Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации-получателя документа, место для даты поступления и место для очередного порядкового номера документа.

При отсутствии такого штампа от руки пишутся дата получения и индекс документа. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

 

Идентификатор электронной копии документа

Отметка поставляется в левом нижнем углу документа и содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

 

 

Понятие системы документации

Классификация документов тесно связана с системным подходом.

Каждый документ является элементом более крупной документной системы.

Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

 

 

 

Корпоративная система документации

представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определённой сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, в рамках отдельной корпорации (ведомства или предпринимательской структуры).

К корпоративной документации относят также совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи.

В рамках корпоративной системы документации может быть объединён ряд функциональных систем.

Каждое учреждение и организация имеет свой набор функциональных подсистем документации и видов документов. Совокупность этих подсистем называется документальным фондом.