Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые из Администрации города, передаются почтовой, фельдъегерской или электронной связью.

8.4.1. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения, в структурном подразделении - ответственным за делопроизводство.

     Документы для отправки передаются в отдел документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с реестром на рассылку.

     Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

     Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или ответственного за исполнение.

     8.4.2. С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

     Виды документов, информация которых передается по каналам электронной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются настоящей Инструкцией с учетом функционирующих в Администрации города технических и программных средств.

8.4.3. Телеграммы, составляемые в Администрации города, принимаются специалистами отдела документационного обеспечения, в структурном подразделении - ответственным за делопроизводство, телеграмма должна быть завизирована исполнителем, подписана должностными лицами Администрации города, с указанием даты, отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 № 1108 (Собрание законодательств РФ, 1997, № 37, ст. 4299).

     8.4.4. Передача оперативной информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Порядок прохождения внутренних документов

     8.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

     8.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовое управление для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в управление по обеспечению деятельности Главы города.

     Оформленные документы передаются на подпись должностным лицам Администрации города в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

     8.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения Администрации города, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

     8.5.4. Передача документов в структурные подразделения осуществляется специалистами отдела документационного обеспечения через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города. Документы передаются с соответствующей отметкой в компьютерной базе данных. В карточку вносится резолюция, дата рассмотрения.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

     8.6.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Администрации города, так и между организациями и службами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Эту работу осуществляет отдел документационного обеспечения.

     Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, поступают в отдел документационного обеспечения и исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает ее имя, дату и время отправки. Информацию можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов.

     8.6.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

     - объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

     - документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается в отдел документационного обеспечения;

     - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

     - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

     - запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

- подлежащий передаче документ учитывается в исходящем журнале;

     - подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки;

     - поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

     - факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

     Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями.