Функциональные системы

такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций (направлений) деятельности: система организационно-распорядительной документации; система плановой документации; первичная учётная документация; отчётно-статистическая; документация по труду; система бухгалтерской документации; система финансовой и расчётно-денежной документации и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность ряда организаций и учреждений: проектно-конструкторская документация, документация оперативного управления, медицинская, учебная и др. документация.

Всего в управленческом процессе сложилось и функционирует более 40 крупных функциональных систем документации.

Система организационно-распорядительных документов

(ОРД)

Система организационно-распорядительных документов (ОРД) включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций и отдельных должностных лиц.

В системе ОРД выделяется две подсистемы

 

 

Подсистема организационно-правовой документации

- совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности.

К этой подсистеме относят: устав, положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции и др.

Устав

– это свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы общественных организаций утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Положения

– нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства или структурных подразделений.

Положения имеют сводный кодификационный характер.

В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и иных отношений по отдельному вопросу. Пример – «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».

Индивидуальные положения часто разрабатываются на основании типовых. Последние, как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами управления.

Оформление уставов и положений

Положения и уставы учреждений (предприятий) и положения о структурных подразделениях входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста.

В организации должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации.

Инструкции

– правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, подразделений, должностных лиц и граждан.

Также инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция.

Подсистема распорядительной документации

включает документы, регулирующие деятельность учреждений и организаций: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания и т.п.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. В нём кратко формулируется содержание документа. Заголовок начинается с предлога «О» («Об»). В состав реквизитов распорядительных документов входят: герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании. Распоряжения обычно заголовка не имеют.

Текст распорядительных документов, как правило, состоит из двух частей.

 

 

 

Констатирующая часть

является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она объясняет, чем вызвана необходимость распоряжения.

В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. В констатирующей части может даваться пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся документ.

Констатирующая часть может и отсутствовать.