Классификация документов

Делопроизводство

«Делопроизводство: образцы, документы организации, технология работ» под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева 2004-2006г. Издательство Москва-Проспект

Андреева В.И. «Делопроизводство, практическое пособие»

Кузнецова В.Т.

Стенюков М.В.

Басаков М.И. «Делопроизводство: конспект лекций»

До 2004 г.

Колтунова М.В. «Деловое письмо: что нужно знать составителю»

Методические указания

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат.

Функции документа:

- информационная

- организационная (положения, устав и т.д.)

- коммуникативная (осуществляется внешние связи предприятий и организаций: факсы)

- юридическая (документ используется в качестве доказательств при рассмотрении спорных вопросов)

- воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя)

Делопроизводство – деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации движения, учета и хранения.

В настоящее время наряду с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Это синонимы. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватывается понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

К началу 17 века - приказное делопроизводство.

При Петре I – колежское делопроизводство (до начала 19 века)

1811 – «Общее учреждение министерства» (Александр I): появились бланки, механизация их обработки и т.д.

В настоящее время законодательная и нормативно–методическое регулирование делопроизводства в России определяется следующими основными документами:

1. Гражданский кодекс РФ

2. Трудовой кодекс РФ

3. Федеральный закон об информации, информационных технологий и защите информации от 27 июля 2006г. №149 ФЗ

4. Федеральный закон об электронной цифровой подписи от 10 января 2002г. №1 ФЗ

5. ГОСТ Р 6.30 - 03 «Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной (управленческой) документации. Требование к оформлению документов»

6. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения от 6 октября 2000г.

8. и т.д.

Организация делопроизводственного обслуживания

Служба делопроизводства – самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое руководителем, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия (примеры: общий отдел, управление делопроизводством, канцелярия, секретариат). Ее организация (службы делопроизводства) начинается с обработки следующих основных документов:

1. Положение о службе делопроизводства (общие вопросы, цели, функции, задачи и т.д.)

2. Должностные инструкции (документы, которые регламентируют функции работников; на каждую должность – должностная инструкция)

3. Инструкция по делопроизводству (единый порядок составления, оформления документов в данной организации)

Данные документы подлежат утверждению руководителем предприятия.

Основные направления совершенствования документации

1. Унификация – сокращение неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операции по обработке, учету и хранению.

ОКУД – классификатор (перечислены унифицированные системы документации)

2. Стандартизация – возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде:

ГОСТ

ГОСТ Р (государственный стандарт)

ОСТ – отраслевой стандарт

СТП (стандарты предприятий), СТО (стандарт организаций)

Общее методическое руководство постановки делопроизводства в России осуществляют архивные органы.

Классификация документов

· По видам деятельности (по назначению)

- научно-технические

- технологические

- управленческие

- плановые

- финансовые

- по личному составу и т.д.

· По наименованию

- приказы

- решения

- положения

- штатное расписание

- инструкции

- служебные записки

- справки

- распорядительные записки и т.д.

· По способу фиксации информации

- письменные документы (рукописные, машинописные, типографские, подготовлены на множительных аппаратах, напечатанные на ПК)

- графические

- фото-, кино-, аудио-, видеодокументы

- документы, созданные на компьютерах и хранящиеся там на различных носителях (презентации, базы данных, текстовые документы; их содержание и защита должны отвечать некоторым требованиям)

· По месту составления

- документы для решения внешних вопросов

§ входящая документация

§ исходящая документация

- документы для решения внутренних вопросов

· По степени сложности

- простые документы (один вопрос рассматривается)

- сложные документы (рассматривается несколько вопросов)

· По степени гласности

- открытые (несекретные) документы

- документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, конфиденциальная информация, коммерческая тайна)

· По юридической силе

- подлинные документы

§ действительные

§ недействительные (один ГОСТ заменили другим ГОСТом)

- подложные документы

· По срокам использования

- срочные документы (со сроком исполнения соответствующими законами, актами регламентируются, телеграммы; документы с пометкой «срочно»)

- несрочные документы

· По степени подготовки

- черновики

- подлинники (с подлинника могут быть изготовлены копии, выписка из документа и дубликат подлинника). Копия – идентичное заверенное лицом восполнение документа.

· По происхождению

- служебные документы (подготовлены на предприятиях, организациях)

- личные письма, заявления граждан

· По срокам хранения

- документы постоянного хранения (те которые в архиве хранятся вечно)

- документы временного хранения со сроком

§ до 10 лет

§ > 10 лет

· По степени обязательности

- информационные (содержат сведения, факты о какой – либо деятельности, к исполнению необязательны)

- директивные (обязательны к исполнению)

· По степени унификации