественно оформленная подборка документов по определенной тематике, предназначенная для публичной демонстрации.
На выставках используются подлинники или копии документов. Архив организации может предоставлять документы на выставки, подготавливаемые другими организациями.
346. В архиве организации могут подготавливаться альбомы, плакаты, диаграммы, предназначенные для оформления стендов, выставок, использования в качестве наглядных пособий.
347. Архив организации готовит самостоятельно или совместно со средствами массовой информации информационные материалы для использования в периодической печати, радио- и телевизионных передачах, кинофильмах.
В периодической печати, в радио- и телепередачах документы и (или) информация, в них содержащаяся, могут быть использованы в виде тематических, научно-популярных статей, статьей о составе и содержании документов, документальных очерков, тематических газетных рубрик, репортажей, интервью, рекламно-информационных статей.
Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм.
Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся в соответствии с предварительной договоренностью с заинтересованными организациями.
ГЛАВА 45
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
348. Все формы использования документов в архиве организации подлежат учету.
Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Учет и регистрацияпоступающих и исполненныхтематических запросов осуществляется на карточках регистрации и учета исполнения тематических запросов согласно приложению 64 к настоящим Правилам.
Учет посещений пользователями читального зала осуществляется в журнале регистрации посещений пользователями читального зала согласно приложениям 65, 66 к настоящим Правилам.
Учет подготовленных архивом организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, статей,докладов, тематических подборок документов,сборников документов, радио- и телепередач,инициативных информаций осуществляется на карточках учета форм использования документов согласно приложению 67 к настоящим Правилам.
Учет заказов на копирование документов осуществляется в журнале учета заказов на копирование документов согласно приложениям 68, 69 к настоящим Правилам.
349. Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от белорусских и иностранных организаций, граждан Республики Беларусь и иностранных граждан, лиц без гражданства ведется раздельно.
РАЗДЕЛ XI
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
ГЛАВА 46
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
350. Документы постоянного хранения организации, являющейся источником комплектования государственного архива, до их передачи на постоянное хранение в соответствующий государственный архив находятся на временном хранении в архиве организации.
После истечения срока временного хранения документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, при ликвидации, а в случаях, определенных частью второй пункта 379 настоящих Правил, – при реорганизации такой организации, документы постоянного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив.
Сроки временного хранения архивных документов организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, устанавливаются актами законодательства Республики Беларусь.
Списки источников комплектования государственных архивов составляются и утверждаются государственными архивами в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Сроки временного хранения документов, находящихся в архивах республиканских органов государственного управления до их передачи на постоянное хранение, могут продлеваться на основании договоров, заключаемых между республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства и соответствующим республиканским органом государственного управления.
Сроки временного хранения документов, находящихся в архивах государственных организаций – источников комплектования государственных архивов до их передачи на постоянное хранение, могут продлеваться государственными архивами на основании договоров, заключаемых между ними и соответствующими государственными организациями.
Договоры о продлении срока временного хранения документов заключаются при условии соблюдения республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями – источниками комплектования государственных архивов условий обеспечения сохранности документов, находящихся на хранении в их архивах.
351. Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются в государственные архивы, если иное не предусмотрено договорами Республики Беларусь.
352. Дела передаются в государственный архив поединично по сводным описям, оформленным и утвержденным в порядке, установленном главой 15 настоящих Правил. На всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с делами в государственный архив передаются три экземпляра законченной описи дел постоянного хранения. Один экземпляр законченной описи остается в архиве организации.
Одновременно с оформленными и утвержденными в установленном порядке экземплярами законченных описей дел на бумажном носителе в государственный архив передаются экземпляры законченных описей дел в электронном виде. Формат передаваемых в государственный архив экземпляров описей дел в электронном виде определяется по согласованию с соответствующим государственным архивом. Оформление законченных описей дел в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь в сфере делопроизводства.
353. Прием-передача документов оформляется актом приема-передачи документов и дел на постоянное хранение согласно приложению 31 к настоящим Правилам. Акт приема-передачи документов и дел составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации-фондообразователе.
354. Если при приеме-передаче дел выявлено отсутствиедокументов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил. Если розыск не дал результата, причины отсутствия документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.
В случае отсутствия подлинников документов на хранение в государственный архив могут быть переданы заверенные в установленном порядке копии этих документов.
355. При обнаружении расхождений между итоговой записью в законченной описи и фактическим наличием принимаемых дел в описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи документов и дел на постоянное хранение в графе «Примечание».
356. Дела передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состояниив соответствии с требованиями настоящих Правил.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в государственный архив, выполняются за счет организации, передающей документы.
ГЛАВА 47
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
357. При реорганизации организации образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела передаются правопреемнику.
При реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее архивные документы, а также находящиеся на хранении в структурных подразделениях организации завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, а также находящиеся на хранении в структурных подразделениях дела с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).
358. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).
При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все ее архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).
359. Решение о передаче документов на хранение в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) при реорганизации или ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, принимается по согласованию с соответствующим государственным архивом.
При передаче документов реорганизованной или ликвидированной организации в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) вышестоящая организация (учредитель (участник) в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения. Указанные сведения фиксируются в справке о приеме на хранение документов ликвидированной (реорганизованной) организации в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) по форме согласно приложению 70 к настоящим Правилам.
360. Передача на постоянное хранение в государственный архив документов реорганизованной или ликвидированной организации осуществляется по законченным описям в порядке, установленном главой 50 настоящих Правил.
Передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) документов реорганизованной или ликвидированной организации постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется по законченным описям дел, оформленным в соответствии с требованиями глав 15–17 настоящих Правил, а документов временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения – по номенклатурам дел и (или) описям дел.
361. Передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) документов реорганизационной или ликвидированной организации оформляется актом.
362. Дела реорганизационной или ликвидированной организации передаются на хранение в государственный, территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) в упорядоченном состоянии в соответствии с требованиями настоящих Правил.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей на хранение документов реорганизованной или ликвидированной организации, выполняются за счет средств этой организации.
| Приложение 1 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
