Как работает условное форматирование в Excel 2010

  Условное форматирование – это способ максимально упростить работу с электронными таблицами программы Excel. Такой метод обработки информации позволяет сэкономить уйму времени и облегчить все вычисления. Вы можете заставить программу автоматически выполнять множество задач, которые раньше проделывали вручную, убивая на это целые дни.

Кроме этого, для вашего удобства, вы можете настроить работу Excel так, чтобы он сразу же выделял нужную или важную информацию в документах. К тому же такое форматирование поможет более наглядно отображать информацию, быстро и эффективно создавать отчетности без использования сложных графических моделей, как, например, диаграмм или графиков.

Что делают «Правила выделения ячеек»? Этот пункт, в свою очередь, вмещает в себя такие стандартные функции, как «Больше», «Меньше», «Между», «Равно», «Текст содержит», «Дата» и «Повторяющиеся значки». Нажав на любую из них, вы откроете небольшое окно, где нужно будет ввести нужные вам данные и выбрать цвет для подсветки подходящих вам ячеек таблицы.

Пример: нажимаем «Между» и в новом открывшемся окне в соответствующих ячейках вводим параметры от и до. Потом укажите цвет, которым хотите выделить подходящие вам варианты (пусть у нас это будет «Светло-красная заливка и темно-красный текст»). То есть если вы работаете со столбиком цен на мобильные телефоны, то введите цифры минимальной и максимальной стоимости, что вам подходит (пусть у нас это будет 50 и 100). После того как вы подтвердили, что именно МЕЖДУ этими значениями хотите начать поиск, в таблице ячейки подсветятся соответствующим образом и мы увидим ВСЕ ячейки с ценой от 50 до 10 долларов окрашенными в светло-красный цвет и с темно-красным текстом. Все методы форматирования в меню «Правила выделения ячеек» работают примерно так же, поэтому останавливаться здесь мы не будем.

Следующий пункт перед нами – «Правила отбора первых и последних значений» -используем, если вам нужно выделить несколько первых или последних ячеек введенных данных

Пример: нажав «Первые 10 элементов» мы вызовем окно, где можно управлять этим форматированием. Здесь укажем количество ячеек, которые нам нужно выделить: изначально было названо 10, но нам надо только 5, поэтому исправляем это в соответствующем поле. Потом выбираем цвет форматирования: пусть у нас это будет «Красная граница». Тогда 5 ячеек с самыми большими значениями буду выделены красной рамкой.

Поехали дальше. «Гистограммы», что с ними делать? Здесь все очень просто. Нужно лишь выбрать нужный нам столбец или строчку и нажать на соответствующую кнопку. Тогда мы увидим, как все ячейки больше или меньше заполняются цветом, в зависимости от значений внутри них. Это как настоящая гистограмма.

Пример: нажимаем «Гистограмма» и выбираем любую понравившуюся модель в меню (они отличаются только дизайном). В результате наш столбик с количеством телефонов изменится так, что у наибольшей цифры вся ячейка будет заполнена цветом полностью, а все остальные будут заполняться в процентном соотношении к максимальному значению.

«Цветовые шкалы» позволяют разукрасить наши ячейки по возрастанию или убыванию значений в них. Вам нужно только выбрать в какой цветовой гамме это будет происходить (например, максимальное значение – зеленый, минимальное – красный, а все промежуточные значения будут окрашиваться в соответствующие переходные оттенки). Здесь даже пример приводить не будем.

«Наборы значков» значком нужны для того, чтобы указывать на разницу между значениями в нашем столбце или строчке. Теоретически объяснять немного сложно, поэтому сразу же перейдем к примерам.

Пример: выбираем «Наборы значков» и в разделе «Направления» кликаем на «5 цветных стрелок». Таким образом, в каждой ячейке поля, в котором мы работаем, появиться один из 5 типов стрелки. Объясним, как они работаю: весь диапазон значений в выделенных нами ячейках составляет 100%, а каждая по очереди стрелочка отвечает за числа, которые входят в каждые 20% по порядку. Пусть у нас в столбце количества покупок телефона есть значения от 0 до 100. Тогда первая стрелка (зеленая вверх) будет стоять возле каждого значения от 80 до 100, а последняя (красная вниз) – возле каждого от 0 до 20. Соответственно и все промежуточные стрелки.

Процентное соотношение или весь диапазон можно настроить в меню «Управление правилами», здесь же можно поиграться с настройками остальных правил.

В Excel есть возможность форматировать значения с учетом их типа. Для этого: лента Главная/Стили/Условное форматирование и кликаем на вкладку «Создать правило». В выпавшем окошке нужно выбрать вкладку «Форматировать только ячейки, которые содержат». Во второй половине окошка есть выпадающий список, в котором по умолчанию прописано условие «Между». Это условие можно менять на другие. Рядом указываем нужное значение. Внизу того же окошка есть кнопка «Формат». На неё нужно кликнуть и в открывшемся окне «Формат ячеек» указать цвет шрифта или заливку ячейки.

Создавать можно много правил