Организация документооборота

И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Организация документооборота

     8.1.1. Движение документов в Администрации города Нижний Тагил с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

     8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в Администрации города и ее структурных подразделениях, регламентируются настоящей Инструкцией, Табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями их работников, а также рядом правовых актов, регламентирующих работу с различными документами в Администрации города.

Организация доставки документов

Доставка документов в Администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи или нарочным.

С помощью почтовой связи в Администрацию города доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Фельдъегерская связь доставляет почту с грифом «конфиденциально» или для оперативной работы.

По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

8.3.1. Документы, поступающие в Администрацию города, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и рассылку исполнителям.

Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится отделом документационного обеспечения Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между Главой города, заместителями Главы Администрации города и управляющим делами, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений Администрации города.

Письма и жалобы граждан, а также коллективные обращения направляются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан для дальнейшей обработки.

Все конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. (Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в приложении № 16).

На всех полученных документах в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документов (регистрационный штамп).

8.3.2. Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в отделе документационного обеспечения, а затем направляются адресатам (должностному лицу или структурному подразделению).

Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступающих документов на требующие обязательного рассмотрения Главой города и первым заместителем Главы Администрации города и направляемые непосредственно в структурные подразделения или головным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, рассмотренные Главой города и заместителями Главы Администрации города, возвращаются в отдел документационного обеспечения, где в регистрационно-контрольную форму компьютерной базы (далее именуется РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает головной исполнитель (кто в резолюции указан первый), остальным исполнителям передаются копии.

8.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в приемной Главы города по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение Главе города и на основании резолюции исполнителям.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

8.3.4. Поступившие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

8.3.5. Регистрация документов, поступающих непосредственно в структурное подразделение производится в регистрационно-контрольной форме компьютерной базы или журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На всех полученных документах в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документов (регистрационный штамп структурного подразделения).