Регистрация документов

9.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а так же создаваемые – внутренние и отправляемые (исходящие).

     Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

     Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

     9.1.2. Прием и первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится отделом документационного обеспечения.

Письма, адресованные Главе города, заместителям Главы Администрации города, вскрываются и регистрируются в отделе документационного обеспечения, за исключением пакетов, имеющих пометку «лично» и присланных в адрес структурных подразделений.

9.1.3. Регистрация документов производится по группам. Отделом документационного обеспечения отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Правительства Свердловской области, переписка с предприятиями и частными лицами, факсограммы, исходящая корреспонденция.

9.1.4. Регистрация внутренних и отправляемых документов (распоряжений Главы города, приказов по основной деятельности и личному составу, обращений граждан) производится в местах исполнения и создания документов.

Документы создаются и регистрируются по направлениям деятельности структурных подразделений Администрации города.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе документационного обеспечения или в структурном подразделении, осуществляющим их прием и передачу.

9.1.5. Для создания поисковой системы в Администрации города устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и регистрационный номер поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

9.1.6. Регистрация документов – ответов осуществляется в регистрационно-контрольной форме инициативных документов с привлечением того же регистрационного номера.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ И ЗАПРОСАМИ

ДЕПУТАТОВ НИЖНЕТАГИЛЬСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

Запросы, письменные обращения или иная корреспонденция, поступившая из Нижнетагильской городской Думы, от депутатов Нижнетагильской городской Думы, регистрируется в отделе документационного обеспечения и направляется Главе города. Копии документов с резолюцией Главыгорода направляются исполнителям и постоянному представителю Главы города в Нижнетагильской городской Думе.

     При получении запросов, письменных обращений непосредственно из Нижнетагильской городской Думы или от депутатов Нижнетагильской городской Думы должностное лицо согласовывает подготовленный ответ с Главой города. Копия согласованного ответа направляется постоянному представителю Главы города в Нижнетагильской городской Думе.

Должностное лицо представляет ответы на согласование Главе го­рода в сроки, установленные действующим законодательством, настоящим порядком с учетом времени, необходимого для согласования и своевременного представления материалов в Нижнетагильскую городскую Думу.

Контроль за сроками предоставления информационных, справочных материалов, ответов на запросы Нижнетагильской городской Думы, депутатов Нижнетагильской городской Думы осуществляет организационный отдел управления по обеспечению деятельности Главы города.

 

11. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

     В Администрации города работу с заявлениями, предложениями и жалобами граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан, а также специалисты в структурных подразделениях Администрации города в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

     Работа с этой категорией документов имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут заведующая отделом по работе с обращениями граждан и руководители структурных подразделений.

     Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В случае необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, либо принятия других мер, срок рассмотрения может быть в порядке исключения продлен, но не более, чем на 30 дней.

     В случае продления сроков рассмотрения обращений граждан орган местного самоуправления, уполномоченные или должностное лицо, принявшее решение о продлении сроков, извещают об этом обратившихся граждан.