Регистрация документов, формирование дел и построение справочного аппарата по обращениям граждан

     11.1.1. В отдел по работе с обращениями граждан (далее - отдел) корреспонденция граждан поступает двумя путями: по почте и лично от граждан. Конверты авторов писем сохраняются для установления адреса, кода почтового отделения и почтового штемпеля, подтверждающего время отправления письма.

     11.1.2. Письменное обращение подлежит обязательно регистрации в течение трех дней с момента регистрации. Регистрация обращений производится в отделе по работе с обращениями граждан. На всех поступивших в отдел документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения, разделенных дефисом, например: К-216.

     11.1.3. Регистрационный номер является одновременно номером дела, сформированного по данному обращению. На повторные обращения ставится номер ранее сформированного дела, если оно заведено в текущем году, с указанием через дробь количества повторных обращений по этому вопросу, или новый номер, если обращение поступало в прошедшем году, и подбирается вся предшествующая переписка.

     11.1.4. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов, они подшиваются к данному делу. Сформированные дела располагаются по порядку регистрационных номеров.

     11.1.5. После завершения производства дела и карточки на них хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются.

     11.1.6. В структурных подразделениях Администрации города регистрация обращений граждан должна проводиться отдельно от остальных поступающих документов, а прохождение этих документов и формирование их в дела осуществляться по правилам, изложенным в данном разделе.

     11.2. Организация контроля за исполнением документов по обращениям граждан

     11.2.1. Контроль за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан в Администрации города возлагается на отдел по работе с обращениями граждан, в структурных подразделениях Администрации города – на их руководителей, а также на специалистов, в обязанности которых входит работа с обращениями граждан. Должностные лица и подразделения, ответственные за контроль, обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

     11.2.2. На контроль ставятся все обращения, требующие ответа. При этом на экземплярах контрольно-регистрационных карточек и на предложениях, заявлениях, жалобах проставляется знак контроля – «Контроль».

     11.2.3. Сроки исполнения обращения фиксируются в резолюции руководителя.

     Срок исполнения документа может быть продлен только лицом, которое его установил. Продление срока исполнения должно быть оформлено за 2-3 дня до истечения срока исполнения обращения, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается неисполненным в срок. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

     11.2.4. Обращения, поставленные на контроль в отделе по работе с обращениями граждан и отправленные для ответа в другое структурное подразделение Администрации города возвращаются от исполнителей в отдел вместе с ответом и со всеми относящимися к ним материалами для централизованного формирования дела. Ответ может быть дан в письменной и устной форме (Приложение № 17).

     11.2.5. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, жалобы, заявления. Решение о снятии с контроля обращения принимают руководители и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан. Исполнение обращений граждан, поступивших на устном приеме граждан руководителями Администрации города, контролируется аналогично.

     11.2.6. В структурных подразделениях Администрации города должны соблюдаться установленные сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших непосредственно в их адрес, и проводиться анализ хода их исполнения.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документов на контроль, проверку сроков их исполнения (полнота и точность), снятие исполненных документов с контроля.

Отметка о взятии документа на контроль проставляется буквой «К» или словом «Контроль» на левом поле документа. Решение о постановке на контроль и снятии с контроля документов принимает только Глава города. Кроме того, на особый контроль берутся все устные поручения Главы города, содержащиеся в протоколах совещаний.

Контроль за исполнением документов осуществляется должностным лицом, которому это поручено в документе или в резолюции Главы города.

Общий контроль за исполнением документов в Администрации города обеспечивают: