2020-09-26
86
8.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, год) проводится по регистрационно-контрольным формам (РКФ) по месту регистрации документов.
Результат учета количества документов, поступивших в Администрацию города, обобщается отделом документационного обеспечения, в отделах – ответственными за делопроизводство.
8.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании.
Растиражированные экземпляры подсчитываются отдельно в машинописном, копировально-множительном бюро на основе принятой системы учета документов в Администрации города.
Учет количества документов должен проводиться по структурным подразделениям отдельно и ежеквартально представляться в отдел документационного обеспечения для обобщения.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляют в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются в отдельных графах).
Работа исполнителей с документами
8.8.1. Отдел документационного обеспечения осуществляет оперативное рассмотрение документов, незамедлительное внесение в электронные регистрационные карточки текущей информации о ходе выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет учет поручений и контроль за их исполнением.
8.8.2. При рассмотрении документов специалист отдела документационного обеспечения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
8.8.3. На документы, подлежащие контролю, ставится штамп «Контроль» и в электронной базе данных делается отметка о постановке документа на контроль.
Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации.
Срок исполнения может быть установлен:
- в тексте документа вышестоящей организации;
- в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;
- в соответствии со сроками, установленными законодательством.
8.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
8.8.5. При наличии головного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок).
Головной исполнитель (стоящий в резолюции первым) несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.8.6. Изменение срока исполнения документа производится руководителем, установившим срок, при наличии объективных причин. Изменение сроков обязательно вносится в электронную базу данных. Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.
8.8.7. Документы, переданные для исполнения в соответствующие структурные подразделения, должны быть возвращены в отдел документационного обеспечения, за исключением документов, переданных для сведения, а также документов, адресованных в кадровую службу.
8.8.8. Исполненный документ, подписанный руководителем, с резолюцией «в дело» возвращается в отдел документационного обеспечения.
8.8.9. Ежемесячно, 1-го числа, отдел документационного обеспечения направляет во все структурные подразделения Администрации города и районов перечни документов, сроки исполнения которых истекли. Еженедельно исполнителям рассылаются напоминания (в порядке предупредительного контроля) на исполнение тех документов, сроки которых истекают до конца текущей недели.
Поисковая система по документам
