2020-06-08
127
Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
- акты;
- протоколы;
- докладные записки;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- письма;
- справки;
- доклады;
- телеграммы;
- телефонограммы;
- факсы и др.
Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-
распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы
коллегиальных органов.
Протокол можно отнести и к распорядительным документам, т.к. в его постановляющей части содержится фиксация распорядительных действий, и к информационным, поскольку текст протокола содержит информацию о ходе обсуждения вопросов повестки дня.
|
|
|
Протокол ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.
Протокол оформляется на общем бланке (формат А-4). Если протокол занимает несколько страниц, то на бланке оформляют только первый лист, а последующие страницы на обычной бумаге.
В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть:
- краткими;
- полными;
- стенографическими.
В кратких протоколах полные тексты выступлений не приводятся, указывают:
- повестку дня;
- фамилии выступающих;
- темы выступлений;
- принятые решения.
Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, дающие возможность судить не только о характере самого собрания, но и о деятельности организации в целом.
Стенографический протокол представляет собой расшифровку стенограммы заседания. Он передает дословно процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических и диктофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа.
Заголовок протокола отличается от заголовков других видов документов. В него входят указание на вид совещания, название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос.
Текст протокола состоит из двух частей:
- вводной;
- основной.
Вводная часть текста содержит постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную информацию (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных располагаются в алфавитном порядке (отдельно члены коллегиального органа, отдельно – приглашенные). Фамилии приглашенных помещают в том случае, если число их не превышает 15, если больше, к протоколу прилагают список присутствующих. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени важности. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
|
|
|
Основная часть протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ
После слова «СЛУШАЛИ» ставят двоеточие, пишут инициалы, фамилию докладчика, наименование должности указывается в повестке дня в родительном падеже с красной строки; после фамилии ставят тире и пишут содержание доклада. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире пишут: «Доклад прилагается».
После «ВЫСТУПИЛИ» ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже с красной строки (в скобках указывают наименование должности); затем ставят тире и пишут содержание доклада выступающего.
Слово «ПОСТАНОВИЛИ» пишут прописными буквами. Если в постановлении содержатся разные по характеру вопросы, то оно должно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт пишется с красной строки.
Протоколы подписываются председателем и секретарем заседания. Они нумеруются в пределах календарного года.
П Р О Т О К О Л 00.00.0000 № Место составления
Вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа
Председатель - Фамилия ИН. Секретарь - Фамилия ИН.
|
Присутствовали: Фамилии ИН. членов коллегиального органа в алфавитном порядке
Приглашенные: Наименование должности, включая наименование организации,
Фамилия ИН.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).
СЛУШАЛИ:
Фамилия ИН. – краткое содержание доклада.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия ИН. – краткая запись выступления (можно указать наименование должности). Если протокол краткий, то указывают – текст прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
Излагается текст постановления по пунктам. Постановляющая часть строится по степени: действие исполнитель срок
Председатель (личная подпись) ИН.Фамилия
Секретарь (личная подпись) ИН.Фамилия
Макет протокола (угловое расположение)
ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВКИ
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов,
событий
Справка – документ, подтверждающий сведения биографического или служебного
характера.
  Справки
|
| Информация о фактах и событиях служебного характера | Выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям удостоверяющие какой-либо юридический факт |
| о занимаемой должности; о наличии иждивенцев; о заработной плате; о месте учебы; о месте проживания и т.п. |
В справке приводится только констатация фактов без выводов и предложений.
|
|
|
Справки могут отражать основную деятельность организации или подтверждать сведения биографического или служебного характера. Составляются по запросу.
Справки, отражающие производственную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую вышестоящую организацию или на рассмотрение коллегиального органа и оформляются на общем бланке организации. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 аналогично докладной записке с теми же реквизиты.
  Текст
|
| I часть | П часть |
| Факты, послужившие основанием или поводом для ее составления | Приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса |
Текст справки может состоять только из одной (второй) части.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.
В справке могут быть приведены таблицы, даваться приложения.
С П Р А В К А
00.00.0000 №
Заголовок________________________ ________________________________
Текст (в справке приводится только констатация фактов без выводов и предложений).
Наименование должности (личная подпись) ИН.Фамилия МП |
А К Т
Акт – официальный документ, составленный несколькими лицами или комиссией, подтверждающий установленные факты или события.
Акт составляется на основании распорядительного документа или устного указания вышестоящей организации или руководителя.
Акты могут быть:
- о ликвидации учреждений, предприятий, организаций;
|
|
|
- по результатам обследования;
- приема-передачи дел, материальных ценностей и т.п.;
- приема-сдачи;
- условий труда;
- результатов деятельности;
- приема объектов;
- уничтожения дел, испорченных товаров;
- списания;
- ревизии;
- инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев и др.
Акты составляются комиссиями, которые могут быть постоянно действующими (в течение определенного периода) или создаваться для подтверждения какого-либо конкретного факта или действия. Комиссии создаются приказом руководителя организации, где оговаривается срок их действия и полномочия.
В акте должны отражаться только установленные факты. Оформляется акт на общем бланке организации. Дата и место составления акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об».
   ТЕКСТ
|
| Введение | Констатирующая часть | Выводы |
 Основание для составления; лица составляющие акт
| Цели, задачи и существо работы, ее результаты | Выводы и рекомендации |
Пример:
| Основание: ________________________ ________________________ Составлен комиссией в составе: Председатель: должность, Ф.ИН. Члены комиссии: ________________________ ________________________ (должность, Ф.ИН.) Присутствовали: ________________________ ________________________ (должность, Ф.ИН.) |
После текста указывают количество составленных экземпляров и их местонахождение.
Акт подписывают председатель и члены комиссии.
Ряд разновидностей актов требуют утверждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Например:
А К Т 00.00.0000 № Место составления
Краткое содержание события или факта
Основание: распорядительный документ или устное указание, послуживший основанием для составления акта.
Составлен комиссией в составе:
Председатель: наименование должности Фамилия ИН. Члены комиссии: наименование должности Фамилия ИН. (в алфавитном порядке) Присутствовали: наименование должности Ф.ИН, присутствующих при составлении акта (в алфавитном порядке).
Описание работы; фиксация установленных фактов, могут содержать выводы, заключения и предложения.
Составлен в ______ экземплярах:
1-й – кому (куда); 2-й - -«-
Приложение:____________________________________________________________ ___________________________________________________________
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки в зависимости от назначения и содержания делятся на информационные и отчетные.
   ТЕКСТ
|
| Излагаются причины, факты или события | Анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения | Выводы и предложения о конкретных действиях |
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
Тексту докладной записки предшествует заголовок. Докладные записки, направляемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги формата А4.
Докладные записки, предназначенные для вышестоящих инстанций, оформляются на общем бланке учреждения.
  ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
|
  Внутренняя
| Внешняя |
| Подписывает составитель | Подписывается руководителем |
Датой докладной записки является дата ее подписания.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Текст должен отражать реальные факты. Стиль изложения должен соответствовать назначению и содержанию документа. Текст рекомендуется составлять из двух частей: в первой излагают факты, послужившие поводом к их написанию; во второй – выводы и предложения по излагаемому вопросу. Приложение:______________________________________________________________ ______________________________________________________________
дата Наименование должности (личная подпись) ИН.Фамилия |
