Расходы на удаленную работу

Еще один аспект. Возможно, вы пошли на то, чтобы организовать работу ваших сотрудников на дому. Это, конечно хорошая, рекомендуемая идея. Понятно, что она нацелена на то, чтобы обезопасить людей, и мы исходим из того в нашем разговоре, что это мера временная. То есть мы не говорим о постоянном переводе на работу на дому. Хотя это тоже решаемо, но сейчас не об этом. Мы говорим о том, что это временная мера, но тем не менее. Если работник будет трудиться на дому, то он будет использовать свое или ваше оборудование для этой работы? Вот компьютер, например, вы ему привезете, или у него свой будет? А там программное обеспечение нужное есть? А к средствам защиты конфиденциальности информации вы какие требования предъявляете, или, может быть, вы сами будете обеспечивать этими средствами работника, какие-то обязательства с него возьмете, чтобы он членов семьи к коммерческой тайне не подпускал? А электричество горит, а вода на роутер у него льется дома, что-то он такое делает по работе, траты у него какие-то возникают? Трудовой кодекс предусматривает, что вы компенсируете такому работнику дополнительные расходы, связанные с работой на дому. В нормальных условиях это регулируется либо соглашением сторон в рамках ст. 188 ТК РФ (компенсация за использование личного имущества в служебных целях), либо ст. 310 ТК РФ, посвященной надомной работе. В сегодняшних условиях вносить соответствующие изменения в трудовой договор или, допустим, подписывать какое-то допсоглашение, связанное с этими компенсациями на постоянной основе, нет необходимости. Но урегулировать эти вопросы локальным актом, с которым работники ознакомятся и будут понимать, на что они могут рассчитывать, на какие компенсации, при каких условиях, нужно.

В этой части я еще хотела бы назвать вам Письмо ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. В нем речь идет о том (традиционный подход это у ФНС), что компенсации не могут быть просто согласованы в плане списания дальнейших затрат и освобождения от зарплатных налогов, не могут быть просто согласованы. Из серии: «А давайте мы будем вам выплачивать лишние N рублей в месяц за то-то и то-то, такие-то дополнительные траты». По мнению ФНС традиционному, должны быть документы, подтверждающие эти расходы, и эти документы должны быть работником представлены работодателю, и должен быть в локальном акте или каком-то еще документе заложен алгоритм. Например, мне пришел такой-то счет за интернет, вот что там? Мы будем трафик высчитывать, или мы будем пропорционально рабочему времени высчитывать, какую часть этого счета берет на себя к оплате работодатель? Здесь нельзя, думая о безопасности, о снижении налоговых рисков, просто рассчитывать на какую-то определенную сумму, согласованную сторонами. Это не то чтобы незаконно, но это, безусловно, вызовет неприятие со стороны налоговых органов при контроле.

Итак, регулируя этот вопрос с работой на дому, целесообразно предусмотреть следующие моменты. Режим рабочего времени или отказ от его регулирования. То есть надо ли вам, чтобы работник был пусть и дома, но доступен, например, с 8:00 до 17:00? Или вам в принципе все равно, в какое время он работает, лишь бы работа была сделана (он никуда не звонит, он не должен быть на месте, когда позвонит начальство, может, ему ночью удобнее работать). Режим работы, способ обмена юридически значимыми сообщениями следует урегулировать, обеспечение работника оборудованием, программным обеспечением. Вопрос, связанный с сохранением коммерческой тайны организации, и защитой информации. Частично отказ от обеспечения условий охраны труда. Я не могу говорить, что это рабочее место под контролем работодателя. Поэтому мы должны проговорить, в какой степени вы устраняетесь от ответственности за организацию охраны труда в тот период, когда он работает дома. И вот этот вопрос, связанный с компенсациями, тоже надо урегулировать. Все это в своем смысле очень важно.

Расходы на проезд

И еще такой момент, на который я хочу обратить внимание. Я достаточно часто сталкиваюсь с тем, что сейчас многие работодатели пошли на то, чтобы оплачивать поездки своих работников на работу и домой на такси. Учитывая, что общественный транспорт предполагает, что там может ездить кто угодно, а в такси вроде ты один (правда, с водителем), тут есть, конечно, свои плюсы. Но есть и минусы. Рекомендуется физическая дистанция между физическими лицами полтора метра, которую довольно тяжело обеспечить в такси и гораздо проще – в общественном транспорте (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 N 02/7376-2020-24). Поэтому я не могу сказать, что расходы на такси априори, безо всяких дополнительных усилий, можно спокойно списывать в затраты, ни о чем не задумываясь. Я сейчас говорю не о служебных поездках, я сейчас говорю именно про ситуацию из дома на работу и с работы домой. То, что мы обычно вообще не оплачиваем работнику. Тем не менее, на что мы здесь могли бы рассчитывать?

Давайте начнем с упоминания п. 26 ст. 270 НК РФ. Ст. 270 НК РФ отвечает за расходы, которые как раз признавать нельзя. Но эта позиция там довольно оптимистично звучит: нельзя списывать расходы на поездки работника домой и на работу, кроме случаев, когда это либо обусловлено технологическими и географическими какими-то условиями (то есть не ходит туда общественный транспорт вообще или в нужное время, где вы работаете), или в случае, когда это предусмотрено трудовым договором. Но вот можно предусмотреть. Опять же, нет необходимости делать допсоглашения к трудовым договорам. Мы можем, если это временная мера особенно, ограничиться, например, указанием ссылочкой на такую опцию в положении об оплате труда, на которое, в свою очередь, ссылается у нас трудовой договор. Обычно это так и происходит.

И таким образом мы обеспечим себе списание расходов. Только не забывайте, пожалуйста, о документообороте. Очень важно, чтобы поездка на такси была должным образом оформлена – бланком строгой отчетности, кассовым чеком или, возможно, каким-то другим документом, если мы, например, говорим о таксисте как индивидуальном предпринимателе без наемных работников или самозанятом. Тут возможны варианты, но вы должны очень четко отслеживать первичку в этом плане.

А вот в части дохода работника. Ну, может, он вообще любит ездить на троллейбусе или на трамвае, или вообще на велосипеде. А вот вы его принуждаете ездить на такси в это тяжелое время. Он страдает. Может, его там укачивает. Поэтому говорить о том, что у него экономические выгоды какие-то, или удовольствие он хотя бы получает от таких поездок, мы не обязательно можем.

Безопасный вариант такой (сразу без философии перейдем к нему). Лучше стоимость поездок на такси обложить НДФЛ и страховыми взносами. Зато есть возможность списать затраты. Все-таки тут всегда будет такой философский момент, связанный с тем, есть ли доход у физического лица. Безопаснее начислить эти налоги, учитывая позицию контролирующих органов. В отношении такси я вам рекомендую познакомиться с письмами Минфина: Письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093 и Письмо Минфина России от 16.04.2019 N 03-03-07/26913. Перспективы неплохие есть, но не забывайте о налоговых рисках.

Благодарю за внимание и здоровья вам!